El manejo de información ya es algo cotidiano a lo que debemos enfrentarnos a diario, se presente en este capítulo en forma esquemática el manejo de información de archivos planos, para finalmente procesar mediante tablas dinámicas
Convertir un archivo plano (Información separada por comas (caso 1) o por espacios (caso 2), en un archivo Excel, para procesar información
Caso 1:
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Caso 1 |
Caso 2 |
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1996,3,26059,Internacional,7955,19181 1996,3,26059,Correo,12,275 1996,3,26059,Nacional,4406,45443 1996,3,30782,Internacional,843,20864 1996,3,30782,Correo,13,510 1996,3,30782,Nacional,5523,75851 |
1996 3 26059 Internacional 7955 19181 1996 3 26059 Correo 12 275 1996 3 26059 Nacional 4406 45443 1996 3 30782 Internacional 843 20864 1996 3 30782 Correo 13 510 1996 3 30782 Nacional 5523 75851 |
A la que se le aplicará:
· Conversión Texto en Columnas
· Copiados especiales
· Tablas Dinámicas
Apir una archivo en Excel y luego acceder a los archivos Texto (*.TXT)
Se selecciona Delimitados por: En este caso COMAS
Se da siguiente y queda ya el archivo Excel
Para el caso del archivo donde la información se separa por espacios, al apir el archivo se selecciona es espacios
Si en lugar de tener un archivo plano, nos entregan ya la información en Excel separada pero en forma de texto:
Esta información se encuentra toda en la columna A,
Se selecciona dicha columna, y se activa la función Texto en Columnas
Aparece entonces el recuadro como si estuviéramos apiendo un archivo plano
Y se procede de igual forma, para obtener así un archivo Excel con la información separada
Vamos a procesar entonces la información:
Nos informan que la información tiene la siguiente estructura:
| Año – Trimestre – Código de Venta – Sistema de Envío –
Cantidad y Precio 1995,1,23524,Internacional,149,349 |
A nuestro archivo Excel, debemos colocarle dichos nompes a cada una de las columnas
Vamos a convertir 1995 y 1996 en 2001 y 2002: Con copiado Especial (suma), es decir sumándole un 6 a la columna año
Se reemplazará El sistema de envío Correo por Adpostal, Nacional por Servientrega e Internacional por DHL. Esto lo hacemos con la opción Buscar – Reemplazar
Quedará así:
Campos a utilizar tablas Dinámicas
Es decir Excel nos va a resumir la información sin posibilidades de error.
Veamos un ejemplo: Deseamos saber cuanto costaron los envios del 2001 y 2002 por cada uno de los trimestres:
Al dar Aceptar y Finalizar
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