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Propuesta de gestión de recursos humanos
de un Departamento Pedagógico:
el módulo de pasantías

Resumen

En la Educación Superior los recursos humanos que aportan a las distintas funciones son un componente esencial que se debe gestionar eficientemente. Las TIC son una potencial herramienta imprescindible para capturar y procesar los datos surgidos de estos espacios. Se sintetiza el modelo de proceso software y las funcionalidades asociadas al componente de gestión de pasantías de un Departamento pedagógico, funcionalidades definidas para asistir en la administración de los datos, generación de información y la toma de decisiones.

Proposed human resources management
of an Education Department:
internship module

Abstract

Knowledge Management in Higher Education is a vast field of illustration of its models. In the knowledge society, ICT constitute a potential tool for mediating knowledge management processes. The paper presents the module subsystem applied to human resources of an academic department. The software process model and the features associated to the software to support information management and decision-making is synthesized.

Introducción

Al igual que en otras organizaciones, las dedicadas a la Educación Superior deben maximizar las ventajas que brindan, las potencialidades y aplicaciones de las TI. Los funcionarios  y gestores deben contemplar el empleo en actividades de educación, investigación, extensión y administración y además visualizar las alternativas de integración que otorga a su comunidad y ámbito de influencia en la Sociedad del Conocimiento.

Ésta es un concepto amplio [1-4], referencia a la importancia de la ciencia y la tecnología en la generación y  el desarrollo económico. Se caracteriza por: el empleo intensivo de los sistemas de información y comunicaciones, el valor del conocimiento, la alfabetización en informática, el aprendizaje continuo y la organización electrónico-digital de la actividad humana [2].

En [2] se indica que la Gestión del Conocimiento se orienta a cubrir necesidades de la Educación Superior, sea en la administración como en sus funciones de docencia, investigación y extensión.

La UNESCO sugiere la creación de instancias nacionales para la evaluación y acreditación de la Educación Superior [5]. En la Argentina, se estableció a través de la Comisión Nacional de Evaluación y Acreditación Universitaria (CONEAU) [6].

Uno de los instrumentos técnicos de la CONEAU [6] que garantizan la calidad de la educación, es el sistema de evaluación y acreditación

La acreditación es el sello de calidad que otorga el Estado a un programa académico o institución después de realizar el proceso de evaluación. Este proceso sucede a un proceso de autoevaluación.

En [7] se mencionan que numerosos autores consideran que “las experiencias de evaluación y  acreditación, principalmente en Argentina y Brasil, han contribuido a favorecer una  “cultura de la evaluación” de la educación superior”

Uno de los productos del proceso de evaluación y acreditación de la Carrera Licenciatura en Sistemas de la FaCENA se plasmó en un plan estratégico y la definición del Programa PROMINF.

Uno de sus componentes se denominó Redes de Gestión para la Planificación, Ejecución y Control de Actividades Académicas. Éste se centra en capitalizar la experiencia de actividades curriculares especiales y de Gestión de las unidades académicas participantes.

Propone resolver, mediante la aplicación de paradigmas y tecnologías establecidas, un problema de gestión en las unidades académicas participantes en torno a las actividades curriculares especiales entre las que se mencionan: las Tesis de grado, la gestión de recursos humanos, la gestión de prácticas profesionales, el monitoreo de Tutorías, la gestión de Departamentos y la vinculación entre Universidades.

Además se quiere dotar a las unidades académicas de un mecanismo efectivo de mejora continua donde se relevaran, analizarán, diseñarán e implementarán Redes de Gestión Comunicacional Jerárquica con la participación comprometida de las instituciones y cada uno de sus claustros.

En este trabajo se aborda la implementación de un módulo de un sistema informático que impactará en las funciones del departamento y la carrera, y aportarán a la gestión de la facultad y la universidad. Se presenta el subsistema de recursos humanos de un departamento académico, específicamente la gestión de pasantías. Se sintetiza el modelo de proceso software y las funcionalidades asociadas a la captura y procesamiento de datos.

En [8] se menciona que las instituciones de Educación Superior desarrollan su responsabilidad social, mediante sus funciones de servicio a la sociedad concretando actividades de formación, investigación, extensión y gestión encaminadas a atender y dar respuesta a los problemas generales de la sociedad.  Las pasantías son una herramienta que aporta en este sentido dado que fortalece la formación de los estudiantes profundizando y aplicando los conocimientos adquiridos y consolidándolos a través de prácticas profesionales.

La Ley 26.427 [9] crea el sistema de pasantías educativas en el marco del sistema educativo nacional. En su artículo 2 define como "pasantía educativa" al conjunto de actividades formativas que realicen los estudiantes en empresas y organismos públicos, o empresas privadas con personería jurídica, sustantivamente relacionado con la propuesta curricular de los estudios cursados en unidades educativas, que se reconoce como experiencia de alto valor pedagógico, sin carácter obligatorio.

En [10] se establecen dos tipos de pasantías. Las segundas reglamentadas desde esta institución de Educación Superior.

Metodología

La metodología aplicada se basó en las siguientes etapas:

1. Revisión sistemática de la bibliografía vinculada a temas tratados: sistemas de información, gestión de información, gestión del conocimiento.
2. Búsqueda y compilación de fuentes de datos conteniendo información que sustenta el desarrollo.
3. Búsqueda y selección de herramientas software que potencien la producción de información y apoyen la GC.
4. Definición de funcionalidades generales. Cada uno de sus módulos funcionan de manera independiente o interdependiente. Esta característica otorga flexibilidad para la construcción de nuevas propuestas en función a la descripta en el trabajo.
5. Adaptación del modelo de proceso para administrar los datos generados a partir de las pasantías solicitadas y otorgadas.
6. Definición de funcionalidades correspondiente al eje central del presente trabajo.

Modelo de gestión de recursos humanos

Como se expresó en [11] se sustenta la propuesta en “las TICs, cuyas herramientas informáticas ponen de manifiesto el potencial y la efectividad de las Redes Sociales para la Gestión Online (‘software social’), operando en tres ámbitos, “las 3Cs”, de forma relacionada:

• Comunicación (ayudan a poner en común conocimientos).
• Comunidad (ayudan a formar e integrar comunidades).
• Cooperación (ayudan a realizar actividades conjuntas).

El abordaje de la tecnología desde la Gestión del Conocimiento, implica diferenciar entre información y conocimiento. Mientras que la primera produce asociaciones necesarias para lograr la comprensión de los datos, el conocimiento facilita el fundamento para interpretar su comportamiento [12].

Para implementar la GC utilizando las TI, se retoma a [13], quien  identifica los siguientes conceptos vinculados:

• Conocimiento tácito, es personal y de contexto específico, complejo de formalizar y comunicar; se adquiere en un contexto específico-práctico, surge de la experiencia y es subjetivo.
• Conocimiento explícito, es un conocimiento codificado, puede transmitirse utilizando el lenguaje formal y sistemático, es también racionalizado y objetivo.  El sistema informático explicita el conocimiento obtenido de diversas fuentes.

Aun cuando la diversidad de herramientas comprendidas por las TIC potencia la transformación y difusión de la información, es menester la definición de políticas institucionales que aporten a la gestión eficaz del conocimiento. Siguiendo a [14] se requiere personalizar la información, es decir, conocer y desarrollar una cultura que la propicie, así como ajustar los procesos de comunicación e información a las características específicas de las personas y grupos.

El modelo propuesto se fundamenta en los actores representados por: administrador del sistema, operador, gestores, usuarios. Particularmente, el trabajo se enfoca en las funcionalidades determinadas para la administración del módulo de pasantías, atendiendo a ser uno de los principales generadores de información vinculada con la formación de recursos humanos. A modo de ejemplificar se menciona, la obtención de información requerida para desarrollar informes académicos así como la detección de sujetos con conocimientos disciplinares específicos o con formación en un área determinada.

La Gestión del Conocimiento encuentra en la Educación Superior un vasto campo para desarrollar e  ilustrar  sus modelos. La Fig. 1 muestra los elementos del modelo de RRHH planteado.

Fig. 1. Modelo de actores participantes

En el diseño y desarrollo tecnológico orientado a gestionar el conocimiento derivado de la administración de datos de los pasantes, se aplicó como modelo de proceso el denominado evolutivo incremental [15]. El despliegue de cada incremento, promueve evaluaciones que sustentan datos de realimentación. De este modo al realizar otro incremento,  se avanza en la generación de la solución requerida.

A continuación se describen las etapas que componen el modelo de proceso software implementado (Fig. 2):

Etapa 1: Análisis del sistema de información, integrando los conceptos previamente estudiados, seleccionados y adoptados para su utilización, con miras a su implantación.  

• Análisis de factibilidad, de requerimientos funcionales y no funcionales del sistema, definición de limitaciones tecnológicas. Se definió el producto software y se determinó su factibilidad en el ciclo de vida desde la perspectiva de la relación costo-beneficio.
• Definición de seguridad en el acceso a la información. Los aspectos de seguridad en el acceso y manipulación de los datos, dieron lugar a establecer medidas para prevenir cualquier tipo de problemas tanto externos como inter-nos.
• Especificación de requerimientos. Se detallaron las funciones solicitadas, se consideraron incrementos en porcentajes de la funcionalidad total del sistema.
• Selección de herramientas. Se optó por herramientas de libre distribución. 
• Documentación Se elaboraron protocolos de soporte al análisis y diseño la solución propuesta.

Etapa 2: Diseño y desarrollo del sistema de información. Se realizaron las actividades concernientes a:

• Diseño de las interfaces de comunicación con los usuarios
• Construcción de las interfaces. Los diversos perfiles de usuarios a los cuales está dirigido el producto de software determinaron su diseño.
• Construcción del prototipo. Consistió en elaborar el plan del prototipo, fijadas las restricciones con el usuario. Se refiere al análisis detallando cómo se trabaja, los módulos a implementar y las funciones a usar. 
• Desarrollo. Se procedió a la codificación incremental y evolutiva de las versiones de los prototipos.
• Pruebas. Se procedió a la evaluación del prototipo con miras a realimentación Asimismo, el despliegue de versiones, constituyó un medio de obtener datos para refinar el sistema, de este modo al final del proyecto el resultado cubrió los requerimientos
• Documentación. Se elaboraron protocolos de soporte al desarrollo de la solución propuesta.

Etapa 3: Implementación y evaluación del sistema de información.

• Migración de los datos. Se migraron los datos existentes desde antiguas fuentes de datos.
• Implementación. Se realizó la instalación del producto informático.
• Evaluación del sistema. Se diseñaron y aplicaron instrumentos orientados a valorar el producto e implantaciones realizadas. Se construyeron aquellos más adecuados al tipo de información a reunir, en relación con los objetivos, recursos y población investigados.
• Fuente de información: Se dispuso de fuentes primarias de datos, consistiendo en archivos de datos generados en la asignatura.
• Resguardo de la información. Los datos almacenados y los códigos desarrollados se exportan regularmente con el propósito de asegurar la información de la institución.
• Documentación. Se elaboraron protocolos de soporte a la implementación.
• Capacitación. Los responsables de actualizar la información se entrenan en el funcionamiento.

Fig. 2.  Modelo de proceso

Como se especificó previamente, los elementos de la Red de Formación de Recursos Humanos son: el componente adscripciones, el componente pasantías, Programas especiales.

El documento  se enfoca en el modelado del componente pasantías. El sistema permite la interacción con diferentes roles de usuarios con permisos según su perfil, a fin de asegurar un acceso seguro a la información.

Su conceptualización se fundamentó en la normativa existente, datos registrados en planillas electrónicas, documentos y el conocimiento tácito de los recursos humanos que intervienen en el proceso.

Se coincide con lo expuesto en [11] que este proceso “reúnen varias etapas de desarrollo y varios actores (…) forman grafos complejos con jerarquías bien definidas, comunicaciones formales e informales, que contienen información pública, privada y crítica en una distribución longitudinal, transversal y sectorial dentro de la unidad académica”.

 La definición de requerimientos derivó en especificaciones funcionales determinándose la necesidad de disponer de los siguientes perfiles: administrador del sistema, operador, gestores, usuarios. El administrador es responsable de la gestión de usuarios, tablas auxiliares y el mantenimiento y seguridad del sistema en general. El módulo posibilita consignar los datos necesarios para realizar: ingresos, modificaciones y eliminaciones; así como el seguimiento de cada expediente (estado y ubicación)  desde su iniciación hasta su finalización

Los Gestores y Usuarios se diferencian por el nivel de acceso a Listados y Estadísticas. Entre algunas opciones orientadas a apoyar la gestión de la información, se mencionan:

Alarmas de presentación de informes; Nómina de pasantes aplicando diversos criterios como por ejemplo discriminados según departamento, área, asignatura, categoría,  en un periodo de tiempo o con informes aprobados; nómina de pasantías de un alumno dado que ofrecerá información de la formación disciplinar del recurso humano; nómina de pasantías de un director que podría reflejarse en el aporte docente a la institución dado que es menester la conformación de redes de conocimiento; nómina de pasantías por organización oferente. Además, se brinda información complementaria derivada de los registros.

Consideraciones finales

En instituciones educativas es fundamental la formación de recursos humanos. En este caso particular las pasantías permiten la  aplicación de conocimientos a estudiantes regulares de las carreras; les facilita la inserción laboral al permitir la aplicación de conocimientos y destrezas relacionadas con la carrera que cursa y su certificación como capacitación profesional por la Facultad, y contribuye con las necesidades de la Institución, mediante la prestación de un servicio.

Las TIC aportan a las instituciones de Educación Superior diversos espacios para la  implementación de la Gestión del Conocimiento,  particularmente cuando proporciona los medios para la captura, almacenamiento y procesamiento de datos que transformados en información valiosa y oportuna se transforman en conocimiento para la toma de decisiones.

Su diseño contempla la gestión institución global por lo que se define un alcance de implementación institucional.

Como perspectivas futuras se determinará el impacto de la propuesta entre los actores que utilizan este módulo del sistema informático: gestores universitarios, docentes, alumnos y otros sujetos que podrán interactuar con el mismo en procesos decisorios; a fin de continuar con otros componentes del módulo de formación de RRHH

Este trabajo forma parte de una red de Universidades que compartirán desarrollos de productos software para afrontar la sistematización y la generación de indicadores como apoyo a la toma de decisiones, por lo cual este desarrollo se adaptará a otros contextos de administración en la Educación Superior.

Referencias bibliográficas

[1] Davenport, T. y Prusak, L, “ Working Knowledge”. Harvard Bussines School Press, Boston, Massachusett, 1998

[2] Pérez Lindo, A., Ruiz Moreno, L., Varela, C., Grosso, F., Camós, C., Trottini, A. M., Burke, M. L. y Darin, S., “Gestión del conocimiento. Un nuevo enfoque aplicable a las organizaciones y la universidad”. Grupo Editorial Norma, Bs. As., 2005.

[3] Pérez Lindo, A., “De la revolución cognitiva a la gestión del conocimiento. Documento presentado en el curso de postgrado “Gestión del Conocimiento”. Doctorado de Ciencias Cognitivas. Facultad de Humanidades. Universidad Nacional del Nordeste, 2007

[4] Pérez Lindo, A., “El Gobierno inteligente en la República Universitaria. De Platón a la Gestión del Conocimiento.  Documento presentado en el curso de postgrado “Gestión del Conocimiento”. Doctorado de Ciencias Cognitivas. Facultad de Humanidades. Universidad Nacional del Nordeste, 2007.

[5] Fernández Lamarra N., “La Educación Superior en América Latina y el Caribe y la evaluación y acreditación de su calidad Situación, problemas y perspectivas”, Sociedad Argentina de Estudios Comparados en Educación. [En línea]. Disponible en:

http://www.saece.org.ar/docs/congreso1/Flamarra.doc

[6] Comisión Nacional de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior 2015, CONEAU, Calidad en la Educación Superior. [En línea]. Disponible en:

http://www.coneau.gov.ar/archivos/publicaciones/estudios/20anios_CONEAU.pdf

[7] Barreyro G. B. y Lagoria S. L., “Evaluación de la Educación. Procesos de evaluación y acreditación de la calidad de  la educación superior en América Latina. Los casos de Argentina, Brasil, Uruguay y Paraguay  y la convergencia en el ámbito del Mercosur”, Congreso Iberoamericano de Educación, Metas 2021. [En línea]. Disponible en:

http://www.adeepra.org.ar/congresos/Congreso%20IBEROAMERICANO/EVALUACION/R0777_Barreyro.pdf

[8] Crasto C., Marín F. y  Senior A., “Responsabilidad social en la gestión universitaria: una construcción colectiva”, Espacio Abierto Cuaderno Venezolano de Sociología, 25(2), pp. 183-208, 2016

[9] Ley 26.427, “Creación del Sistema de Pasantías Educativas en el Marco del Sistema Educativo Nacional”. [En línea]. Disponible en http://exa.unne.edu.ar/extension/ley_26427_pasantias.htm

[10] FaCENA 2015-2016, “Pasantías no rentadas”. [En línea]. Disponible en:

http://exa.unne.edu.ar/extension/pasantias_norentadas.php

[11] UNNE-UNICEN-UNAM, “Programa PROMINF 2013, Redes para la Planificación, Ejecución y Control de Actividades Académicas”.

[12] Passoni, L., “Gestión del conocimiento: una aplicación en departamentos académicos”. [En línea]. Disponible en: http://www.accessmylibrary.com/coms2/summary_0286-31232685_ITM.

[13] Polanyi, M., “The Tacit Dimension”. Gloucester, Massachussets, pp. 1-25, 1983

[14] Núñez, P. I. y Nuñez Govín, Y., "Propuesta de clasificación de las herramientas-software para la gestión del conocimiento", Acimed, 13(2), 2005.  

[15] Pressman, R., “Ingeniería del Software. Un enfoque práctico”, Ed. Mac GrawHIll, 2010.

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