Ciencia y Técnica Admistrativa

Modelación de sistema de información logística de almacenes

Model system of information, associated to the logistical administration of warehouses

Treto Su√°rez, Yoanys

Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior Filial Villa Clara, Cuba

ayala@enet.cu

Reyes P√©rez, Jes√ļs

Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior Filial Villa Clara, Cuba

Betancourt Lopez, Margarita R.

Centro de Gesti√≥n del Conocimiento del Comercio Interior Filial Camag√ľey, Cuba

cidcicmg@enet.cu

Junquera Mesa, Mario C

Centro de Gesti√≥n del Conocimiento del Comercio Interior Filial Camag√ľey, Cuba

cidcicmg@enet.cu

Resumen

Dadas las condiciones de nuestro pa√≠s, se tienen que comprar grandes cantidades de productos, espec√≠ficamente alimentos y almacenarlos por largos periodos de tiempo para satisfacer las demandas de los consumidores. Debido a ello se debe prestar una esmerada atenci√≥n a los procesos log√≠sticos que tienen lugar en los almacenes, en aras de lograr que los productos, lleguen a los clientes con la mejor calidad. Para lograr un control de la informaci√≥n de los procesos log√≠sticos en el momento y lugar adecuado, en el siguiente trabajo se brinda un procedimiento que permite modelar un sistema de informaci√≥n log√≠stico para la toma de decisiones en las empresas comercializadoras de alimentos. Se conform√≥ tomando como premisas, el an√°lisis por proceso, el mejoramiento continuo y la aplicaci√≥n de todas las normas y resoluciones vigentes, adem√°s se emplean diferentes m√©todos, entre los que destacan, las secciones de ideas, la entrevista y la observaci√≥n. El procedimiento permite conocer el comportamiento de la eficacia y la eficiencia de los procesos asociados a la gesti√≥n log√≠stica de almacenes, a trav√©s de la evaluaci√≥n de un conjunto de indicadores claves de desempe√Īo, tanto cuantitativo como cualitativo.

Abstract

For the conditions of our country, they are had to buy big quantities of products, specifically foods and to store them for long periods of time to satisfy the demands of the consumers. For this reason it is that they should be paid a careful attention to the logistical processes that take place in the warehouses, for the sake of achieving that these products, arrive to the clients with the best quality. To achieve a control of the information of the logistical processes in the moment and appropriate place, it is that the following work you a procedure that allows to model a logistical system of information for the taking of decisions in the company’s comercializadoras of foods toasts. He/she conformed to taking as premises, the analysis for process, the continuous improvement and the application of all the norms and effective resolutions, different methods are also used, among those that highlight, the sections of ideas, the interview and the observation. The procedure allows to know the behavior of the effectiveness and the efficiency of the processes associated to the logistical administration of warehouses, through the evaluation of a group of key indicators of acting, so much quantitative as qualitative.

Palabras Clave:

Procesos Logísticos, Sistema de información logístico, cadena de suministros

Keyword:

Logistical processes, logistical System of information, Analysis for processes

Introducción

La revolución de la información, como fuente de innovación tecnológica y mejora, se ha extendido por toda la economía, ninguna empresa puede escapar de sus efectos. Las excepcionales reducciones en el costo de obtención, el tratamiento y la transmisión de la información están transformando la forma de dirigir las empresas, es decir, toda actividad creadora de valor tiene un elemento físico y otro de tratamiento de información.

Los sistemas de información (SI), están cambiando la forma en que trabajan las empresas actuales, por medio de su uso se logran considerables mejoras, ya que se automatizan los procesos operativos, proporcionan una información de apoyo a la toma de decisiones, y posibilitan el logro de ventajas competitivas a través de su implantación. (Sáenz Hernández, 2011)

La gestión logística aparece diferenciada dentro de la estructura organizativa de la empresa y está subordinada al más alto nivel de dirección. El sistema de administración de la logística constituye en parte, el enfoque dinámico de la empresa y comprende, al menos tres subsistemas principales: un subsistema de control, un subsistema operacional y un subsistema organizacional

Los Sistemas de información logísticos (SIL), son los enlaces existentes entre los elementos del entorno y la dirección de logística y se realiza mediante un sistema de información que proporciona los datos básicos y son orientados a la toma de decisiones.

Dentro de la gesti√≥n log√≠stica se debe tratar el problema de la Informaci√≥n ya que esta integra los sistemas y los procesos a trav√©s de la cadena de suministros para compartir la informaci√≥n valiosa, incluyendo se√Īales de demanda, pron√≥sticos, inventario y transporte.

En el momento actual, las empresas se caracterizan por el dinamismo y la necesidad de disponer de una informaci√≥n amplia y rigurosa, la cual constituye un factor muy importante de √©xito y un elemento clave, para poder llevar a cabo una correcta planificaci√≥n y un adecuado control. Aun, existen empresas donde los √ļnicos datos que se recopilan de manera sistem√°tica y ordenada, son los datos contables para el c√°lculo de utilidades, sin embargo, la gran mayor√≠a de las organizaciones est√°n conscientes que los mejores resultados se obtienen adapt√°ndose a las nuevas condiciones del entorno, el cual ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento. Por estas razones, es cada vez m√°s significativo que las empresas posean un mayor n√ļmero de datos provenientes de sus procesos internos y externos, pero constituye un reto disponer de estos de una forma coherente, uniforme y r√°pida, con el fin de que se conviertan en informaciones √ļtiles en el momento y lugar adecuado, por lo que se puede deducir, que la informaci√≥n constituye un elemento indispensable para el desarrollo exitoso de los sistemas log√≠sticos en las empresas. (Ayala B√©cquer, 2013).

Estas empresas presentan un conjunto de informaciones y ejecutan controles, en algunos de sus procesos log√≠sticos, que se desarrollan de manera independiente, por lo que la informaci√≥n no se encuentra integrada en un sistema √ļnico, que posibilite a los directivos, la toma de decisiones de manera eficiente y eficaz. Ver anexo 1.

Se debe se√Īalar adem√°s, que por no contar con un sistema de informaci√≥n eficiente que re√ļna la mayor cantidad de datos √ļtiles, en el momento y lugar adecuado, es que presentan diversos problemas asociados a la gesti√≥n log√≠stica de almacenes. Por tanto si se estudian las variables, ratios, indicadores y dem√°s criterios de medida que forman parte de un sistema de informaci√≥n log√≠stico, se podr√≠an solucionar todas estas deficiencias.

 

 

 

Por todo lo expresado anteriormente, es que en el siguiente trabajo nos trazamos como Objetivo General: Desarrollar un procedimiento que permita modelar un sistema de información asociado a la gestión logística de almacenes, para la toma de decisiones, en las empresas comercializadoras de alimentos".

Para alcanzar el objetivo antes se√Īalado se proponen los objetivos espec√≠ficos siguientes:

  • Conocer el estado del arte de los sistemas de informaci√≥n log√≠sticos, el an√°lisis por procesos, la m√©trica de la gesti√≥n de almacenes, la toma de decisiones, la caracterizaci√≥n de las Empresas comercializadoras de alimentos, entre otros.
  • Desarrollar un procedimiento que permita modelar un sistema de informaci√≥n asociado a la gesti√≥n log√≠stica de almacenes, para la toma de decisiones, en las empresas comercializadoras de alimentos".
  • Comprobar y Validar, bajo las condiciones de datos reales y concretos, el procedimiento obtenido.

 

Técnicas y Métodos

En este aparte se comenta el procedimiento que permite a las empresas comercializadoras de alimentos realizar una correcta toma de decisiones, a partir del análisis por procesos, el mejoramiento continuo y la aplicación de todas las normas y resoluciones vigentes. Su obtención se fundamenta en el análisis de la bibliografía consultada y su aplicación a las condiciones actuales de nuestro país.

A continuación se enumeran y describen cada una de las etapas y actividades del procedimiento, detallando las técnicas y herramientas utilizadas en cada una. 

El procedimiento a seguir quedo conformado por etapas y actividades que aparecen en la Figura No 1.

Figura No 1 Procedimiento para modelar un sistema de información logístico, para las empresas comercializadoras de alimentos. (Fuente: Elaboración Propia).

 

Etapa No 1 Investigativa: En esta primera etapa se recopilan las informaciones que provienen de la empresa que son necesarias para el desarrollo exitoso del procedimiento. Su objetivo principal es identificar y caracterizar la empresa y sus procesos logísticos.

Actividad No 1: Diagnóstico: Esta actividad tiene como objetivo conocer las dificultades que afectan en un momento determinado a la organización, utilizando para ello diferentes tipos de técnicas y métodos. Esta actividad se desarrolla en dos fases:

Fase No 1: Identificar y caracterizar la entidad objeto de estudio: Esta fase es la encargada de conocer la entidad objeto de estudio, sus características y funcionamiento.

Fase No 2: Comportamiento de los procesos logísticos: En la actualidad existen varias formas para conocer el comportamiento de los procesos logísticos, pero para el presente trabajo se selecciona la lista de chequeo la cual brinda como información primaria, el estado real del comportamiento de los procesos a través de la sintomatología que presentan los mismos. Para su elaboración se utiliza como referencia la brindada por Acevedo Suárez (2010), Ayala Bécquer (2013).

Seg√ļn la bibliograf√≠a consultada, existen varias clasificaciones de los procesos que ocurren dentro de un almac√©n, para nuestro trabajo se tomar√° la utilizada por Ayala B√©cquer (2014):

¬†Procesos Relevantes: Secuencia de actividades orientadas a generar un valor a√Īadido sobre una entrada, para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos, las estrategias de una organizaci√≥n y los requerimientos del cliente, identificados como Recepci√≥n , Almacenamiento y Entrega.

 Procesos Claves: Aquellos que han sido extraídos de los procesos relevantes, los que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y resultan críticos para el éxito del negocio por el fuerte impacto sobre las expectativas del cliente. Estos procesos consumen una parte importante de los recursos de la empresa. Entre ellos se encuentran: Gestión de Inventario, Gestión Interna, Gestión Tecnológica, Gestión de los Recursos Humanos, Gestión Constructiva, Gestión de Mantenimiento, Gestión Energética y Gestión de Riesgo. 

La lista de chequeo está formada por un conjunto de indicadores, tanto cualitativos como cuantitativos, que permiten evaluar el comportamiento de cada una de las actividades incluidas en los procesos claves. Como la misma es elaborada para los almacenes de alimentos, se encuentran indicadores relacionados con el control de la trazabilidad, certificados de conformidad, control de pérdidas y sus causas, controles de calidad, estado y mantenimiento de la tecnología, características de las instalaciones, entre otros.

Para poder conocer con exactitud los aspectos que comprenden cada elemento integrante de la lista de chequeo, se elabora un manual de procedimiento, el cual brinda la conceptualización de cada aspecto y la forma de realizar la evaluación.

A partir del resultado obtenido, se puede conocer cuáles son los procesos y dentro de estos, las actividades que presentan distorsión de sus valores de referencia, y poder definir qué criterios de medida deben ser controladas para la toma de decisiones.

Actividad No 2: Definici√≥n de los ratios, indicadores y dem√°s criterios de medida: En esta etapa se fijan los indicadores claves de desempe√Īo, los ratios, y dem√°s medidores, que brinden informaciones √ļtiles para la toma de decisiones a los directivos. Se debe destacar que cada proceso y sus actividades internas, deben contar con un grupo de indicadores, cuya magnitud al ser comparada con alg√ļn nivel de referencia, puede se√Īalar una desviaci√≥n sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas seg√ļn el caso.¬†

Etapa No 2: Esta etapa constituye el sistema de información en sí.

Actividad No 3: Establecimiento de las entradas al sistema: Una vez realizado la caracterizaci√≥n de la entidad y tener identificados los procesos o actividades log√≠sticas que presentan dificultad, que repercuten en la eficiencia y eficacia de la empresa, se pasa a seleccionar dentro del juego de indicadores establecidos anteriormente, cuales son los que pueden bridar informaciones √ļtiles para la tomar de decisi√≥n m√°s acertada y mejorar la situaci√≥n detectada. A partir de esta selecci√≥n, se pasa a definir las variables que deben ser controladas y por ende entrar al sistema.

Actividad No 4: Actividades internas del sistema: Las actividades internas planteadas est√°n identificadas con el almacenamiento y transformaci√≥n de los datos, las cuales constituyen el n√ļcleo fundamental del sistema donde no solo se guardan los datos, sino que estos sufren la transformaci√≥n necesaria y algor√≠tmica, para convertirlos en informaci√≥n.

Las actividades de almacenamiento incluyen la creación, recuperación y mantenimiento de ficheros. Por otro lado la transformación es una actividad de conversión de datos con el objetivo de crear una información que el responsable pueda emplear en la toma de decisiones

Actividad No 5: Establecimiento de las Salidas del Sistema. El establecimiento de las salidas del sistema, es una de las acciones que demanda análisis y valoraciones muy minuciosos, y precisos, ya que las actividades que se ejecutan posteriormente están orientadas a la toma de decisiones, de ahí la gran importancia que posee la misma. Estas deben encontrarse en correspondencia con el cumplimiento de lo legislado en el Sistema Nacional de Contabilidad y del Control Interno.

Etapa No 3 Toma de decisiones: Esta etapa es la encargada de tener identificadas las decisiones que se pueden tomar para el mejoramiento de la actividad o proceso, mediante un directorio de decisiones y elegir dentro de ellas cual seria las más adecuada a nuestra situación actual. Esta etapa esa conformada por dos actividades, que a continuación se describen.

Actividad No 6: Definici√≥n del directorio de decisiones en el √°rea log√≠stica. El directorio de decisiones, constituye un manual donde se plasman las acciones que se deben adoptar al aparecer una perturbaci√≥n en el sistema, para ello, hay que valorar el comportamiento de todas las variables, ratios, indicadores claves de desempe√Īo y otros elementos de medidas contemplados y establecer los patrones de medidas, sus escalas de valores y conjuntamente para cada grupo de estos la acci√≥n correctora, la cual debe emprenderse cuando no es tolerable la diferencia entre los valores deseados del sistema y los que realmente son obtenidos.

Actividad No 7: Toma de decisiones (implementación). Una vez establecida la decisión seleccionada, se pasa a su implementación para retomar al sistema los valores establecidos y lograr elevar la eficacia y eficiencia del proceso de almacenamiento.

Etapa No 4: Control. Esta etapa es la encargada deseleccionar las actividades y procesos que deben incorporarse nuevamente al sistema y las que llegan a su fin.

Resultados de la Validación.

El procedimiento fue validado con excelentes resultados en la Empresa Mayorista de Alimento y Otros Bienes de Consumo de Villa Clara, pertenecientes al Ministerio de Comercio Interior. Esta entidad tiene subordinada 26 Unidades Básicas distribuidas en los trece municipios de la provincia. Las áreas de almacenamiento en las 26 unidades básicas, se clasifican tomando en consideración, la nomenclatura de circulación, la compatibilidad aromática y la tecnología de manipulación.

La tecnolog√≠a empleada es mec√°nico‚Äďmanual, utilizando equipos de recorrido libre, espec√≠ficamente el montacargas de combusti√≥n, transpaletas, carretillas de dos ruedas (tipo diabla) y cintas transportadora (chaparra). Los medios de almacenamiento son las paletas de intercambio y portuarias como plataformas o tarimas, mientras que los instrumentos de medici√≥n que utilizan para el pesaje son mec√°nico o digitales de dis√≠miles caracter√≠sticas.

 

Conclusiones

  • Los objetivos trazados en la presente investigaci√≥n fueron alcanzados en toda su dimensi√≥n, ya que se obtuvo un procedimiento para establecer un sistema de informaci√≥n log√≠stico, que brinda a los directivos de las empresas comercializadoras de alimentos una herramienta para la toma de decisiones.
  • El procedimiento elaborado permite:
  • Conocer el comportamiento de la eficacia y eficiencia de los procesos log√≠sticos asociados a la gesti√≥n de almacenes, mediante la evaluaci√≥n de un conjunto de indicadores.
  • Poder accionar sobre los indicadores, en caso de existir alguna desviaci√≥n de sus patrones de referencia.

Recomendaciones

  • Por las caracter√≠sticas que presenta el trabajo llevado a cabo, es de vital importancia que las actividades que integran el procedimiento, se nutran de las t√©cnicas de avanzada que surjan, las exigencias que las mismas reclaman y su divulgaci√≥n, con el prop√≥sito de garantizar la unidad dial√©ctica del sistema y evitar la caducidad del mismo.
  • El resultado alcanzado en esta investigaci√≥n, se integre al sistema de informaci√≥n existente en la empresa, para alcanzar un sistema de mayor alcance y relieve.
  • Los resultados obtenidos sean divulgados en las empresas pertenecientes al Grupo de Alimentos del MINCIN para su posterior introducci√≥n.

Bibliografía - Bibliography

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Publisher: Técnica Administrativa - ISSN: 1666-1680

Volumen: 18, Number: 1; [ISSUE:77]

Date of publisher: 2019-01-15

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