Conceptos fundamentales de la administración
Administración: concepto
La administración, es el saber teórico y práctico que permite mejorar el proceso de toma de decisión sobre los recursos disponibles en cada uno de los niveles organizacionales: el estratégico, el gerencial, y el operativo; pudiendo así, alcanzar los fines establecidos en los objetivos y las metas de la organización, de forma efectiva, eficaz, y eficiente; estos tres términos son indicativos de los siguientes conceptos, a saber:
- efectiva: se entiende por efectividad a la capacidad de crear y valorizar los objetivos propuestos, que constituyen la visión y el propósito organizacional;
- eficaz: la eficacia indica los resultados alcanzados en función de los objetivos propuestos en la visión de la organización. La mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas, necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplan de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia; y
- eficiente: la eficiencia es la manera de medir un acto administrativo en relación a un objetivo establecido; es la capacidad de asignar la cantidad óptima de recursos requeridos para lograr el objetivo con una probabilidad específica; de igual modo, se puede determinar la probabilidad de lograr el objetivo con una cantidad fija de recursos.
Podemos decir entonces, que la inteligencia administrativa está dada por la capacidad de incrementar la eficiencia y la eficacia para alcanzar los objetivos; en tanto la sabiduría es la capacidad de incrementar la efectividad para la creación y valoración de los objetivos organizacionales.
Funciones sustantivas de la administración
La función de la administración, desde una perspectiva sistemática (como proceso metódico y secuencial), es la de asistir a las organizaciones en el uso de sus recursos para el logro de sus objetivos, garantizando la competitividad y la sustentabiliad, en el tiempo, de la empresa. Siendo que, las cuatro funciones sustantivas del proceso administrativo son las de: planificar, organizar, dirigir, coordinar, y controlar; constituyendose en los pilares fundamentales para que la gestión empresarial sea exitosa.
A continuación se detalla cada una de las funciones:
- Planificación: consiste en diseñar un fururo deseado, indicando objetivos y metas; y establecer los medios efectivos para alcanzarlo, como ser las estrategias (en relación a los objetivos) y las tácticas (en relación a las metas).
- Organización: diseñar estructuras organizacionales que permitan aplicar la configuración más adecuada para crear organizaciones efectivas; y así, llevar adelante la estrategia de la organización, optimizando el proceso de toma de decisiones.
- Dirección: la dirección, bien puede describirse como: la profesión que asume las tareas intelectuales de formular los procedimiento para la toma de decisiones, que denominamos políticas.
- Coordinación: establece la integración de las partes básicas de la estructura organizativa y la dinámica del sistema, optimizando las actividades de la organización para alcanzar los mayores grados de eficacia y eficiencia en el marco de la cadena de medios a fines establecida.
- Control: Consiste en evaluar la eficacia y eficiencia del desempeño, medir los resultados frente a los planes y aplicar mecanismos correctivos si fuera necesario para asegurar el cumplimiento de las metas.
Estas cuatro funciones interrelacionadas, históricamente operan de manera secuencial y continua en todos los niveles organizacionales, el estratégico, el gerencial, y el operativo.
La administración desde la perspectiva del Modelo de Sistema Viable
El «Modelo de Sistema Viable», que como «modelo cibernético» es una representación neurofisiológica de cómo son realmente las cosas, le muestra a los directivos la manera cuantificada de examinar y estudiar a las organizaciones empresariales; y además, brinda una lógica para elaborar estructuras optimas y confiables conducentes de los sistemas de toma de decisiones.
En el Modelo de Sistema Viable la organización, al igual que el cuerpo humano, se divide en dos partes o subsistemas diferenciados:
- la administración, el cerebro; y
- las unidades operativas, el cuerpo.
| Sistemas | Funciones |
|---|---|
| «Dirección General» o «Metasistema» | Mantener la adhesión, y la autonomía de las «Operaciones» en el marco de las pautas del «Metasistema». (5) Mantener la cohesión entre las «Operaciones» o «Unidades Operativas» en el marco del sistema. (5) Planificar la misión, mediante la elaboración de estrategias y tácticas, que permitan vincular a las «Operaciones» con la visión (objetivos y metas) del sistema. (4) Cuidar el equilibrio, y la sinergia de las «Unidades Operativas», a fin de optimizar la producción. (3) Desarrollar los «Algedonics» para hacer frente a los desequilibrios que se presenten. (2) |
| «Operación» o «Unidades Operativas» | La «Operación» o «Unidades Operativas» realizan todo el trabajo básico del sistema en foco (producción, distribución, ganar dinero) y está compuesta por varias «Unidades Operativas» ; y todas, en sí mismas, son sistemas viables (por recursividad), por lo tanto, deben poder mantener una existencia por sí. |
Las funciones sustantivas de la administración desde el Modelo de Sistema Viable
Las funciones de la administración se transforman así, en un servosistema (sistemas de control automático) o un Sistema simpático; donde los órganos de la organización: los músculos, el corazón, los riñones, la piel, funcionan en concordancia con el todo y no pueden decidir por sí mismos el dejar de funcionar.
Caso de Estudio con datos simulados para exponer cómo aplicar el formulario. El caso del "Autoservicio Marito" es un negocio a escala local, factible de entender, y que representa una complejidad logística y estratégica muy interesante.
Seguidamente se expone la estructura del caso de estudio exactamente con los campos del formulario, para que se puedan copiar, pegar y ver cómo la Inteligencia Artificial procesa la información.
Ejercicio Práctico: El caso de "Autoservicio Marito"
Contexto del Negocio:
Autoservicio Marito es un negocio local que ha crecido, y en los últimos 5 años se instalaron nuevos competidores en las proximidades. Autoservicio Marito precisa organizar su estrategia para mantener el crecimiento, y mantener la referencia en la zona. Para ello, en una primera instancia se realizará una Cadena de Medios a Fines y establecer su análisis, a través de un prompt, conjuntamente con la IAGenerativa.
A continuación, se detallan los datos que se deben ingresar en el formulario:
1. Datos Generales de la Empresa
- Sector económico: Terciario
- Actividad: Comercial
- Tamaño: Pequeña
- Alcance del mercado: Local
- País / Provincia / Localidad: Argentina / Buenos Aires / Virrey del Pino
- URL de Google Maps:
- Observaciones adicionales: El local enfrenta nueva competencia en un radio de 10 cuadras. Busca aplicar una estrategia de apalancamiento basada en su modelo FODA previo (Fortaleza en ventas + Oportunidad de negociación con proveedores).
2. Los Fines (Visión: Hacia dónde vamos)
Estos son los Objetivos que son los resultados esperados y su cuantificación (Metas).
- Objetivo 1: Convertirse en el autoservicio líder (número 1) en volumen de ventas y preferencia de los vecinos en el mercado local.
- Objetivo 2: Mejorar la rentabilidad general del negocio reduciendo las ineficiencias logísticas.
- Meta 1: Incrementar el volumen de ventas un 25% en los próximos 6 meses.
- Meta 2: Lograr que el 70% de los clientes de la zona elijan a Autoservicio Marito como su opción de compra principal (medido a través de un programa de clientes frecuentes).
3. Los Medios (Misión: Cómo llegaremos ahí)
Aquí definimos el "cómo". Las estrategias generales y las acciones concretas de trinchera (Tácticas).
- Estrategia 1 (Apalancamiento en Costos): Implementar una estrategia de liderazgo en costos para poder ofrecer precios de venta más bajos que la competencia en productos clave.
- Estrategia 2 (Fidelización): Generar alianzas (parcerías) con proveedores para trasladar beneficios directos al consumidor final.
- Táctica 1: Mejorar el procedimiento de compras implementando cálculos de "Cantidad Óptima de Pedido" para reducir los costos de almacenamiento e inventario inmovilizado.
- Táctica 2: Establecer ofertas de "Fin de Semana" en productos de venta masiva (leche, pan, fideos) operando casi al costo, para atraer tráfico al local.
- Táctica 3: Negociar compras por volumen en alianza con 3 proveedores principales para obtener descuentos adicionales por pronto pago.
Lógica del caso para la IAGen
Cuando se ingresen los datos y se genere el prompt para la IA, se espera que la IA detecte la coherencia de la cadena de medios a fines, donde se le expone la siguiente alineación: Si en el Autoservicio Marito se ejecuta la Táctica 1 (comprar mejor) y la Táctica 3 (negociar), logrará constituir la Estrategia 1 (bajar costos), lo cual permitirá bajar los precios de venta al público y, consecuentemente, se establece un impulso hacia la Meta 1 y el Objetivo 1 (ser el líder en ventas).
Puede abrir el formulario en una nueva hoja - Abrir»
Nota: esta temática se enriquecerá en la siguiente clase de Planeamiento responsivo