Técnica

Administrativa

MODELO PARA LA COMPRA DE SOFTWARE DE APLICACIÓN

La Importancia De Saber Evaluar Al Software De Aplicación Y A Los Proveedores

Marcelo Claudio Perissé

email:marceloperisse@hotmail.com

Introducción

En la actualidad, las organizaciones se encuentran ante la problemática de la automatización de sus Sistemas de Información. Esta problemática puede estar dada por: la creación de un nuevo sistema automatizado, el reemplazo de un sistema, la mejorara de un sistema (a través de la generación de nuevas capacidades), o bien por la de mejora de un programa ya existente (atribuyéndoles nuevas aplicaciones).

Pero no importa cuales sean las circunstancias en las que se encuentren las organizaciones; el hecho es que éstas requieren (constantemente) de recursos informáticos, para poder llevar a cabo sus procedimientos administrativos, con mayores niveles de eficacia y eficiencia.

En este trabajo vamos a presentar una metodología, basada en un estudio ecléctico, tomando conceptos de los Sistemas de Información y de los Sistemas Administrativos; que nos permita definir un modelo para la adquisición de programas aplicados a la solución de problemas administrativos. En otras palabras buscaremos definir un procedimiento para la compra de programas (software), que serán aplicados a la solución de problemas administrativos.

Es importante destacar que el modelo de compra de software de aplicación, no escapa a los lineamientos generales de cualquier otro modelo de compra organizacional; y también, como es sabido por los administradores, el procedimiento de compras se caracteriza por tener un alto nivel de complejidad.

Desde una perspectiva genérica, podemos decir que el proceso de compra de software, en las pequeñas y medianas empresas, puede ser subdividido en las siguientes fases:

• La definición de las necesidades de informatización (usuarios).
• La identificación de los equipos (hardware) en los que el software deberá trabajar.
• La selección de los programas (software) adecuados.
• La instalación, operación y mantenimiento del sistema (hardware software y usuarios).

En función de la complejidad del procedimiento de compra organizacional, y las características específicas de los recursos informáticos involucrados, creemos importante comprender como se realiza un procedimiento de compras de software de aplicación.

Antes de detallar el procedimiento de compra, vamos a describir algunos conceptos específicos que caracterizan al software de aplicación, como principal recurso involucrado en este procedimiento.

SOFTWARE DE APLICACIÓN.

En principio, lo que pretendemos, es aplicar una herramienta para desarrollar una actividad de la manera más productiva. En nuestro caso, es hacer uso de un grupo de instrucciones escritas en un lenguaje especializado, cuya finalidad es indicarle a una máquina como efectuar un trabajo, para la consecución de un fin determinado; la herramienta a la cual nos estamos refiriendo, es denominada software o programa de computación.

QUE ES UN SOFTWARE DE APLICACIÓN

Un software de aplicación es básicamente: un conjunto de programas de computación desarrollados para realizar, en combinación con la actividad humana, tareas o procesos específicos relacionados, en general, con el procesamiento de la información

Estos programas, que son escritos a través de un lenguaje de programación, como el COBOL, FORTRAM, BASIC, C, C++, PASCAL u otros; son clasificados en función de las actividades que ellos puedan realizar; como ser: Facturación, Cuentas a pagar, Liquidación de Sueldos y Jornales, Control de Stock, Control de producción, Gestión Contable, Planeamiento de proyectos.

Un aspecto importante, a destacar en estos momentos, es que un software de aplicación es un elemento componente de un Sistema de Información automatizado; y este sistema se encuentra compuesto por:

• Los programas de computación (software), a los que nos estamos refiriendo;
• Los equipos de informática (hardware), en los cuales los programas son ejecutados;
• Los procedimientos (flujos de trabajo), en los que son aplicados los programas;
• Los usuarios (operación y utilización), con los cuales interactúan; y
• La Información, que genera en función de los datos suministrados.

Al conjunto de programas de aplicación escritos por un productor de software, para realizar tareas específicas y de uso frecuente; conforman lo que se denomina un Paquete de Software de aplicación.

Alternativas de Obtener un Software de aplicación

Ya estamos conociendo cuales son las características principales, del recurso que precisamos.

Ahora veremos, cuales son las alternativas que tiene la empresa para incorporarlo a su patrimonio.

La organización al momento de decidir la compra de un software de aplicación debe evaluar las siguientes alternativas:

1. Desarrollarlo en la empresa, con personal de la empresa; llevando adelante, todas las etapas involucradas en construcción de un programa.
2. Contratar a un especialista para su desarrollarlo, de acuerdo a los requisitos identificados.
3. Adquirir un software de aplicación genérico y, dependiendo de sus características, desarrollar las especificaciones requeridas.
4. Adquirir un software de aplicación flexible y adaptarlo, dentro de lo posible, a las necesidades.
5. Adquirir un software de aplicación específico, y adaptar las necesidades al software ofrecido.

Las empresas proveedoras dedicadas a la producción de paquetes de software, buscan desarrollar un mercado potencial de sus productos; en otras palabras, cada programa es desarrollado de tal forma, que pueda ser aplicado por un gran número de usuarios.

Tanto las características del producto como la del mercado, generan ventajas y desventajas para la adquisición de programas de aplicación.

Las principales ventajas de adquirir un software de aplicación sobre la alternativa del desarrollo propio, son básicamente dos:

La primera es el bajo precio de adquisición, que se da por el hecho de dividir su costo entre varios usuarios y

La segunda es la reducción de los plazos hasta la implementación del sistema; al no llevar acabo la empresa la construcción del software de aplicación.

La principal desventaja de adquirir un software de aplicación, desarrollado para múltiples usuarios, es que existe una baja probabilidad de que éstos atiendan a todos los requisitos de los usuarios.

Selección de paquetes de software de aplicación.

En este punto vamos a enumerar y describir, a los pasos necesarios para la adquisición de un paquete de software de un paquete de software de aplicación.

Un procedimiento de compra de software de aplicación , lo podemos dividir en doce etapas, a saber:

1. Identificación y especificación de las necesidades

   Este primer paso consiste en elaborar una lista en la que se indique: Qué necesito; cuál es el problema; qué espero lograr con el nuevo sistema; con qué recursos cuento actualmente y qué posibilidades tengo de obtener nuevos recursos.

   De nada servirá contar con un buen paquete de software, si no se ha alcanzado una comprensión del problema.

2. Análisis de las necesidades y búsqueda de alternativas.

   En esta etapa se hace un estudio de la situación actual; delimitando al problema y determinando cuales serían las posibles soluciones, y sus respectivos alcances.

   El análisis permite la construcción del modelo; con el que podremos pensar en las cosas y sus relaciones, a fin de poder describir el funcionamiento del sistema.

3. Identificación de los posibles proveedores.

   Aquí debemos investigar cuáles serán los posibles proveedores de software de aplicación.

4. Establecer contacto.

   Debemos convocar a los proveedores a que realicen sus propuestas comerciales, en función de los requerimientos descriptos.

5. Ubicar la compra y el criterio de uso.

   Establecer los criterios y la metodología a ser aplicada en la evaluación de las propuestas presentadas, por los proveedores.

6. Evaluar alternativas.

   Una vez recibidas todas las propuestas, por parte de los proveedores; se debe seleccionar, de todas ellas, a los dos o tres principales paquetes de software.

7. Disponibilidad del presupuesto.

   De cada uno de los proyectos seleccionados, se debe realizar una evaluación de inversión. Pueden aplicarse técnicas financieras que analicen el flujo de caja, tales como: Valor actual neto, Tasa interna de retorno, Tasa diferencial

8. Evaluar alternativas específicas.

   Realizar un test de cada uno de los paquetes de software seleccionados; con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos de funcionalidad y los atributos de calidad, que fuesen especificados por la empresa y asumidos por el proveedor, con el comportamiento real del software.

9. Negociar.

   Ajustar los detalles del traspaso, entre el proveedor y la empresa, del paquete de software que presentara mejor desempeño en los tests; con el fin de buscar mejores resultados en el procedimiento de compra.

10. Adquirir.

    Efectuar la adquisición mediante la firma del contrato entre el proveedor y el comprador y la recepción del bien a la empresa (incorporar el bien al patrimonio de la empresa)

11. Instalación del software.

    Instalar el nuevo paquete de software de aplicación, en los equipos (hardware) donde éste va a trabajar, construir todos los archivos de datos necesarios para poder ser utilizado y, entrenar a los usuarios del software.

12. Evaluación posterior a la compra del Software seleccionado.

Identificar puntos débiles y fuertes del software adquirido, que permitan valorar su funcionamiento. La evaluación permitirá mejorar la efectividad de los sistemas de información.

Formas en las que se comercializan los paquetes de software de aplicación

La gran mayoría de los programas de aplicación son comercializados embalados en forma de paquetes, que contienen: Los disks o compac disc, en los que se encuentran grabados los programas, los manuales y toda la documentación complementaria y necesaria. También es común que en la oferta se encuentren incluidos, cursos de entrenamiento, el soporte técnico necesario para la correcta utilización del software y también pueden incluir el hardware.

El software de aplicación a problemas administrativos es comercializado: por los propios productores, a través de sus representantes comerciales; y muy pocas veces se da el caso de la de la reventa realizada por empresas especializadas en informática, que comercializan programas equipos y suministros.

Básicamente podemos observar dos modalidades de comercialización: la primera y más común es la venta de una licencia de uso del software con derecho al servicio de soporte técnico y mantenimiento, la segunda es por medio del cobro de una tasa de utilización del software, con derecho al servicio técnico y mantenimiento.

Independientemente de la modalidad de comercialización, el proveedor suele incluir dentro del precio, la instalación y el entrenamiento inicial de los usuarios, que será necesario para el buen funcionamiento del software.

La empresa cuando realiza una solicitud a los proveedores, debe verificar que dicha propuesta contenga los siguientes ítems:

• Una descripción completa de los paquetes de software de aplicación y los programas utilitarios que podrán ser provistos, sus precios y condiciones de pago.
• Hardware y software de base (sistema operativo) necesarios para la instalación y funcionamiento de los paquetes de software propuestos.
• Relación de otros costos que podrán surgir en la implementación.
• Detalle de las condiciones de mantenimiento del software y su costo.
• Comprobación de la capacidad para proveer sistemas; que funcionen de acuerdo con las necesidades de la empresa, resaltando sus facilidades (recursos de operación), los datos almacenados en los principales archivos, las consultas y relatorios disponibles y la documentación que acompaña al producto.
• Estimativa de recursos necesarios para la operación de los sistemas, o sea, exigencias de hardware y tiempo de procesamiento, para cada paquete de software ofrecido, basado en los volúmenes de datos previstos por la empresa, especialmente para volúmenes picos.
• Una descripción de cómo se puede ampliar el sistema previendo aplicaciones adicionales y volúmenes extras de procesamiento.
• Detalles del soporte que puede ser ofrecido (asesoramiento, entrenamiento, modificaciones en el software, etc. ), durante la implementación del sistema y después de esta.
• Descripción de la posibilidad de integración de los paquetes de software propuestos entre sí, con otro software del mercado o con los que la empresa ya posee.
• Un ejemplo, aunque incompleto, de la documentación que acompaña al sistema, para que, al examinar algunos puntos sea posible evaluar la calidad.
• Demostraciones de los paquetes de software propuestos o la posibilidad de tenerlos instalados en los equipos de la empresa para su evaluación.

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR:

Al momento de realizar la selección del proveedor debemos determinar cual son las características del software involucrado en el procedimiento de compra; pues estas características van a determinar el tipo de relación que precisamos mantener con el proveedor.

Consideramos a cuatro tipos de paquetes:

En función de esta clasificación, la empresa debería dimensionar los atributos que a continuación se detallan, y que nos permita realizar una mejor evaluación de los proveedores.

DIMENSIONES DE ATRIBUTOS:

• Reputación global del proveedor
• Términos financieros
• Flexibilidad del proveedor para ajustarse a las necesidades de su empresa
• Experiencia con el proveedor en situaciones análogas
• Servicio técnico ofrecido
• Confiabilidad en el vendedor
• Conveniencia en colocar la orden
• Datos sobre la confiabilidad del producto
• Precio
• Especificaciones técnicas
• Facilidad de operación o de uso
• Preferencias del usuario principal del producto
• Entrenamiento ofrecido por el proveedor
• Tiempo de entrenamiento requerido
• Confiabilidad en los datos de envío prometidos
• Facilidad en el mantenimiento
• Servicio de ventas esperado después de la fecha de compra

Sobre esta cuestión, también son importantes los aspectos considerados por: Panell, B.K., Jackson D.C. y Lucas S.B.[1984]; McCaleb, Robero B. [1985]; Connor, Ursula [1985]; para evaluar a los proveedores de paquetes de software, y que a continuación se detallan:

• ¿El proveedor puede presentar una lista de clientes que puedan ser visitados o contactados?.
• ¿El proveedor asume la responsabilidad total para la instalación y el buen funcionamiento del software?.
• ¿Existe una garantía y un contrato de mantenimiento incluido en el precio de los paquetes de software ofrecidos?.
• ¿Cuantos sistemas semejantes ya fueron instalados?, ¿ Es probable que pueda dar continuidad a los servicios?, ¿ Hace cuanto tiempo el producto se encuentra en le mercado?.
• ¿Hace cuanto tiempo el proveedor se encuentra en el ramo?, ¿Que experiencia, en términos genéricos, posee el proveedor; y dentro del tipo de la actividad de la empresa?.
• ¿Cuál es la estructura del proveedor (números de analistas y programadores, equipamiento, etc.)? ¿ A que distancia se encuentra? ¿Hay disponibilidad de comunicación y de visitas rápidas?.
• ¿Qué servicio de mantenimiento y asistencia técnica ofrece?, y ¿A partir de cuando?.
• ¿El producto propuesto ha sido mejorado o perfeccionado?.
• ¿Qué servicio ofrece el proveedor con relación a adaptaciones al sistema y al entrenamiento de los usuarios; y ante un cambio de la aplicación inicial por versiones posteriores?.

CONCLUSIÓN

El procedimiento de compra de paquetes de software de aplicación, es un aspecto crítico para el proceso de informatización basada en el uso de microcomputadoras, especialmente para lapequeña y mediana empresa. Dadas las características propias de los recursos informáticos, que se encuentran en una constante evolución; no solamente son importantes las especificaciones técnicas del software, también es fundamental la relación con los proveedores de los mismos. De esta relación empresa - proveedor , y a través de la mejor aplicación de los recursos informáticos, dependerá la capacidad de la empresa para poder mejorar sus procedimientos.

Es así que del criterio utilizado en la evaluación de los proveedores como el de los productos y servicios por ellos ofrecidos; condicionará el mejoramiento de los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad de la empresa.

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