Research article

Sistema Automatizado para el Diagnóstico de la Gestión de Información y Conocimiento en la Empresa

Resumen

Se presenta una herramienta automatizada para realizar el diagnóstico o auditoria de información y conocimiento, que ya constituye una segunda versión, pues está desarrollada desde el año 2004. Su rediseño responde a las nuevas necesidades identificadas relativas a los requerimientos de los sistemas informativos para el sector empresarial, específicamente para la empresa en perfeccionamiento. Posee una nueva interface, se mantiene el enfoque por procesos y sistemas, conserva los elementos que se evalúan, y se han añadido otros para el diagnóstico de la gestión del conocimiento, basados en la propuesta del Modelo operacional de gestión de información y conocimiento para la empresa cubana en perfeccionamiento (MOGICEP) (1). Se describe el diseño de su estructura y se muestran algunos de los reportes posibles, lo que le ha permitido a la herramienta elevar su valor agregado. Las salidas resultantes del procesamiento de la información, contribuyen a realizar un análisis más profundo y abarcador de la gestión de la información y el conocimiento en las organizaciones.

A tool in order to diagnosis the information and knowledge management in the enterprise

Abstract

An automatic tool appears to realise the diagnosis or audit of information and knowledge, that it already constitutes one second version, because it is developed from year 2004. Its redesign responds to the new needs identified regarding the requirements of the informative systems for the enterprise sector, specifically for the company in improvement. It owns a new interface, stays the approach by processes and systems, it conserves the elements that are evaluated, and others for the diagnosis of the knowledge management are addition, based on the proposal of the operational model of information and knowledge management for the Cuban company in improvement (MOGICEP). The design of its structure is described and it does introduce some of the possible reports, which has allowed the tool to lift its added value. The resulting exits of the information processing, contribute to realise a deeper and inclusive analysis of the information and knowledge management in the organizations.

En el Taller Internacional de Inteligencia Empresarial y Gestión del Conocimiento INTEMPRES’2006, realizado en La Habana, presentamos una herramienta para el diagnóstico de la gestión de información en la empresa, mediante proyectos de consultoría de la empresa de Gestión del Conocimiento y la tecnología (GECYT). Teniendo como antecedentes dicha herramienta, desarrollada en el año 2004, se ha realizado un rediseño de la estructura e interface de la misma, que ha devenido un sistema más abarcador y de mayor calidad. El anterior programa contaba con varios formularios para evaluar los recursos de la gestión de información, de lo que se supone que emane un mejor funcionamiento de los sistemas de información en la empresa.

Pasado este período de tiempo, se ha trabajado en la mejora del programa, el cual mantiene el mismo enfoque por procesos y sistemas para el levantamiento de la información, con la diferencia de que posee un mayor alcance en cuanto a los parámetros que se examinan. Es decir, incluye la diagnosis de la gestión de información y pretende evaluar la gestión del conocimiento en las organizaciones.

En el trabajo anterior apuntábamos que el diagnóstico de un sistema de información en la empresa se vuelve un proceso de elevada complejidad, por el esfuerzo que conlleva. (2) Para el levantamiento de la información se requiere de la aplicación de varias técnicas de la metodología de la investigación científica, tales como la observación, la entrevista, la encuesta y el análisis documental clásico. En el caso de la entrevista, tiene la particularidad de que hay que realizar una profunda y meticulosa indagación de los procesos y sus procedimientos, para obtener la descripción real de los mismos, además de conseguir la mayor cantidad de atributos posibles tanto de la forma como del contenido de los recursos informativos y de la información en sí misma.

También señalábamos que el trabajo de consultoría, para una empresa que se dedica a este tipo de asesorías, entre otras acciones, demanda un nivel de eficiencia y calidad elevado, para mantener la competitividad de la empresa entre sus similares, de hecho, el sistema venía a solucionar un problema de lentitud de trabajo de campo y un procesamiento de los datos y de información mucho más lento y engorroso.(2)

En una primera versión, el sistema poseía una interface nada amigable. Por otra parte, la manera de levantar y digitalizar la información también era embarazosa, pues su desarrollo se realizó sobre la marcha de un proyecto de consultoría destinado a un cliente, de modo que las necesidades que se requerían para su estructura se iban descubriendo a medida que se realizaba el trabajo. Como consecuencia, la base de datos tenía más de una debilidad. No obstante, solucionó en parte el problema que existía ya que con anterioridad a éste había que realizar prácticamente a mano los procesamientos y las salidas que ese tipo de estudio pretende.

En el momento actual, el sistema de gestión de bases de datos, se encuentra en un segundo estadio de desarrollo, su rediseño incluye un menú principal apropiado, una interface más amigable, de manera que los especialistas y los usuarios que se apropien de ella, puedan manejarla con más facilidad.

El Objetivo de este trabajo es mostrar la nueva estructura del sistema automatizado , en el contexto de los proyectos de investigación y de consultoría relacionados con el diagnóstico o auditoria de gestión de información y conocimiento, que se realizan en la actualidad por la empresa GECYT.

Se tienen en cuenta las nuevas regulaciones surgidas en el proceso de desarrollo del perfeccionamiento empresarial cubano, esto es, el Decreto-Ley No. 252(3), sobre la continuidad y el fortalecimiento del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano; y el Decreto No. 281(4), que establece el reglamento para la implantación y consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal. Ambos introducen explícitamente y con mayor amplitud, lo que se debe regular de los sistemas informativos en el sector empresarial, con énfasis en los cuadros de mando integrales para la toma de decisiones, y en el conocimiento y control de los flujos de información de los procesos, para el dominio de la gestión de información en sentido general.

Si se toman en cuenta las regulaciones anteriores, y la tendencia hacia la gestión del conocimiento en las organizaciones, se puede considerar que debe producirse un cambio en los objetivos de las investigaciones en proyectos relacionados con esta temática, de ahí que se analicen nuevas variables no trabajadas en el pasado y nuevas salidas resultantes del procesamiento de los datos. Como se ha planteado antes, a tenor con las nuevas tendencias de la gestión en las organizaciones se han incluido algunas variables relativas a la gestión del conocimiento, lo que le ofrece un valor agregado a la herramienta, que antes no poseía.

Desarrollo

En la literatura se ha planteado por algunos autores, que el diagnóstico del sistema de información se limita a presentar al cliente una fotografía de la realidad que se está examinando, mientras que la auditoria de la información incluye un inventario de los recursos informativos, un análisis de la gestión de información, un cuerpo de recomendaciones, y por último, la proyección de una política y una estrategia para la gestión de información. La experiencia práctica de la empresa GECYT en el campo de la consultoría a los sistemas de información revela que se ha trabajado de forma similar el concepto de diagnóstico del sistema de información, y de auditoria de la información. O sea, existe cierta analogía entre un proceso de diagnóstico de la gestión de información y un proceso de Auditoria de la Información.

La herramienta que se presenta aquí, facilita el desarrollo de la actividad de auditoria de la información, o su similar, del diagnóstico de la gestión o sistema de información, con la particularidad de que ya se adentra en la evaluación de los procesos de la gestión del conocimiento.

Luego de revisar la bibliografía seleccionada a la que se tuvo acceso, se determinaron los elementos generales que se deben evaluar, para la empresa cubana en perfeccionamiento empresarial, para en un segundo momento, definir la lista de variables que conforman los campos de la base de datos. Los elementos generales se exponen a continuación:

• Las necesidades de información de la organización: quiénes son los usuarios y cómo se segmentan de acuerdo con las funciones y procesos en que participan, ¿están definidas las necesidades en función de los objetivos de la organización?
• Las fuentes de información: disponibilidad para satisfacer las necesidades, si se gestionan y para qué se utilizan, aproximación del valor de la información en relación con el costo de su gestión.
• La gestión de información: verificar que estén definidas las políticas de información, identificar y evaluar los procesos de Adquisición, Almacenamiento, Gestión y Distribución, para observar las interrelaciones y los movimientos de la información. Contempla la gestión de información interna, con la identificación,  descripción y elaboración de los diagramas de flujos de datos e información de los procesos. Por otro lado, se incluye la gestión de información externa con fines estratégicos, parte de la cual debe obtenerse en la entidad, mediante acciones de vigilancia tecnológica o inteligencia competitiva y otras provenientes de niveles superiores de dirección.
• La satisfacción de los usuarios: evalúa el grado de satisfacción con respecto a la información que éstos reciben, determinando las carencias que tienen en relación con sus necesidades y el modo por el que acceden a ella.
• Los servicios de información: forma en que se usa la información, cómo se distribuye, la eficiencia y eficacia del servicio, la relevancia y precisión de la información, su confiabilidad, oportunidad, etc.
• Los sistemas de información: cómo se accede a la información, cómo se registra y dónde se almacena, quién es el responsable de su registro y control. Evaluar la Intranet como soporte tecnológico de la comunicación, el acceso y el intercambio de información. Incluye también la evaluación del sitio Web, en caso de que exista como herramienta de comunicación corporativa.
• La infraestructura de la tecnología de información y comunicaciones: Disponibilidad, estado técnico, distribución en función de las necesidades, evaluación de sus prestaciones para determinar el grado de adecuación a las necesidades de gestión de información, disponibilidad de correo electrónico e Internet, el primero como herramienta de comunicación imprescindible, y la segunda, como fuente de información indispensable para la vigilancia tecnológica y la inteligencia competitiva, como espacio de difusión de conocimientos y debate, con la creación y explotación de nuevos recursos enriquecedores para la gestión de información tales como el blog y los wikis.
• Los recursos humanos: en cuanto a disponibilidad de personal dedicado a la gestión de información y su grado de preparación para llevar a cabo estas funciones. Se debe indagar el grado de preparación de los usuarios para su participación en la generación de las salidas de las que son responsables en el flujo informativo, para satisfacer, mediante servicios adecuados, las necesidades y demandas de los usuarios intermedios y finales.
• Recursos financieros y materiales para la gestión de información: declaración en las estrategias, planes, objetivos, la disponibilidad de presupuesto y recursos destinados a la adquisición de información y de tecnología informática de soporte al sistema de información.

Definidos los elementos que se van a examinar, se definen cuáles formarán parte del sistema de gestión de bases de datos, puesto que es factible su levantamiento a través de este medio, por contener datos que se repitan, o que se necesiten procesamientos normalizados, y además, se puedan producir reportes mediante la combinación de diferentes variables. En consecuencia, el sistema consta de 5 formularios que se explican aquí.

El primer formulario o menú principal, contiene un código de identificación para el número de diagnóstico, la empresa cliente, y sus datos fundamentales. Hay que decir que el sistema anterior no poseía un menú principal donde se identificaran los diagnósticos acumulativos en el quehacer de los proyectos, por lo que cada fichero de base de datos era un diagnóstico por separado, esto es una debilidad que ha sido superada en el programa actual.

Un segundo formulario que sí está reflejado en la versión anterior, aunque incompleto, recoge los principales datos de los procesos de la organización, ante todo, cuál es el proceso y su desagregación en subprocesos, luego se describen los mismos en un campo de texto. Se clasifican según el Tipo de proceso (1) , en:

• Estratégicos,
• Operativos 
• De apoyo

Subsistema de información al que pertenece cada proceso(2), esto es:

• Subsistema Contable y financiero
• Subsistema Organizacional
• Subsistema de Negocios o productivo
• Subsistema Comercial o de Mercadotecnia
• Subsistema Informativo del Nivel Superior

Por el objetivo del proceso, tipo de sistema de información del proceso. En este sentido, lo que se ha pretendido es que, teniendo en cuenta la clasificación de los sistemas de información según su desarrollo, se ha hecho una adaptación conceptual para clasificar si el tipo de información que se genera en el proceso responde a objetivos:

• Operacionales o transaccionales
• Administrativo de reportes
• Para la toma de decisiones

El sistema de información más generalizado universalmente es el Operacional o Transaccional, aunque también se implementa en todas las organizaciones el Administrativo de Reportes, por la necesidad de archivar, registrar o generar datos e información que hay que informar a niveles superiores. En nuestro contexto, no es habitual encontrar el desarrollo de un sistema de información para la toma de decisiones, de inteligencia artificial, sistemas de expertos, o con operaciones inteligentes. Pero sí es más común encontrar sistemas transaccionales u operacionales como los contables y financieros, establecidos en las empresas cubanas.” (2)

El resto de las variables de los procesos constituyen un aporte a la nueva herramienta. Cuatro de ellas extraídas del Modelo operacional de gestión de información y conocimiento para la empresa cubana en perfeccionamiento (MOGICEP ), y dos suministradas por las autoras. El modelo que se menciona, ha sido desarrollado en nuestra empresa, y hoy día porta una tecnología o metodología para introducir paulatinamente la gestión del conocimiento en las empresas clientes, a través de un diagnóstico y un programa para ello que se inserta en la estrategia de la organización.

El MOGICEP provee una herramienta de evaluación EVAL-IC-EP, que intenta comprobar la forma en que se manejan la información y el conocimiento en la organización en que se aplique y el análisis de los riesgos. De estos, en el apartado de los procesos se incluyen los siguientes:

Como algo preponderante, en el análisis de los riesgos que se producen en los procesos, a partir de la incidencias de la información y el conocimiento, se definen tres niveles primarios y dos niveles secundarios,. De ellos, un segundo nivel primario lo constituye, “…el dominio de la información que se requiere y se expresa en el conocimiento que se aplica en la toma de decisiones a cualquier nivel, y que puede producir desviaciones en el cumplimiento de las tareas o actividades…”(1), expresado en:

Tipo de conocimiento que poseen o deben poseer las personas del proceso: “Individual: Conocimiento que posee una sola persona Grupal: Conocimiento que poseen un grupo de personas Organizacional: Conocimiento que suma el conocimiento individual y grupal y se expresa a través de una organización.” (1)

Se comprueba si el dominio del conocimiento es alto, medio o bajo, para en dependencia del resultado de esta clasificación, evaluar el riesgo. Si el dominio es Alto el riesgo es moderado, si el dominio es medio, el riesgo es tolerable, si el dominio es bajo el riesgo es intolerable.

Se agrega el campo Espacios de conocimiento de las personas, donde se gestiona, debate y se mejora, el proceso:

“Reuniones: Espacio que agrupa personas según sus funciones y asociación, y se realiza a nivel (directivo, departamento, sección, u otros) sirve para evaluar y colegiar decisiones.

Consejos de Dirección y Juntas: Espacio que agrupa a personas según sus funciones, sirve para evaluar y colegiar decisiones. Son invitados permanentes los órganos o factores políticos, juveniles y sindicales, a nivel de toda la organización.

Comités y/o Consejos técnicos: Espacio que agrupa personas según sus competencias técnicas, se realiza a nivel organizacional, sirve para evaluar y asesorar la toma de decisiones en temas específicos.

Grupo de Trabajo: Colectivo de personas que se conforma ad hoc para la realización  de una tarea en específico. Puede coincidir con la unión de  más de un departamento o sección.

Intranet: Red Lan de computadoras, que facilita el uso y manejo de la estructura documental y se visualiza a través de una página WEB facilitando la difusión y comunicación de la información y el conocimiento en la entidad.

Foro: Espacio público, que puede ser virtual donde se intercambian temas de diferente connotación o interés de la entidad, o de grupos interesados.” (1)

Otro campo es segmentar por Tipos de conocimiento que se generan durante el proceso: “Tácito/tácito: Compartir experiencias a través del lenguaje, la observación, la imitación y la práctica.

Tácito/explícito: El conocimiento tácito se vuelve explicito y adopta la forma de analogías, conceptos, hipótesis o modelos, es generada en el diálogo y la reflexión colectiva.

Explícito/explícito: Proceso que sistematiza los conceptos, las personas intercambian y combinan conocimiento a través de distintos medios o espacios de conocimiento. Reconfigurando la información añadiendo, combinando  y categorizando el conocimiento para la toma de decisiones.

Explícito/tácito: Cuando las experiencias son internalizadas en la base del conocimiento  tácito de los individuos a través de la socialización, la exteriorización, y la combinación en la forma de modelos mentales compartidos  y Know How técnico, que se vuelve en activos muy valiosos para la entidad.” (4)

A continuación, se agregan dos campos no incluidos en el MOGICEP:

Forma en que adquirió el conocimiento del proceso, por:

“Experiencia teórica

Experiencia práctica

Bibliografía internacional

Bibliografía nacional

Intuición

Conocimiento del estado del proceso

Otra forma” (5)

Por último, se agrega un campo para observar, si se produce el riesgo informativo, las posibles consecuencias que esto trae al proceso en sí.

El 3er formulario se encarga de reflejar el levantamiento del flujo de información por procesos. Aquí se producen dos variaciones importantes a la herramienta. En primer lugar, el levantamiento no se hace enfocando al usuario que es entrevistado para responder el cuestionario, sino que el punto de partida y de análisis es el proceso, sin tener en cuenta quién recibe la entrada o quién describe el proceso, sino, que se reflejan los datos de los receptores y emisores durante el proceso, conteniendo todas las entradas y salidas intermedias del mismo. En segundo lugar, se añade un campo que identifica si el flujo es de salida o de entrada, evitando la complejidad de dos formularios que se tenían que llenar, uno para la información recibida y otro para la información de salida.

Al seguir esta línea, se mantienen en el sistema, con ligeros cambios, los campos: información, emisor interno, emisor externo, receptor interno, receptor externo, vía de entrega, formato de envío, frecuencia con que se emite el dato o la información, tipo de archivo, medio de almacén, responsable o quién registra, utilidad de la información, que incluye los pasos del procedimiento que regula el proceso, hasta la nueva generación de información. El nuevo ciclo se diferencia por un dato clave, si la información es de entrada o de salida.

Los nuevos campos del formulario Flujos que pertenecen al modelo MOGICEP(1) son los siguientes:

Clasificación de la información en:

Obligatoria externa: Información que se recibe del entorno y que influye directamente en los procesos de la organización, su cumplimiento es obligatorio. (Ej. Leyes, resoluciones directivas).

Referencial externa: Información que se recibe del entorno y que NO influye directamente en los procesos de la organización, se toma como referencia. (Ej. Comentarios en periódicos y revistas).

Obligatoria interna: Información desarrollada por la entidad, que es de obligatorio cumplimiento, (procedimientos, normas, documentos regulatorios, etc.).

Referencial interna: Información desarrollada por la entidad, que después de utilizada se deja archivada para hacer referencia a ella (informes, actas, estadísticas, B/D).

Obligatoria corporativa: Información interna con valor agregado demandada  por un cliente externo, y su envío es obligatorio (Ej: estadísticos, informes de cumplimientos, contratos, facturas etc.).

Referencial corporativa: Información interna con valor agregado demandada por un cliente externo, y su envío ofrece referencias, datos e información sobre la organización (Ejemplos: memorias, plegables, revistas, etc.).

Otra forma de clasificar la información se realiza por su grado de importancia para la organización. Por tanto es:

Alta: Información que define la existencia de la organización, se exige rutinariamente en los controles, puede poner en peligro los procesos y  la organización si no se utiliza consecuentemente. Incide en los procesos directamente y se utiliza sistemáticamente.

Media: Información útil a la organización, se usa regularmente, incide en los procesos indirectamente y puede ser solicitada en los controles.

Baja: Información útil a la organización, no se usa regularmente, pero se mantiene como referencia y puede ser solicitada  en algún control.

El grado de acceso a la información está catalogado por:

Alto: Todos los clientes o usuarios  que la requieren acceden de inmediato, sin restricciones.

Medio: No todos los clientes o usuarios que la requieren acceden de inmediato,   existen barreras y  restricciones para su uso.

Bajo: No están identificados los usuarios o clientes y la información no se puede acceder por sus restricciones y mal manejo.

Quiénes necesitan conocer todo el proceso y la información que se genera en el mismo? A esta pregunta responde la clasificación de Tipos de clientes o usuarios de la información y conocimiento del proceso:

“Directivos: Personas que ocupan cargos de dirección en plantilla

Mandos medios: Personas que ocupan cargos como jefes de departamento, secciones, grupos, comités.

Especialistas: Personas que ocupan cargos técnicos con nivel profesional alcanzado.

Técnicos: Personas que ocupan cargos técnicos.

Obreros: Personas que ocupan cargos como operarios de la producción o  los servicios.

Otros: Personas en la organización que quedan fuera de estas categorías.” (1)

Se agregan los campos no asociados al MOGICEP:

Nivel de acceso, que será segmentado por:

Abierto: cuando es de acceso total.

Restringido: cuando su acceso está delimitado para determinados segmentos de usuarios.

El 4to formulario permite recoger la información que se requiere conocer del equipamiento tecnológico. Mediante un solo formulario se puede obtener un inventario de la tecnología de información disponible en la empresa, el estado técnico de las computadoras y sus periféricos y accesorios. Se puede analizar la distribución del equipamiento en función de las necesidades, se identifican los software con los que cuenta la entidad, así como se conoce si son suficientes o presentan carencias para la ejecución de los procesos de la organización. Se obtiene un dictamen técnico que ilustra sobre el nivel de obsolescencia o no de la tecnología, Duplicaciones de almacenamiento, registro, y archivo impreso de documentos.

Por último, se mantuvo un 5to formulario, para realizar un estudio de la satisfacción de los usuarios, mediante dos categorías de información, la interna y la externa, extraídas del material del Seminario “Inteligencia Competitiva” ofrecido en el IDICT en 1999 por la consultoría Arthur Andersen, las cuales son las siguientes(6):

Categorías de la información interna:

• Información sobre clientes reales (Direcciones, teléfonos, tipo de cliente, productos o servicios adquiridos, fecha de adquisición, nivel de satisfacción, etc.)
• Información sobre Suministradores o proveedores (Teléfonos, direcciones, localización, correo electrónico, sitio Web, información referente al tipo de servicio y de los productos que ofertan, información legal, financiera y económica de los mismos.)
• Información sobre contactos (Datos de localización de personas que no tienen relación comercial directa con la empresa, pero que tienen relaciones públicas, personales, etc.)
• información sobre proyectos (toda la relacionada con los proyectos que se desarrollan en la entidad, ya sean presentados, ejecutados o en cartera.)
• Información sobre presupuestos presentados (relacionada con la disponibilidad, manejo y gestión de los recursos económicos y financieros de la entidad)
• Información promocional para clientes
• Cumplimiento del Plan (información económico financiera y de ventas, cumplimiento de los objetivos estratégicos, informes de cumplimiento de planes de trabajo)
• Informes y otros documentos internos (todos los documentos que se generan ya sean de recursos humanos, sindicales, y otros, que no pertenezcan a las categorías anteriores)

Categorías de la información externa

• Directorios, informes comerciales, finanzas y balances de otras empresas del sector.
• Información jurídica, reguladora y legislativa.
• Boletines especializados del sector, artículos y tendencias, acontecimientos, previsiones, novedades, sitios Web, cursos y ferias.
• Información de prensa especializada y actualidad tecnológica.
• Innovaciones y normas técnicas en equipos, procesos o técnicas.

Para cada tipo de información se valoran cualitativamente los parámetros siguientes:

• Existencia de la información
• Fuentes de donde proviene
• Grado de satisfacción de la necesidad
• Observaciones

De esta manera se obtiene por el propio usuario, utilizado como fuente, otro criterio sobre la gestión de información en la organización.

Posterior al levantamiento de la información se precisa un proceso de normalización de la información. Es a partir de ahí que se procesa la información para combinar determinadas variables y diseñar los reportes de salida que ofrecerá el sistema. De acuerdo a los intereses de la empresa cliente y de los propios consultores, se obtendrán tantos informes como sean necesarios. Ejemplos de ellos tenemos:

• “Base de Datos de las entidades de recursos de información: Fuentes, servicios y sistemas, tal como las definen Burk y Horton.
• Fuentes internas y externas tomando como referencia la organización o el sistema de información: (Diagrama de Contexto)
• Procesos e informaciones para la toma de decisiones.
• Cuadros de mando informativos actuales para los niveles de dirección.
• Flujos informacionales:
  • Por procesos: las entradas y salidas de información.
  • Por responsables: información que maneja cada uno.
  • Por departamentos o áreas funcionales: información de entrada y de salida.
  • Por tipo de información: reflejar todas las variables del flujo.
  • Por documentos: resultantes y sus interfaces para su acceso.
• De las tecnologías de información.
  • Inventario de las TI.
  • Estado en que se encuentra el equipamiento.
  • Distribución del equipamiento para análisis según necesidades.
  • Duplicaciones de almacenamiento, registro, y archivo impreso de documentos.
  • Requerimientos y necesidades de Tecnologías informáticas, tanto desde el punto de vista de disponibilidad como de distribución.
• Satisfacción de los usuarios con la información que se difunde en la organización.” (6)

La información resultante de los reportes elaborados permite además confeccionar los diagramas de flujos de datos, los cuales contribuyen a la gestión de los procesos, y de la información circulante, lo cual permite el control de todo el proceso por parte de los responsables de los mismos, algo que ya contenía la versión anterior de la herramienta. Se ha podido observar, que el alcance del nuevo sistema es mayor, con un enfoque novedoso, al introducir el análisis de riesgo del fallo informativo durante los procesos, y el análisis combinado de la gestión de la información y el conocimiento. La herramienta automatizada responde de manera general, a los procesos de auditoria de la información, y sus salidas derivan en un cuerpo de recomendaciones que facilitan la proyección de una política de información y una estrategia para la gestión de información y conocimiento en las organizaciones.

Conclusiones

1. La herramienta automatizada se rediseñó ante la necesidad de evaluar no solo la gestión de información, sino también los aspectos relacionados con la gestión del conocimiento.
2. Se logró un mayor alcance del sistema de gestión de bases de datos, como respuesta a los resultados investigativos sobre la gestión de la información y el conocimiento, agregándose variables relativas al análisis de riesgos de información en los procesos.
3. El sistema facilita el procesamiento y análisis de la información al obtener una serie de reportes relevantes y pertinentes para la evaluación de la gestión de información y conocimiento en las organizaciones.
4. El sistema de base de datos consta de varias partes relacionadas entre si, que portan un resultado integral de los aspectos examinados.
5. La recogida de información permite confeccionar los diagramas de flujos de datos, el análisis de los procesos, y un dominio de los procesos y su flujo informativo.
6. Se obtiene la información que se destina a la toma de decisiones, y esto contribuye a estudiar las necesidades de información gerenciales para diseñar los cuadros de mando integrales de la organización.
7. El sistema automatizado como soporte para facilitar las actividades de diagnóstico y auditoria de información y conocimiento, contribuye pero no abarca todos los procesos que se realizan.

Referencias Bibliográficas

ARTILES VISBAL, S. M. Modelo operacional para la gestión de información y conocimiento en la empresa cubana en perfeccionamiento. Tesis para optar por el grado de Master en Gestión de la Innovación, INSTEC, 2006

GOÑI CAMEJO, I. Desarrollo y aplicación de una herramienta basada en el enfoque de procesos, para realizar el diagnóstico del sistema de información en la empresa. Caso práctico. En Taller Internacional de Inteligencia Empresarial y Gestión del Conocimiento en la Empresa, INTEMPRES'2006. La Habana. 17 al 21 de abril 2006.

CUBA. Decreto-Ley No.252 Sobre la continuidad y el fortalecimiento del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano. Gaceta Oficial, 2007, 10 p.

 ---. Decreto No.281 sobre el reglamento para la implantación y consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal. Gaceta Oficial, 2007, 229 p. Disponible en: http://www.villaclara.cu/UserFiles/File/Portal%20prov./infolegam/2007no3/Doc3%20Decreto%20Ley%20281.doc

HURTADO DE MENDOZA FERNÁNDEZ, S., TOMÁS D. MÉNDEZ ROMEO. Sistema automatizado del Método de Consultas a Expertos.En X Encuentro Nacional de Gestión del Conocimiento y Empresas de Alto Desempeño. TECNOGEST'2007. La Habana. 2007. p. 344-353.

GOÑI CAMEJO, I. Diseño de auditoria de la información en la empresa cubana.  [Trabajo final del curso Gestión de Información del Doctorado en Ciencias de la  Documentación e Información Científica]. La Habana: Universidad de Granada- Universidad de La Habana, publicado el: 31 enero de 2008, última actualización: 31 enero 37 p.

 

Notas
[volver]	1	Procesos Estratégicos o de Dirección: “Definen y despliegan la política y la estrategia de la institución, constituyen el marco de referencia para los demás procesos.”9. SENATI. Procesos [Consultado el: 23 noviembre 2005 Disponible en: http://www.senati.edu.pe/Certificacion_ISO_Procesos.htm. Procesos Operativos: “Constituyen la secuencia de valor agregado, desde la determinación de necesidades hasta el servicio posventa.” Idem. Procesos de Apoyo o Soporte: “Son los que dan apoyo, fundamentalmente a los procesos operativos.” Idem.

Tcnica Administrativa
ISSN 1666-1680

http://www.cyta.com.ar/ -

Vol.:07
Nro.:03
Buenos Aires, 15-07-2008

URL http://www.cyta.com.ar/ta0703/v7n3a1.htm