La gestión de archivo en la Empresa Ferrocarriles de Centro Este

Junquera Mesa, Mario C; Naranjo Guevara, Leonor

Technical note

La gestión de archivo en la Empresa Ferrocarriles de Centro Este

The archives management in the Company Railroads of East Center

Junquera Mesa, Mario C
MSc. Gerencia de la Ciencia y la Innovación en la Universidad de Camagüey. Director de la Filial del Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior de Camagüey. Ingeniero Mecánico Master en Ciencias Ferroviarias en la Universidad de Ingenieros del Transporte de Moscú. Especialista en Logística. Investigador Agregado. Calle 4 e 1era y 3era reparto Vistahermosa Camagüey. Cuba. 70100.
cidcicmg@enet.cu

Naranjo Guevara, Leonor
Especialista de postgrado en Transporte automotor. Especialista A en Economía de Almacenes de la Filial del Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior de Camagüey.Calle 4 e 1era y 3era reparto Vistahermosa Camagüey. Cuba. 70100
cidcicmg@enet.cu

Resumen

Los archivos nacen como una necesidad de la vida pública y privada: son la memoria de una y otra. Se ha dicho que el auge de los archivos, el empeño por su organización y por su conservación van unidos a momentos de auge en la historia de los pueblos. La necesidad de la aplicación de los principios y procedimientos archivísticos en la sociedad se manifiesta como un proceso de innovación. La Empresa Ferrocarriles de Centro Este , genera anualmente un gran volumen de datos, información y documentos, los cuales deben ser clasificados, guardados, consultados o destruidos, según su vigencia y funcionalidad. En la ponencia se caracteriza el sistema archivístico de la Empresa Ferrocarriles de Centro Este, se muestra el diagnóstico realizado a través de la observación, la aplicación de las técnicas de entrevistas y encuestas y el análisis documental. Se muestran las etapas en el proceso de implementación del sistema que parte de un procedimiento elaborado dentro de la entidad y que se fundamenta en leyes y resoluciones que regulan los archivos a nivel de ministerio y nación.

Abstract

The archives is born like a necessity of the public and private life: they are the memory of one and another. It has been said that the increase of the archives, the enthusiasm in their organization and their conservation go together to important moments in the history of the towns. The necessity of the application of the principles and procedures about records and archives in the society, it is manifested as an innovation process. The Railroads Company, generates a great data volume, information and documents, which should be classified and kept, also should be consulted or destroyed, according to their validity and functionality. In the report, the archives system is characterized; the diagnosis is carried out through the observation, the application of interviews, surveys and the documental analysis. A procedure is elaborated inside the entity, based in laws and resolutions that regulate the records. The process of implementation of the system is shown.

Palabras Clave:

gestión de archivos, procedimiento de implementación, archivos en empresas

Keyword:

archives management, procedure of implementation, archives of company

Introducción

Los documentos más antiguos, al momento descubiertos, se encontraron en Uruk, cerca del antiguo estuario del Éufrates, en Mesopotamia. Son libros de cuentas y de inventarios, redactados en escritura cuneiforme acadiana, en tabletas de arcilla ubicadas en el templo de Eanna. Estos documentos constituyen los primeros archivos del mundo y su interés era esencialmente económico. Por investigaciones realizadas, se conoce que alrededor de los años 1400-1200 a .n. e. algunos estados del Mediterráneo Oriental poseían archivos perfectamente organizados en las diversas cancillerías, donde se conservaba la correspondencia diplomática redactada en tabletas de arcilla. En Roma, se construye el Tabulario (archivos centrales del imperio romano) cuyas ruinas eran aún visibles en los años 78-79 a .n. e. En nuestra era, 753-755, las actas o cartas redactadas en pergamino y cerradas o selladas con sellos de cera constituían los documentos más importantes en la Edad Media Europea. (Pérez Matos & Remigio Montero, 2007)

Entonces si la escritura surgió a partir de la necesidad de almacenar información y transmitirla hacia el exterior de la memoria humana y más allá del tiempo y el espacio, hoy la necesidad de la aplicación de los principios y procedimientos archivísticos en la sociedad se manifiesta como un proceso de innovación; en este sentido, García Capote (1997), lo define como la integración de conocimientos nuevos y de otros ya existentes.

Las tendencias actuales marcan la introducción de bibliotecas y archivos digitales y actualmente existen diferentes vías en distintas organizaciones que se publican por autores en algunas regiones del mundo.

Seguidamente, presentamos algunos de los conceptos básicos en relación con los archivos, que forman parte de las tendencias actuales en la integración de las bibliotecas y los archivos, particularmente a lo que se refiere a los recursos digitales, a saber:

Archivo: Institución o una parte estructural de ella, que realiza la recepción, organización y conservación de los documentos para su utilización; conjunto orgánico de documentos producidos y/o acumulados por una persona natural o jurídica.
Documento: Medio en el que se registra o por el que trasmite información en cualquier soporte y que en sentido general contiene la expresión del trabajo de creación humana en formato impreso y no impreso. Es la representación de la información sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la gráfica, la fotografía, u otro medio en cualquier portador escrito que sirve para justificar o acreditar algo.
Documento histórico: Es aquel en que se refleja el testimonio material de un hecho o acto realizado por persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones y que por su valor administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o cultural debe ser objeto de conservación.
Archivo de Gestión: Es el primer peldaño del Sistema Institucional de Archivo y dentro del ciclo de vida de los documentos es el archivo de oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. Es un archivo vigente, activo. Según estudio realizado por Cebrián, L en el curso de Habilitación para encargados y gestores de archivo.
Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. La conservación puede ser curativa o preventiva.
Documento archivístico: Es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental, así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único.

Particularmente en nuestro caso de estudio, la Empresa Ferrocarriles de Centro Este (EFCE), genera anualmente un gran volumen de datos, información y documentos, los cuales deben ser clasificados, guardados, consultados y/o destruidos, según su vigencia y funcionalidad. En la ponencia se caracteriza el sistema archivístico de la EFCE, se muestra el diagnóstico realizado a través de la observación, la aplicación de las técnicas de entrevistas y encuestas y el análisis documental. Se muestran las etapas en el proceso de implementación del sistema que parte de un procedimiento elaborado dentro de la entidad y que se fundamenta en leyes y resoluciones que regulan los archivos a nivel de ministerio y nación.

Por los resultados del diagnóstico realizado por consultores externos especialistas en el tema, se detectó la necesidad de organizar un sistema de gestión archivístico en la EFCE para esto es necesario un procedimiento y su implementación.

Desarrollo

Procedimiento para la organización y empleo de los archivos de gestión en la empresa ferrocarriles de centro este

Para implementar un modelo de la archivística en la empresa de ferrocarriles de Centro Este se diseñó un procedimiento con el nombre de PR 14296-020-03 SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO EN LA EMPRESA FERROCARRILES el que establece las indicaciones para estandarizar el desempeño de las secretarias o encargados de Archivo de Gestión o de Oficina para el manejo de los documentos que generan las Oficinas de la Empresa de Ferrocarriles de Centro Este, así como proporcionar una guía para garantizar la correcta organización de los documentos de los archivos en correspondencia con lo establecido por el Archivo Nacional de la República de Cuba en el Decreto-Ley 265 del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba. Este es aplicable a todas las instancias y dependencias de la Empresa. Este documento es de obligatoria aplicación en la Empresa Ferrocarriles de Centro Este (PR-14296-020-03 de la EFCE, 2015)

Contenido fundamental del procedimiento:

objetivo y alcance,
términos y definiciones,
responsabilidades,
requisitos del personal,
equipos y materiales,
procedimiento,
método de cálculo,
condiciones de seguridad,
confidencialidad,
registros, y
referencia.

Elementos fundamentales del procedimiento

Los aspectos esenciales del procedimiento son: las funciones del director de la empresa, de los directores de las unidades empresariales de base (UEB), de las secretarias, del presidente de la comisión de valoración documental de la empresa, del presidente de las comisiones de valoración documental de las UEB y sus presidentes.

Funciones del director de la Empresa de Ferrocarriles de Centro Este

El director de la Empresa de Ferrocarriles de Centro Este (EFCE) responde por:

Es el máximo responsable de la gestión de archivos de la EFCE.
Crea la comisión de Valoración Documental de la Empresa nombrando por Resolución, estará presidida por el director o el sustituto designado al efecto, así como crear las comisiones de Valoración Documental de las UEB pertenecientes a la Empresa.
Crea la Subsección de la sección del archivo central del Ministerio de Transporte de Cuba (MITRANS) en la Empresa Ferrocarriles de Centro Este nombrando por Resolución al responsable de la misma.
Gestiona el financiamiento para el buen funcionamiento de la gestión de archivos de la empresa.
Designa mediante Resoluciones empresariales, a las secretarias y las comisiones de valoración documental.
Exige el cumplimiento de los requisitos que se establecen en el procedimiento para el buen funcionamiento y conservación de los archivos de gestión o de oficinas de la entidad y la subsección de la sección del archivo central del MITRANS en la EFCE.

Funciones de los directores de las Unidades Empresariales de Base

Los directores de las unidades empresariales de base (UEB) responden por:

Son los máximos responsables de la gestión de archivos de las entidades.
Exigen el cumplimiento de los requisitos que se establecen para el funcionamiento y conservación de los Archivos de Gestión u Oficinas de sus respectivas dependencias
Nombran los responsables de los archivos por área.
Gestionan el financiamiento para el buen funcionamiento de la gestión de archivos de la Unidad Empresarial de Base.
Solicitan la resolución de creación de la Comisión de valoración Documental por medio de la Dirección de Organización y Desarrollo según formato establecido en el procedimiento.

Los directores que generen documentos de archivo son los responsables de la conservación de los mismos, por ejemplo: Director de Recursos Humanos, Director Económico, Director Técnico.

La Comisión de valoración documental de la Empresa: características y funciones

Para garantizar el adecuado funcionamiento de la gestión documental, se crea una comisión de valoración documental en la empresa la que estará integrada por un representante designado por el máximo dirigente de la entidad, por el responsable del archivo y por especialistas seleccionados.

Se crea la comisión de valoración documental, siendo nombrada por resolución quedando integrada de la siguiente manera (Resolución 4 EFCE, 2015)

Presidente: Representante designado por el director general de la EFCE
Vicepresidente: El Director de la Dirección de Secretaria
Secretario: El responsable del archivo nombrado por resolución
Miembros: Un número impar de directores pertenecientes al consejo de dirección

Ejemplo de funcionamiento de la Comisión de valoración documental en la Unidad Empresarial de Base Talleres Ferroviarios de Camagüey

Esta unidad empresarial de base (UEB) se creó a partir de una fusión de tres UEB: Locomotoras, Vagones y Fundición, el 17 de junio del 2013. Esta UEB necesita al menos tres comisiones de valoración documental, ya que se producen muchos documentos técnicos, organizativos, existen muchos archivos de gestión de oficina, no solo en las direcciones de los diferentes departamentos sino también en oficinas donde se trabaja con documentos técnicos, donde se llevan controles, registros, normas, expedientes de diferentes equipos, etc.

Las comisiones que se crean tienen como primera tarea elaborar la tabla de retención de documentos donde se establece los plazos de retención de las diferentes series documentales, basándose en la propuesta de cada departamento o de cada archivo de gestión, se crea una tabla de retención general de esa unidad empresarial de base (UEB ) y se envía a la comisión de valoración documental de la empresa.

Se sitúa como ejemplo la estructura de funcionamiento de la comisión de valoración documental perteneciente a la Unidad Empresarial de Base Talleres Ferroviarios de Camagüey (Ver figura 2. 4).

Figura 2.4. Esquema de funcionamiento de la Comisión de valoración documental UEB talleres Ferroviarios de Camagüey. Diseño propio de los autores.

Implementación del modelo propuesto

Para la implementación del modelo propuesto se diseñó un cronograma distribuyendo las actividades por meses para un buen seguimiento. En la tabla 1 se observa dicho cronograma.

Tabla 1. Cronograma de actividades para la implementación del procedimiento

Id	Actividades	Mes
1	Nombramiento por Resolución la responsable de la gestión archivística en la Empresa Ferrocarriles de Centro Este	enero
2	Constituir por resolución la comisión de valoración documental a nivel de Empresa	enero
3	Constituir por resolución la subsección de la sección del archivo central de la Empresa y su responsable.	enero
4	Elaborar una clase demostrativa para la preparación de cuadros a nivel de empresa.	febrero
5	Participar en los consejos de dirección de las UEB para conformar las comisiones de valoración documental de cada una de ellas y seleccionar el responsable de archivo por área.	febrero/ marzo
6	Nombrar por resolución en cada UEB al responsable del sistema de gestión de archivo.	abril
7	Crear por resolución en cada UEB la comisión de valoración documental.	abril
8	Nombrar en modelo oficial al responsable por área designado por su jefe inmediato superior.	abril
9	Desarrollar conferencias en las UEB para preparar a las secretarias y personal que elaboran documentos.
9	Provincia Camagüey	mayo
9	Provincia Ciego de Ávila	mayo
9	Provincia Las Tunas	junio
10	Realizar control por medio de lista de chequeo a las UEB	septiembre
11	Elaborar plan de medidas respondiendo a la lista de chequeo.	octubre
12	Adopción de acciones correctivas para eliminar las no conformidades detectadas en el control	noviembre

Evaluación de la implementación

Para evaluar la implementación es necesario mantener un control y chequeo por parte de los especialistas de la empresa, de la Unión de Ferrocarriles de Cuba (UFC) y organismos rectores de esta actividad.

Al inspeccionar a la Empresa Ferrocarriles de Centro Este el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA) como organización rectora metodológicamente en materia de archivo valoró de bueno el trabajo que se ha realizado hasta el momento en nuestra empresa.

También se realizó un control y ayuda por parte de especialistas pertenecientes a la UFC arrojando resultados positivos en cada UEB que se controló, así como en los archivos de las oficinas de la dirección General de la empresa.

Para preparar los activistas de las diferentes UEB se elaboró un cronograma de visitas para desarrollar talleres y conferencias en las provincias de Ciego de Ávila, Las Tunas y Camagüey.

En la Provincia de Camagüey además de las secretarias de los directores de las UEB también recibieron la preparación las activistas y responsables de archivo de cada área.

En el programa elaborado se les dio a conocer el decreto ley 265 Del sistema Nacional de Archivo de la República de Cuba, el P-50506-01 Procedimiento para la organización y el funcionamiento de los archivos de gestión o de oficinas del Ministerio de Transporte de Cuba (MITRANS) y el PR 14296-020-03 Procedimiento del sistema de Gestión de Archivo elaborado en la Empresa Ferrocarriles de Centro Este el que se aplicará para la implantación del sistema archivístico en la Empresa.

Los procedimientos se basan en lo establecido en el Decreto Ley 265 por donde se rige la archivística en Cuba y por el manual de identificación, valoración y transferencia documental del Ministerio del transporte.

Conclusiones

Se caracterizó el sistema archivístico de la Empresa Ferrocarriles de Centro Este, y se realizó el diagnóstico a través de la observación, la aplicación de las técnicas de entrevistas y encuestas y el análisis documental.
Se diseñó el PR 14296-020-03 procedimiento de gestión de archivo, así como la lista de chequeo, que se aplican paulatinamente en la Empresa Ferrocarriles de Centro Este con el objetivo principal de implementar y controlar el sistema de gestión archivístico que nos posibilite agilidad en la entrega de información y que ésta sea correcta y amplia.
El procedimiento implementado ha tenido buenos resultados y ha sido controlado por la Unión de Ferrocarriles de Cuba (UFC) y por el archivo histórico provincial que es rectorado por el Ministerio Ciencia Tecnología y Medio Ambiente.