El conjunto unificado
de información, resultante de nuestro proyecto informático y, que
será compartida por los diferentes usuarios de la organización, va a
conformar la denominada Base de Datos. La
función básica de una base de datos es permitir el almacenamiento y
la recuperación de la información necesaria, para que las personas
de la organización puedan tomar decisiones. Es así que las Bases de
Datos se tornan esenciales para la supervivencia de cualquier
organización; pues los datos estructurados constituyen un recurso
básico para todas las organizaciones.
Dependiendo de la capacidad de almacenamiento y
procesamiento del hardware, la organización puede contar con una
única Base de Datos, o con múltiples Bases de Datos.
Es común que en las pequeñas y medianas empresas
se cuente con microcomputadoras, y por ello tengan que distribuir su
información en un conjunto de Bases de Datos; asignándole a cada una
de ellas, información sobre cada área específica de la empresa. Un
ejemplo sería el de contar con una base de datos para el
almacenamiento de la información correspondiente al área financiera,
otra para el área de personal, una más para el área de ventas o el
área de producción.
Mientras tanto las Grandes organizaciones poseen
computadoras de gran porte, y es así que pueden almacenar toda la
información necesaria, integrada, consistente y consolidada, en una
única base de datos.
Independientemente de la Base de Datos que será
implementada, ésta necesita de un Sistema de Gestión de Base de
Datos (SGBD o DBMS). Los sistemas de Gestión de Base de datos,
son programas de software para la administración de las Bases de
Datos; y en particular, para: almacenar, manipular y recuperar datos
en una computadora. El SGBD también se encargará de la comunicación
entre el usuario y la base de datos, proporcionándole al usuario,
los medios necesarios para poder obtener información, introducir
nuevos datos y actualizar los ya existentes.
3.1.
ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS.
Una Base de Datos está compuesta por un conjunto
de tablas o archivos. Para una mayor comprensión
podemos ejemplificar la siguiente Base de Datos de compras.
ARCHIVO DE PRODUCTOS
Código artículo |
Descripción del material |
Unidad |
Cantidad |
1.01.01 1.01.02
1.02.01
2.01.01
3.01.01
4.01.01
4.01.02
4.01.03 |
CD-ROM RW IDE Disco rígido ATA 66
Disco Flexible de 3 1/2" 1,44 Mbytes
Sonido de 16 bit
Papel carta para impresora.
Pentium II 200Mhz
Pentium III 500Mhz
Pentium III 800Mhz |
Unidad Unidad
Caja de 10
Unidad
Resma 100 hojas
Unidad
Unidad
Unidad |
10
20
20
5
25
7
8
9 |
ARCHIVO DE PROVEEDORES
Código proveedor |
Nombre del proveedor |
Teléfono del proveedor |
Dirección del proveedor |
001 002
003 |
Inca Tel Infocad
Herrera Compusistem |
4923-4803 4633-2520
4232-7711 |
Av. La Plata 365 Doblas
1578
Av. Rivadavia 3558 |
ARCHIVO DE ORIGEN DE LOS PRODUCTOS
Código proveedor |
Código del artículo |
Precio |
001
002
003
002
001 |
1.01.01 1.01.01
1.01.01
2.01.01
4.01.03 |
70,00
80,00
75,00
50
450 |
Esta Base de Datos contiene información de tres
Entidades:
- Datos sobre productos (Entidad producto),
almacenados en el archivo de PRODUCTOS;
- Datos sobre proveedores (Entidad proveedores),
almacenados en el archivo PROVEEDORES y;
- Datos sobre el origen de los productos (Entidad
origen del producto), o sea, los productos son provistos por cada
proveedor y viceversa, almacenados en el archivo de ORIGEN DEL
PRODUCTO.
La información almacenada en cada uno de estos
archivos se conoce con el nombre de Entidad. Por lo tanto una
entidad es cualquier persona, cosa o evento, real o imaginario, de
interés para la organización y acerca del cual se capturan,
almacenan o procesan datos.
Además, cada uno de estos archivos está formado
por un conjunto de registros que describe, a través de los
atributos o datos (columna), cada entidad en él almacenado. Un
atributo es pues, cualquier detalle que sirve para identificar,
clasificar, cuantificar o expresar el estado de una entidad.
Todos los registros de un archivo,
identificados por las filas de cada tabla, poseen el mismo formato,
o sea tienen el mismo conjunto de datos o atributos, identificados
por las columnas, que describen a las entidades.
En otras palabras los registros están formados por
un conjunto de datos almacenados en los campos de cada atributo; y
cada registro debe contener el conjunto de atributos necesarios,
para describir completamente cada entidad sobre la cual una
organización necesita almacenar y obtener información.

FIGURA 3.1 Modelo relacional de una tabla
3.1.1.TIPOS DE ARCHIVO
Los archivos pueden clasificarse en cuatro tipos
básicos; que son: los archivos maestros, los archivos de
transacciones, los archivos de control y los archivos
de planeamiento. Esta clasificación dependerá de la relación
lógica que tengan que tener los datos, para dar apoyo a la actividad
de la organización.
ARCHIVO MAESTRO
Un archivo maestro es un conjunto de registros que
se refieren a algún aspecto importante de las actividades de una
organización, como por ejemplo el archivo de VENDEDORES. Un archivo
maestro también puede reflejar la historia de los eventos que
afectan a una entidad determinada, como es en el caso de un archivo
HISTÓRICO DE VENTAS. Otros ejemplos son los archivos maestros de:
PLAN DE CUENTAS; BANCOS, NÓMINA DEL PERSONAL, CLIENTES, VENDEDORES,
PRODUCTOS, PROVEEDORES, COMPETIDORES.
ARCHIVO DE TRANSACCIONES.
Un archivo de transacciones es un archivo temporal
que persigue básicamente dos propósitos; uno es el de acumular datos
de eventos en el momento que ocurran, y el segundo propósito es el
de actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de
las transacciones actuales. En otras palabras, guardan información
sobre los eventos que afectan a la organización y sobre los cuales
se calculan datos; como es en el caso de los archivos de VENTAS,
ORDENES DE PRODUCCIÓN o PAGO DE SALARIOS. Otros ejemplos de archivos
de transacciones son los archivos de: REGISTROS CONTABLES, COSTOS,
FACTURAS, PAGOS A RECIBIR, PROCESOS DE EXPORTACIÓN, CONSULTA DE
CLIENTES, PEDIDOS DE CLIENTES Y PEDIDOS A PROVEEDORES.
ARCHIVOS DE CONTROL.
Los archivos de control contienen datos de los
archivos maestros y de transacciones, para permitir el análisis del
desempeño de la organización. Estos archivos generan medidas de
control de los negocios, como ser el VOLUMEN DE VENTA POR PRODUCTO,
VOLUMEN DE VENTA POR VENDEDOR, VOLUMEN DE VENTA POR CLIENTE, COMPRAS
POR PROVEEDOR, COSTO DE REPOSICIÓN.
ARCHIVO DE PLANEAMIENTO.
Los archivos de planeamiento, contienen datos
referentes a los niveles esperados de los datos existentes en los
archivos maestros y de transacciones; como por ejemplo: PROGRAMA DE
VENTAS, PROGRAMA DE COMPRAS, PROGRAMA DE PRODUCCIÓN; PRESUPUESTO
FINANCIERO. Por lo tanto los datos existentes en un archivo de
planeamiento provienen de los archivos maestros, de transacciones, y
de control.

Figura 3.1.1. Flujo de información entre los
distintos tipos de archivos
3.1.2.LLAVE PRIMARIA O
IDENTIFICADORA.
Cada instancia de una entidad debe ser
unívocamente identificable, de manera tal que cada registro de la
entidad debe estar separado y ser unívocamente identificable del
resto de los registros de esa misma entidad; y quien permite esta
identificación es la llave primaria. La llave primaria, que
generalmente se identificada por medio de la letra @, puede
ser un atributo o una combinación de atributos.
En consecuencia en cada archivo solo podrá existir
un único registro que posea un valor determinado para su llave
primaria. En otras palabras no puede existir en un archivo un
registro que cuente con el mismo valor de otro registro en el campo
de la llave primaria; la llave primaria no puede tener valores
repetidos para distintos registros.
La llave primaria debe permitirle a un Sistema de
Gestión de Base de Datos (SGBD), correctamente proyectado, generar
un error si un usuario intenta incluir un nuevo registro cuya llave
primaria coincida con la de otro registro ya existente en el
archivo.
En el caso de la Base de Datos de compras,
descripta anteriormente (ver
3.1.Estructura de una Base de datos), las
llaves primarias de cada archivo son:
- ARCHIVO DE PRODUCTOS: @ Código artículo
- ARCHIVO DE PROVEEDORES: @ Código
proveedor
- ARCHIVO ORIGEN DE LOS PRODUCTOS: @(Código
proveedor + Código producto).
3.1.3.INDICES DE ACCESO
Un índice de acceso es un archivo auxiliar
utilizado internamente por el SGDB para acceder directamente a cada
registro del archivo de datos. La operación de indexación, creada
por el SGDB, ordena a los registros de un archivo de datos de
acuerdo con los campos utilizados como llave primaria e, incrementa
sensiblemente la velocidad de ejecución de algunas operaciones sobre
el archivo de datos. Normalmente para cada archivo de datos debe
existir un índice cuya llave de indexación sea idéntica a su llave
primaria. Este índice es llamado índice primario.
También es posible crear índices para un archivo
de datos utilizando atributos (campos), o conjunto de atributos,
diferentes de los de la llave primaria. Este tipo de índice,
llamado índice secundario, es utilizado para reducir el tiempo
de localización de una determinada información dentro de un archivo
o para clasificar los registros del archivo de acuerdo con el orden
necesario para la obtención de la información deseada. |