Procedimiento de Ventas

VENTAS EN CUENTA CORRIENTE

ETAPAS BÁSICAS

1. FORMULAR EL PEDIDO

2. APROBACIÓN DEL PEDIDO

3. DESPACHAR LA MERCADERÍA

4. FACTURAR

5. REGISTRAR

1.FORMULAR EL PEDIDO

1.1. El CLIENTE realiza una SOLICITUD DE MERCADERÍA.

1.2. El VENDEDOR confecciona NOTA DE PEDIDO (4 ejemplares)

Datos del CLIENTE
Nombre del Cliente
Número de Cuenta Corriente
Domicilio de entrega
Datos del PRODUCTO
Descripción del producto
Código del Producto
Cantidad solicitada
Datos del VENDEDOR
Nombre del Vendedor
Código del Vendedor ( Código de empleado).

1.3. El VENDEDOR valoriza la NOTA DE PEDIDO (Forma de pago; la puede realizar CUENTA CORRIENTE)

LISTA DE PRECIO
BONIFICACIONES
CARGOS(Por embalajes, transportes u otros)
Plazo de entrega.

1.4. El VENDEDOR envía NOTA DE PEDIDO

A VENTAS(original y triplicado)
Al CLIENTE(duplicado)
Al ARCHIVO, para control del VENDEDOR (cuadruplicado).

1.5. VENTAS controla la valorización (del paso 1.3.).

1.6. VENTAS iniciala NOTA DE PEDIDO (original y triplicado).

1.7. VENTAS envía NOTA DE PEDIDO

A CUENTA CORRIENTE (original)
Al ARCHIVO (triplicado).

1.8. VENTAS confecciona estadísticas en base a archivado NOTA DE PEDIDO (triplicado).

2. APROBACIÓN DEL PEDIDO

2.1. CUENTA CORRIENTE controla @ Límite de crédito.

2.1.1. La suma del: Valor total + Saldo de deuda del CLIENTE + Notas de pedido aprobadas no debitadas; deben ser menor al Límite de crédito acordado.

Si se cumple la ecuación anterior

2.2. CUENTA CORRIENTE aprueba NOTA DE PEDIDO

2.2.1. CUENTA CORRIENTE registra la aprobación en el Total de notas de pedido aprobadas y no debitadas de cada CLIENTE.

2.2.2. Se inscribe en la NOTA DE PEDIDO la Aprobación.

2.2.3. CUENTA CORRIENTE envía NOTA DE PEDIDO a ALMACENES.

Si no se cumple la ecuación anterior

2.3. CUENTA CORRIENTE no aprueba la NOTA DE PEDIDO

2.3.1. CUENTA CORRIENTE inscribe en la NOTA DE PEDIDO

Importe de la Deuda actual
Importe de las Notas de pedido aprobadas y no contabilizadas.

2.3.2. CUENTA CORRIENTE envía NOTA DE PEDIDO no aprobada a CRÉDITOS.

2.3.3. CRÉDITOS consulta Límite de crédito del CLIENTE.

2.3.4. CRÉDITOS decide si aprueba

2.3.4.1. CRÉDITOS no aprueba la venta

2.3.4.1.1. CRÉDITOS envía NOTA DE PEDIDO a VENTAS

2.3.4.1.2. VENTAS registra el Rechazo

2.3.4.1.3. VENTAS comunica al CLIENTE

2.3.4.2. CRÉDITOS aprueba la venta

2.3.4.2.1. CRÉDITOS Iniciala sobre la NOTA DE PEDIDO

2.3.4.2.2. CRÉDITOS envía NOTA DE PEDIDO a CUENTA CORRIENTE

2.3.4.2.3. CUENTA CORRIENTE registra el pedido aprobado en Total de notas de pedido aprobadas y no debitadas de cada CLIENTE ( paso 2.2.1.).

2.4. ALMACENES controla NOTA DE PEDIDO (original) con EXISTENCIAS.

? Si hay EXISTENCIAS para cumplir el pedido

2.4.1. ALMACENES emite REMITO ( 5 ejemplares)

2.4.2. ALMACENES envía REMITO (5 ejemplares) a DESPACHO

2.4.3. ALMACENES archiva (definitivamente) NOTA DE PEDIDO.

2.4.4. ALMACENES descarga de EXISTENCIAS.

Si no hay EXISTENCIAS para cumplir el pedido.

2.4.5. ALMACENES anota en la NOTA DE PEDIDO (original) tal circunstancia

2.4.6. ALMACENES envía NOTA DE PEDIDO (original) a CUENTA CORRIENTE

2.4.7. CUENTA CORRIENTE con la NOTA DE PEDIDO (original) descarga del archivo del CLIENTE, la inscripción Nota de pedido aprobada y no contabilizada.

2.4.8. CUENTA CORRIENTE envía NOTA DE PEDIDO (original) a VENTAS

2.4.9. VENTAS toma conocimiento

2.4.10. VENTAS avisa al CLIENTE.

3. DESPACHO DE LA MERCADERÍA.

3.1. DESPACHO controla REMITO.

3.2. DESPACHO conforma REMITO (cuadruplicado).

3.3. DESPACHO envía REMITO (cuadruplicado) a ALMACENES.

3.4. DESPACHO organiza la entrega

3.4.1. DESPACHO emite HOJA DE RUTA (Original y 2 copias)

Datos del Cliente
Domicilio de entrega
Número de REMITO
Cantidad de bultos por REMITO
Nombre del repartidor (Ordenada por B REPARTIDOR).

3.5. DESPACHO entrega al REPARTIDOR

HOJA DE RUTA (original y duplicado)
REMITO (original y duplicado).

3.6. REPARTIDOR controla

3.6.1. Números de REMITO en HOJA DE RUTA

3.6.2. Bultos o paquetes con REMITO.

3.7. REPARTIDOR firma HOJA DE RUTA (triplicado)

3.8. DESPACHO archiva (transitoriamente)

HOJA DE RUTA (triplicado)
REMITO (quintuplicado y triplicado).

3.9. REPARTIDOR entrega mercadería al CLIENTE.

3.10. CLIENTE firma REMITO (original).

3.11. REPARTIDOR entrega REMITO (duplicado) al CLIENTE.

3.12. REPARTIDOR anota observaciones en HOJA DE RUTA (si las hay).

3.13. REPARTIDOR entrega en DESPACHO

REMITO (original)
HOJA DE RUTA (original y duplicado)

3.14. DESPACHO controla entrega

3.14.1. Si fue todo entregado (todos los REMITOS firmados por los CLIENTES)

3.14.1.1. DESPACHO devuelve HOJA DE RUTA (duplicado) al REPARTIDOR

3.14.1.2. REPARTIDOR archiva HOJA DE RUTA (duplicado)

3.14.2. Si una entrega no fue realizada

3.14.2.1. Se excluye de la HOJA DE RUTA

3.14.2.2. DESPACHO archiva transitoriamente el REMITO

3.14.2.3. DESPACHO lo incluye en la HOJA DE RUTA del día siguiente.

3.15. DESPACHO envía REMITOS de entregas efectuadas y HOJAS DE RUTA (original) a CONTABILIDAD ALMACENES

3.16. CONTABILIDAD ALMACENES controla HOJA DE RUTA con REMITOS entregados.

3.17. CONTABILIDAD ALMACENES envía HOJA DE RUTA (original) a DESPACHO.

3.18. DESPACHO archiva (definitivamente) HOJA DE RUTA (original).

3.19. DESPACHO envía REMITO (triplicado ) a FACTURACIÓN.

3.20. DESPACHO envía REMITO (quintuplicado) a VENTAS.

3.21. VENTAS adjunta REMITO (quintuplicado) a NOTA DE PEDIDO (archivada).

4. FACTURACIÓN

4.1. FACTURACIÓN valoriza REMITO (consulta LISTA DE PRECIO).

4.2. FACTURACIÓN controla si existe alguna BONIFICACIÓN ESPECIAL (comunicada por documento) a ser incluida.

4.3. FACTURACIÓN emite FACTURA (triplicado).

4.4. FACTURACIÓN controla REMITO y FACTURA

Suma número de artículo
Suma cantidad.

4.5. FACTURACIÓN, finalizada la emisión, calcula el B Total de importes facturados.

4.6. FACTURACIÓN comunica Total de importe facturado a CONTADURÍA.

4.7. VENTAS emite un TOTAL DE NOTAS DE PEDIDO; de los REMITOS (quintuplicado) recibidos.

4.8. VENTAS comunica TOTAL NOTAS DE PEDIDO a CONTADURÍA.

4.9. CONTADURÍA controla Total de importe facturado y TOTAL NOTAS DE PEDIDO.

4.10. CONTADURÍA archiva Total facturación y TOTAL NOTAS DE PEDIDO.

4.11. CONTADURÍA comunica resultado de la verificación a FACTURACIÓN.

4.12. FACTURACIÓN recibido resultado de verificación envía FACTURA (original) al CLIENTE.

4.13. FACTURACIÓN envía FACTURA (duplicado) a CUENTA CORRIENTE.

4.14. FACTURACIÓN envía FACTURA (triplicado) a COBRANZAS.

4.15. COBRANZAS archiva (transitoriamente) FACTURA (triplicado). Para posterior cobro.

4.16. FACTURACIÓN archiva REMITO.

5. REGISTRACIÓN

5.1. CONTABILIDAD ALMACENES valoriza (al costo) el REMITO (original).

5.2. CONTABILIDAD ALMACENES acredita en las sub cuentas afectadas.

5.3. CONTABILIDAD ALMACENES totaliza valores acreditas.

5.4. CONTABILIDAD ALMACENES verifica Total número de artículo y Total cantidad del REMITO con Total registrado.

5.5. CONTABILIDAD ALMACENES notifica DETALLE DE REGISTRACIONES (MINUTA CONTABLE) a CONTADURÍA.

5.6. CONTABILIDAD ALMACENES archiva REMITO.

5.7. CUENTA CORRIENTE, con la FACTURACIÓN (duplicado), debita en la subcuenta del CLIENTE.

5.8. CUENTA CORRIENTE, descarga de la subcuenta CLIENTE, importe de pedidos aprobados y no contabilizados.

5.9. CUENTA CORRIENTE, totaliza registros.

5.10. CUENTA CORRIENTE, informa detalles de los registros (MINUTA CONTABLE) a CONTADURÍA.

5.11. CUENTA CORRIENTE archiva FACTURA (duplicado).

5.12. CONTADURÍA con las MINUTAS CONTABLES recibidas de CONTABILIDAD ALMACENES controla la MINUTA CONTABLE de CUENTA CORRIENTE con el Importe facturado.

5.13. CONTADURÍA en base a las MINUTAS CONTABLES registra en CONTABILIDAD GENERAL.

5.14. CONTADURÍA archiva las MINUTAS CONTABLES.