1. Primer contacto con el Word
Cuando se entra al procesador de textos Microsoft Word, aparece la
pantalla de trabajo, en la cual hay gran cantidad de elementos comunes a
cualquier otro programa (cuadro de cierre, barra de título, botones
maximizar/minimizar, barras de desplazamiento...) y con otros nuevos.
1.1. Barra de menús
Los comandos de la barra de menús se refieren a las funciones
del procesador de textos:
Archivo: contiene aquellos comandos
relacionados con la gestión de archivos, así como las opciones para
preparar la página antes de imprimir y las opciones de impresión.
Edición: contiene los comandos relativos a
la edición de texto como pueden ser aquellos que permiten copiar o mover
información, así como las de búsqueda y sustitución de palabras.
Ver: contiene los comandos de visualización
del documento, como son los modos de trabajo, las barras de herramientas y
los encabezados y pies de página.
Insertar: en este menú están los comandos
que permiten insertar todo tipo de elementos en un documento, desde la
fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto.
Formato: con él se accede a todos aquellos
comandos que facilitan la mejora en la presentación de la información,
como pueden ser los cambios de formato de carácter, párrafo, o la creación
de columnas o estilos.
Herramientas: como su nombre indica,
facilita el corrector ortográfico y los sinónimos, así como los comandos
de combinar correspondencia para envíos masivos de información.
Tabla: contiene todos los comandos para la
creación y manejo de tablas.
Ventana: muestra los comandos para
gestionar el manejo de varias ventanas de documentos simultáneamente.
? da acceso al menú de ayuda que permite
consultar de modos distintos cualquier duda que pueda surgir.
1.2. Barras de herramientas
Las barras de herramientas son un sistema cómodo y rápido para ejecutar
directamente cualquier comando de los menús. Cuando se entra al procesador
de textos aparecen visibles una serie de barras de herramientas, aunque se
pueden visualizar otras, quitar las que no interesen, o incluso crear
nuevas barras de herramientas.
1.2.1 Mostrar y ocultar barras de herramientas
En el cuadro de diálogo Barras de herramientas
del menú Ver aparece una lista de todas las
barras de herramientas disponibles, las activas tienen una
ü puesta en el cuadro de verificación de la
izquierda. Desde aquí con el ratón podremos activar o desactivar las que
interesen. Normalmente estarán activadas únicamente las barras de
herramientas de Estándar y
Formato.
1.3. Regla
En el modo de Presentación
de Word aparece una regla horizontal. Si no está visible se debe activar
desde la opción Regla del menú
Ver.
La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja
de escritura. Mediante la regla es posible cambiar las sangrías y
tabuladores desde el propio documento sin necesidad de entrar en los
menús.
1.4. Barra de estado
La Barra de estado está situada en la parte
inferior de la pantalla, y muestra constantemente una serie de información
muy útil: la página en la que está situado el cursor, la sección y el
número de páginas del documento activo, la posición del cursor con
respecto a la altura, la línea y la columna de la página, etc.
1.5. Los caracteres invisibles
Como se puede ver en las ilustraciones de muestra, cada palabra aparece
separada por un espacio señalado mediante un punto, los párrafos acaban
con un símbolo ¶, y los tabuladores con una flecha. Estos son marcas que
luego no se imprimirán y que tienen como función indicar los espacios,
saltos de párrafo, tabulaciones, etc., que se van insertando. Aunque estas
marcas al principio pueden resultar incómodas son de una gran utilidad
para llevar un correcto control del formato.
Word no muestra por defecto estas marcas por lo que conviene activar su
presentación al empezar a trabajar. Para ello se presiona el botón 
de
la barra de herramientas Estándar. Se
desactiva presionando el mismo botón.
1.6. Modos de trabajo y de presentación del documento en la pantalla
Word presenta cinco modos de trabajo y de presentación de los documentos:
Normal, Esquema,
Diseño de página,
Documento maestro y Presentación preliminar.
El paso de un modo a otro se realiza desde el menú
Ver o desde la solapa 
de
la parte inferior izquierda de la ventana, excepto para el caso de la
Presentación preliminar que se activa desde el
menú Archivo o desde el botón 
de
la barra de herramientas Estándar.
1.6.1. Modo de presentación normal
El modo de presentación Normal
muestra el documento como si fuera una cinta de papel continuo. No
aparecen elementos como las notas al pie, pies de página o encabezados
que, como se verá más adelante se muestran en ventanas independientes.
1.6.2. Diseño de página
Este modo presenta el documento ya encajado en páginas tal y como luego
se imprimirá, con las notas, los encabezados, etc. Resulta más claro
trabajar con él que con el modo Normal, pero
tiene el inconveniente de que, al obligar al programa a paginar
constantemente para poder mostrar la apariencia real de las páginas, es
mucho más lento. Se suele utilizar para hacer correcciones en el formato
del documento.
1.6.3. Esquema y Documento maestro
Estos dos modos de trabajo son bastante similares. El
Esquema permite organizar el documento
mediante títulos, subtítulos, secciones, etc. de un modo muy sencillo.
El Documento maestro realiza la misma
función pero con varios documentos a la vez y muestra la organización de
un trabajo de gran tamaño.
1.6.4. La Presentación preliminar
La Presentación preliminar permite ver el
documento tal y como se va a imprimir. A diferencia de
Diseño de página muestra varias páginas del
documento con lo que es posible tener una visión general de la
apariencia del trabajo. Se suele emplear antes de imprimir para
comprobar que todo va a salir correctamente. Por este motivo se verá más
en detalle en la sección del manual dedicada la impresión.
2. Administración de documentos
Es conveniente guardar el documento nada más empezar a trabajar con
cualquier programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar
pérdidas de trabajo debidas a cortes de la energía eléctrica o a errores del
programa o del sistema.
- Para guardar un documento recién creado hay que elegir la opción
Guardar del menú Archivo
o pulsar el botón
de
la barra de herramientas Estándar. Aparecerá un
cuadro de diálogo distinto según el sistema operativo que se esté empleando,
aunque en todos tendrá parecidas opciones:
En el cuadro Nombre del archivo hay que
escribir el nombre del documento, procurando que sea lo más descriptivo
posible para facilitar su posterior localización.
En la parte superior de la ventana aparece el contenido de la carpeta o
directorio en el que se está trabajando. Antes de guardar hay que localizar la
unidad de disco y dentro de esta, la carpeta o directorio en el que se debe
guardar.
Una vez puesto el nombre y localizado el directorio de destino hay que
pulsar el botón Guardar.
- Para guardar los cambios hechos sobre un documento ya almacenado en
disco hay que volver a seleccionar la opción Guardar
del menú Archivo o a presionar el botón de
la barra de herramientas Estándar. Como el documento ya está guardado con un
nombre y localización concretos, Word guardará los cambios sin preguntar
nada.
- La opción Guardar como… del menú
Archivo se utiliza cuando se quiere guardar una
copia de un documento ya guardado. Cuando se elige esta opción Word presenta
el mismo cuadro de diálogo que para guardar un documento nuevo.
La copia que se haga tiene que tener un nombre distinto o debe estar
guardada en un directorio distinto, porque no es posible tener dos
documentos con el mismo nombre en la misma carpeta o directorio.
3. Escribir y editar
3.1. Desplazamiento del cursor por el documento
| Un documento puede tener una
extensión que va desde una línea hasta varios cientos de páginas. Para
moverse a través de los documentos, Word presenta una barra de
desplazamiento vertical a la derecha de la ventana y otra de
desplazamiento horizontal en la parte baja de la ventana. Para
desplazarse arriba y abajo basta con presionar las flechas que aparece
en los extremos o arrastrar el cuadro que se muestra en medio de las
barras de desplazamiento. Cuando arrastre el cuadro de la barra de
desplazamiento vertical Word indicará el número de las páginas por las
que se va desplazando. |
 |
 |
|
Cuando se empieza a trabajar, Wordmuestra un línea vertical parpadeante
en la parte superior del área de trabajo: es el llamado
punto de inserción que va indicando el lugar
en que se inserta lo que se va escribiendo. La línea horizontal que
aparece al final del texto escrito es la guía de
escritura que indica el límite inferior del documento.
Para mover el punto de inserción para escribir en otro sitio basta con
hacer clic con el ratón allí donde se quiera empezar a escribir. Cuando se
desplaza el ratón en medio del texto, la flecha se transforma en un cursor
con forma de I. También se pueden utilizar las
teclas de cursor para desplazar el cursor por el texto.
3.2. Seleccionar texto
Para aplicar cualquier modificación sobre un texto hay que indicar a Word
sobre qué elemento se quiere que lo haga. Así, para poner una palabra en
cursiva hay que mostrarle al programa sobre cuál de ellas se quiere
aplicar ese formato. Esto se consigue seleccionando la palabra.
Cuando cualquier palabra o frase está seleccionada aparece resaltada con
un cambio de fondo y color de texto: se pone en negativo
A partir de este momento, cualquier comando que se efectúe (borrar,
aplicar cursiva, negrita, subrayar, etc.) se aplicará únicamente sobre el
texto seleccionado.
De los distintos métodos que hay para seleccionar texto los más
habituales son:
- Pinchar con el cursor delante del texto y, manteniendo pulsado el botón
del ratón, arrastrar hasta el final del texto que se quiere seleccionar.
- Si se quiere seleccionar una palabra basta con hacer doble clic encima
de ella.
- Para seleccionar un párrafo hay que hacer tres clic encima de él.
- Si se quiere seleccionar una línea hay que poner el cursor en la parte
izquierda del margen (en la llamada zona de selección) hasta que se
convierta en una flecha que apunta hacia la derecha y entonces hacer clic.
Para seleccionar un párrafo hay que hacer doble clic en la zona de selección
a la izquierda del párrafo. - Si se quiere seleccionar todo el texto basta con hacer clic tres veces
en la zona de selección, o ir al menú Edición y
aplicar Seleccionar todo.
3.3. Funciones de edición: cortar, copiar y pegar. Arrastres de texto
Las funciones de edición aparecen en prácticamente todos los
programas. Su utilidad es muy simple: permiten copiar, cortar y pegar
trozos de texto, ahorrando así gran trabajo cuando se quiere repetir
palabras frases, o desplazar trozos de texto de un lugar a otro.
El primer paso para copiar o cortar un texto es seleccionarlo para
indicarle al programa sobre que texto se quiere ejecutar la acción.
Después se va al menú Edición yseaplica
Copiar o Cortar
según el caso. Por último se desplaza el cursor hasta donde se quiere
pegar el texto cortado o copiado y se aplica Pegar
del menú Edición.
Una vez que un texto se ha copiado o cortado permanece en la memoria
mientras no se copie o corte otra cosa. Así, si se necesita volver a pegar
ese mismo texto no hace falta volver a copiar.
Todo este proceso se puede hacer directamente desde la barra de
herramientas Estándar usando el botón 
para
cortar, 
para
copiar y 
para
pegar.
Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el
ratón: una vez se ha seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la
palabra seleccionada y sin soltar el botón del ratón arrastrar hasta el
lugar en que se quiere dejar el texto. Para duplicar la palabra hay que
seguir el mismo procedimiento pero manteniendo la tecla Control (Ctrl)
pulsada durante el proceso de arrastre.
3.4. Deshacer
Como la inmensa mayoría de los programas, Word tiene la opción de
deshacer, pero con una gran diferencia: mientras otros sólo permiten
deshacer la última instrucción hecha, el tratamiento de textos de
Microsoft permite deshacer todas los pasos dados desde la última vez que
se guardó.
Para ello hay que aplicar la opción Deshacer…
del menú Edición, o presionar el botón 
de
la barra de herramientas Estándar.
También es posible repetir la última instrucción hecha, y rehacer las
instrucciones que se han deshecho mediante la opción
Rehacer… del menú Edición o el botón 
de
la barra de herramientas Estándar.
Ambos botones presentan a su izquierda un menú con una lista de las
acciones hechas o deshechas para facilitar el proceso.
3.5. Sustitución y búsqueda de texto
Para sustituir un texto por otro, hay que elegir el comando
Reemplazar del menú Edición.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
En Buscar debe escribirse el texto que se
quiere sustituir, y en Reemplazar, escribir el
texto que debe reemplazar al anterior. Para sustituir cada vez que aparezca,
se hace un clic directamente sobre Reemplazartodo.
Para comprobar antes de sustituir, se hace clic en
Reemplazar. En este caso, cada vez que Word localice el texto buscado
lo dejará seleccionado en el documento y esperará órdenes sobre el cuadro de
diálogo. La ventana de diálogo, al estar sobre el documento, puede tapar la
localización del texto buscado. Puede moverse como cualquier ventana. Cuando
haya localizado el texto en cuestión las posibilidades son
Buscar siguiente,Reemplazar
yCancelar.
- Buscar siguienterealiza la siguiente
búsqueda sin reemplazar la última localización.
Reemplazar sustituye la actual localización del texto buscado por el
texto y busca la siguiente ocurrencia. Cancelarsale
de la utilidad Reemplazar.
- Tanto para el texto buscado como para el que debe sustituirlo es posible
especificar algunas cuestiones de formato con el menú desplegable
Formato. Se
pueden hacer, además, búsquedas especiales con el menú desplegable
Especial, que permite buscar retornos de carro,
tabulaciones, etc.
- Las opciones Coincidir mayús/minúsyPalabras
completassirven para limitar la búsqueda a la localización de esa
secuencia de caracteres cuando constituya una palabra completa, o limitar la
búsqueda a la perfecta coincidencia de mayúsculas y minúsculas con el
término definido de búsqueda.
El comando Buscar del menú
Edición permite buscar un texto, formato, o
carácter especial. No difiere de la primera parte del punto anterior.
4. Formatos
Word permite que el resultado final del trabajo sea idéntico al que saldría
de una imprenta profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de
formato que se aplican en cualquier libro. Estas opciones se van aplicando
conforme se va escribiendo, pero para una mayor claridad de la exposición se
verán agrupadas en tres categorías: página, carácter y párrafo.
Las más habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las
barras de herramientas sin necesidad de entrar en los menús, por ellos se
verán primero cómo se aplican por este procedimiento, completando la
explicación en algunos casos con la opciones de los menús.
4.1. Formatos de página
Dentro de esta categoría se agrupan instrucciones como el tamaño y
orientación del papel, los márgenes, encabezados y pies de página, etc. La
mayor parte de ellas se concentran en el cuadro de diálogo
Preparar página al que se accede desde el menú
Archivo.
Este cuadro de diálogo presenta cuatro cartas, una para cada grupo de
instrucciones: Márgenes, Tamaño del papel, Fuente del
Papel y Diseño de página. Aunque
presentan este orden se empezará por el que lógicamente parece el primer
paso: la elección del papel.
La carta Fuente del papel sirve para indicar
de que bandeja de la impresora se quiere que se tome el papel. Como depende
totalmente de la impresora que se tenga, las opciones variarán totalmente.
Por este motivo no se estudiará.
El cuadro de opción Aplicar a que aparece en
la parte inferior de las cuatro cartas se puede utilizar cuando se está
trabajando con secciones. Se verá su empleo cuando se llegue a la parte
correspondiente a las secciones en la página 20.
4.1.1. Tamaño del papel
En esta carta se configura el tamaño y la orientación del papel. En el
submenú Tamaño del papel aparecen los tamaños
soportados por la impresora que se tenga seleccionada. En la versión
castellana del programa suele estar puesto el Din A 4, tamaño normal de
prácticamente todas las impresoras.
En el caso de que se quiera utilizar un tamaño de papel no estándar u
otro que no aparezca listado, es posible dar sus medidas en los cuadros
Ancho y Alto.
En la imagen Muestra aparecerá el tamaño y
orientación que se haya seleccionado.
4.1.2. Márgenes
Los márgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el
borde del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las
medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo o
derecho.
El llamado margen de encuadernación es el espacio de la hoja que será
ocupado por la encuadernación. No basta con hacer más grande el margen
izquierdo porque, en el caso de que se vaya a imprimir a dos caras, la
encuadernación irá en la parte izquierda de las páginas impares pero en la
derecha de las pares.
En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que
activar el cuadro de Márgenes simétricos.
Cuando se activa, los cuadros de margen Izquierdo
y Derecho cambian de nombre a
Interior y Exterior.
4.1.3. Diseño de página
La mayor parte de las opciones de esta última carta son aplicables a
los encabezados y pies de página y a las secciones, por lo que se estudian
junto con éstas en los apartados 4.6 del manual.
4.2. Formatos de carácter
Recuerde que para aplicar cualquier formato a un trozo de texto hay que
seleccionarlo previamente.
Las opciones de formato que se pueden aplicar a los caracteres son:
Fuente: es el tipo o familia de letra que se
aplica como pueden ser la Times, Arial,
Courier, BooK
Antiqua, Rokwell, etc. Se pueden aplicar
desde el selector Fuente
de
la barra de herramientas Formato.
Tamaño: se mide en puntos (pto. ), medida
tipográfica que equivale a 0,35 mm. La letra de este manual es una Times New
Roman 12 pto., para el texto normal y Timers New Roman 14
para los títulos. Se aplica desde el selector Tamaño de
fuente
de
la barra de Formato.
Estilo de fuente: se refiere a los modos de
resaltar la letra: negrita 
,
cursiva
,
subrayado
,
que se pueden aplicar al mismo tiempo: negrita cursiva subrayado.
Efectos: se llaman efectos al
superíndice, subíndice, Tachado, Versales,
etc. que se aplican desde el cuadro Fuentes del
menú Formato.
4.3. Formatos de párrafo
Un párrafo es, en principio, cada una de las divisiones del texto que
comienza por una letra en mayúscula y termina con un punto y aparte. Word
los presenta además delimitados por dos marcas ¶ (marcas de párrafo).
Las instrucciones para párrafos están agrupadas en el cuadro
Párrafo del menú Formato,
aunque gran parte de ellas, las más habituales (sangrías, alineaciones,
tabulaciones,…) se pueden aplicar desde la regla y la barra de herramientas
Estándar.
Para aplicar una instrucción de párrafo basta con tener el cursor en
medio del que se quiera modificar, sin necesidad de seleccionarlo. En el
caso de que se quiera aplicar el mismo formato a varios párrafos se tendrá
que seleccionar al menos una parte de cada uno de ellos.
4.3.1. Sangrías
Una sangría es la separación que se puede dejar entre un párrafo
y el margen. Si es sólo la primera línea la que se separa se le llama
Sangría de primera línea; si lo hacen todas con respecto al margen
izquierdo, sangría izquierda; si lo hacen por la derecha,
Sangría derecha, y si se separan todas las líneas del párrafo menos la
primera, Sangría francesa. Esta última se suele emplear en párrafos
numerados como el que aparece en la ilustración de muestra.
Los párrafos numerados o con una viñeta con sangría francesa se pueden
hacer directamente con los botones 
de
la barra de herramientas de formato.
Los párrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la
regla: dos en la parte izquierda 
y
uno en la derecha 
.
Basta con arrastrarlos sobre la regla y colocarlos como se ve en esta
ilustración:
Esto mismo se puede hacer desde la opción Párrafo
del menú Formato. En este caso hay que
introducir los valores en el cuadro de opción correspondiente:
4.3.2. Alineaciones
Word admite todos los tipos de alineación: izquierda, derecha, centrada
y justificada. La alineación por defecto es la izquierda. Para poner
cualquier otra basta con pulsar el botón correspondiente en la barra de
herramientas de formato o elegirla del cuadro de diálogo
Párrafo del menú Formato.
Izquierda |
 Centrada |
 Derecha |
 Justificada |
 |
 |
 |
 |
4.3.3. Interlineado y separación entre párrafos
Estas dos opciones se aplican desde el cuadro
Párrafo el menú Formato.
- Los interlineados–la separación entre las líneas– más normales son lo
típicos de una máquina de escribir: sencillo, 1,5 líneas y doble. Para
aplicarlos hay que seleccionarlos del menú de selección del cuadro
interlineado.
- El espacio entre párrafos es la separación que se deja entre un
párrafo con respecto al que le sigue y al que le precede. Aunque un efecto
parecido se puede conseguir dándole varias veces a la tecla de retorno de
carro, así no se puede dar medidas concretas e inferiores al espacio
dejado por un retorno. Como se verá en el apartado 4.4 esta
instrucción es fundamental dentro de los estilos.
4.3.4. Tabuladores
Cuando se necesita dar al texto dos alineaciones distintas en la misma
línea (como en un índice de un trabajo) o hacer un formato como el que
aparece en la ilustración siguiente, se tiene que usar obligatoriamente
los llamados altos de tabulación.
Como se puede ver en el ejemplo hay cuatro tipos de altos de tabulación
según el tipo de alineación que se quiera.
La tecla de tabulación desplaza el cursor 1,5 cm por defecto. Si se
quiere que se detenga en un punto concreto hay que poner en él una marca
de tabulación. Para ello hay que seleccionar primero el tipo de marca de
tabulación haciendo clic en el selector que aparece a la izquierda de la
regla 
, y
después volviendo hacer clic en el lugar de la regla en que se quiere
situar. Ahora no hay más que ir pulsando la tecla de tabulación para que
el cursor se detenga en los lugares marcados.
Si se quiere mover uno de los altos de tabulación una vez hecha la
tabla, hay que tener en cuenta que son independientes para cada párrafo,
por lo que si se quiere que se mantengan las alineaciones hay que
seleccionar todos los párrafos que compongan la tabla antes de hacerlo.
Para hacer que el espacio entre dos tabulaciones quede relleno hay que
entrar en el cuadro de diálogo Tabulaciones
del menú Formato, seleccionar el alto de
tabulación en Posición indicar que relleno
debe tener, y pulsar el botón Fijar.
4.3.5. Bordes y sombreado
- El método más sencillo de aplicar bordes a un párrafo, a un
grupo de párrafos o a una tabla es utilizar la barra
de bordes, que se activa y desactiva desde el botón
de
la barra de herramientas Formato.
Para aplicar un borde hay que seleccionar primero qué grosor se quiere
que tenga la línea del borde, haciendo clic en la flecha del
selector de grosor de líneas
,
y después seleccionar el tipo de borde: superior 
,
inferior 
,
izquierdo 
,
derecho 
o por
los cuatro lados 
.
Se puede aplicar distintos tipos de línea a los distintos bordes que se
pongan a un párrafo.
Si se está aplicando bordes a un grupo de párrafos o a las celdas de
una tabla, también se puede poner bordes entre ellos con el botón 
.
Para eliminar los bordes aplicados a un párrafo hay que pulsar el
botón 
.
- Los sombreados son variaciones en el color del fondo de un párrafo que
se suelen aplicar para destacar su contenido. Para aplicar un sombreado
basta con seleccionarlo pulsando la flecha del
selector de sombreados en la barra de Bordes
.
Si se ponen sombreados más oscuros de un 50% de gris, es conveniente,
para que se lea correctamente, poner la letra de color blanco y con
negrita (ver la sección 4.2 del manual). En los pies de página de este
manual se puede ver un ejemplo de párrafo con borde superior y sombreado
de 60%.
4.4. Estilos
En cualquier tipo de trabajo constantemente se repiten formatos: por
ejemplo los distintos tipos de títulos de un libro (como se puede ver en
este manual) siempre tienen el mismo formato: negritas, tipo y tamaño de
letra, separación entre párrafos, etc.
Como la labor de ir repitiendo formatos resulta bastante tediosa, Word
permite agrupar un conjunto de instrucciones de formato para poder
aplicarlas todas de golpe: los llamados estilos. Dentro de un estilo se
puede incluir sangría, interlineados, tipos y estilos de letra,
tabulaciones, bordes, etc.
Además, si se han utilizado estilos y posteriormente se quiere modificar
un formato (por ejemplo quitar la negrita de los títulos) bastará con
redefinir el estilo para que todos los párrafos que lo tienen aplicado
cambien.
El uso de estilos es una de las funciones de Word qué más trabajo ahorran
y que más contribuyen a la calidad formal del trabajo. Por ejemplo, este
manual está hecho íntegramente utilizando estilos.
Es posible hacer estilos para párrafo (se aplican a la vez a todo el
párrafo) y de palabra (se aplican sólo a una palabra o grupo de palabras)
pero únicamente se verán los primeros por ser mucho mas útiles.
4.4.1. Creación de estilos nuevos
Para definir un estilo hay que seguir los siguientes pasos:
1. Aplicar sobre un párrafo los formatos de fuente y párrafo que queremos
que posea el estilo. Hay algunos formatos de párrafo que tienen especial
sentido aplicados en estilos:
lEl
Espacio antes y después, del cuadro
de diálogo Párrafo del menú
Formato (ver sección 4.3.3) permite que
determinados párrafos, por ejemplo los de título, se mantengan siempre
un poco más separados del párrafo que les precede que del que les sigue.
De esta forma, siempre se conseguirá la misma separación para todos los
títulos.
l
La opción Conservar con el siguiente
de Párrafo, aplicada a los estilos de título
impide que éstos se separen del párrafo que les sigue, de forma que
luego no se pueda quedar un título sólo al final de una página, causando
muy mal efecto.
2. Hacer doble clic en el selector de estilos 
de la barra Formato, escribir un
nombre para el nuevo estilo y pulsar la tecla
enter.
Cuando más tarde queramos utilizar este estilo bastará con
seleccionarlo para que se aplique al párrafo sobre el que tengamos el
cursor.
4.4.2. Modificar estilos ya existentes
Word tiene predefinidos gran cantidad de estilos para diversos usos:
estilos de título, notas al pie, encabezados, etc. Muchas veces,
especialmente con los modelos de título, resulta mucho mejor modificar los
estilos del Word para que se adecúen al trabajo que crear otros nuevos.
También puede ser necesario modificar los estilos que se hayan creado.
Para ello basta con seguir los siguientes pasos:
1. Modificar un párrafo que ya tenga aplicado el estilo que se quiere
cambiar, con los formatos que se quieran añadir o quitar.
2. Ir al selector de estilos de la barra de formato y volver a aplicar
el mismo estilo. Cuando Word detecte que hay variaciones en el formato del
estilo presentará el siguiente cuadro de diálogo:
3. Hacer clic sobre el botón aceptar.
Cuando en el estilo se hayan modificado únicamente formatos de fuente
hay que seleccionar el párrafo entero para que Word detecte los cambios en
el estilo y pregunte si se quiere modificar.
4.4.3. El estilo normal y los estilos de título
- Para que todos los estilos predefinidos que Word utiliza en un
documento (encabezado, pie, títulos…) resulten proporcionados se utiliza
el sistema de basarlos todos en uno: el modelo normal. Así el estilo de
notas al pie de página es igual que el estilo normal pero con un tipo de
letra más pequeño. De este modo si se cambia el tipo de letra del estilo
normal de Times a Arial, el estilo para las notas al pie cambia
automáticamente a Arial. Lo mismo hacen los estilos del encabezado,
títulos, etc.
Por este motivo, el primer paso a la hora de hacer un trabajo será
determinar qué formato va a tener el estilo normal. También habrá que
pensar qué modificaciones se pueden añadir a este estilo sin que los
restantes se deformen: por ejemplo, si se añade una sangría de primera
línea al modelo normal, todos los restantes estilos también quedarán
redefinidos con la misma sangría. Esto sería incorrecto porque, por
ejemplo, los encabezados nunca tienen sangría de primera línea.
Una solución posible es definir un estilo nuevo con el nombre
Texto, por ejemplo, que sea igual que el
normal y que además tenga sangría. Este será el estilo que utilicemos en
los párrafos normales.
- Word tiene predefinidos varios estilo para títulos:
Título 1, Título 2, Título 3, etc. Conviene
emplear estos estilos en los títulos de un trabajo en lugar de crear
otros propios, porque el programa los utiliza para después hacer los
índices de los trabajos de modo automático (ver la sección 5.2 del
manual). Si el formato que tienen no se adecúa a nuestro trabajo,
siempre es posible modificarlos como se explica más arriba.
- El estilo Título 1 se utiliza para los
títulos principales, Título 2 para los
secundarios, y así sucesivamente. Cuando se empieza un documento nuevo,
en la caja de estilos solo están activos los estilos
Título 1, Título 2, Título 3. Si se
necesitan más niveles de título hay que activarlos desde el cuadro
Estilo del menú Formato,
escogiéndolos de la lista de la izquierda y presionando el botón
Aplicar.
Para facilitar la escritura, Word hace que, tras escribir un título
al presionar la tecla de retorno de carro para seguir escribiendo, pase
a escribir en estilo normal. Si se está empleando otro estilo diferente
para los párrafos normales, como el estilo Texto
arriba sugerido, también se puede hacer que Word, tras un título pase a
escribir en este estilo.
Para ello hay que entrar en el cuadro Estilo
del menú Formato, seleccionar el estilo
Título 1 y presionar el botón
Modificar.
En el cuadro Estilo del párrafo siguiente
hay que escoger de la lista el estilo al que se quiere pasar tras pulsar
la tecla de retorno de carro.
4.5. Tablas
Las tablas de Word tienen una función similar a las tabulaciones pero con
muchas más opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante tablas
se puede:
- generar columnas de texto y números
- disponer texto en columnas paralelas (para traducciones por ejemplo)
- situar imágenes junto a textos como se puede ver en el apartado
Alto y ancho de celdas de esta misma sección
del manual.
Para crear tablas hay que pulsar en el botón 
de
la barra de herramientas Estándar y seleccionar
el número de celdas que se quiere insertar.
También se puede insertar tablas desde la opción
Insertar tabla del menú Tabla:
4.5.1. Alto y ancho de celdas
Para modificar el ancho y alto de las celtas hay que ir a la opción
Alto y ancho de celda del menú
Tabla.
 |
En el cuadro  hay
que dar la media que se quiere que tenga de alto cada fila.
La alineación se refiere a la que se
quiere que tenga la tabla completa con respecto a la página. |
 |
En el cuadro Ancho
de columna hay que dar la medida que queramos que tenga cada
columna.
La opción Autoajuste reduce o amplía
el ancho de la columna a lo necesario para que se vea correctamente
el texto que contiene. |
4.5.2. Formato de tabla
Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un
párrafo normal, con la diferencia de que cada celda se comporta como un
párrafo independiente. Esto permite que se pueda aplicar distintos estilos
a cada celda, o incluso a cada párrafo dentro de la celda.
Los bordes se aplican de la misma forma que se explicó para los
párrafos en la sección 4.3.5 del manual.
4.6. Encabezado y pie de página
El encabezado y el pie son dos partes de la página, por encima y por
debajo de la caja de escritura respectivamente, en las que normalmente va
escrito el título del libro, el nombre del autor, la numeración de las
páginas o cualquier texto que se quiera aparezca repetido en la parte
superior o inferior de todas las páginas.
Para rellenar el contenido de encabezado o del pie hay que activar
Encabezado y pie del menú
Ver. Word nos presenta el encabezado en la presentación de página
permitiendo escribir su contenido. Para ver el pie de la pagina hay que
pulsar el botón 
de
la barra de herramientas Encabezado y pie se
habrá activado automáticamente.
El encabezado y el pie poseen su propio estilo de párrafo (ver sección
4.4) que tiene ya un alto de tabulación en la mitad de la hoja y otro en
la parte derecha para poder escribir, por ejemplo, un texto por un lado y
la numeración por otro.
Los botones 
permiten
introducir la numeración de las páginas, la fecha y la hora. Introducir la
numeración automática en el encabezado es el procedimiento más normal para
numerar las hojas.
4.6.1. Variación de los encabezados y pies de página
Es muy habitual que un libro presente un encabezado distinto para las
páginas pares y las impares: por ejemplo el nombre del autor en las
pares y el título del libro en las impares. Además suele ser normal que
la primera página de un capítulo no tenga encabezado.
Con el procedimiento arriba explicado se puede únicamente poner un
encabezado o pie igual para todas las páginas. Para variar los
encabezados y pies se tiene que ir a la carta
Diseño de página del cuadro Preparar página
del menú Archivo. Se puede ir directamente a
ella desde el botón 
de
la barra de herramientas Encabezado y pie.
En este cuadro hay que marcar las opciones
Primera página diferente y Pares e impares
diferentes. Ahora es posible escribir un encabezado distinto para las
páginas pares y las impares y dejar el de la primera vacío. Para pasar
de un encabezado a otro hay que usar los botones 
de
la barra de herramientas encabezado y pie.
4.7. Secciones
En principio un documento de Word tiene márgenes iguales para todas las
páginas, la misma orientación, el mismo tipo de papel, los mismos
encabezados (con las posibilidades ya mencionadas), etc., pero hay ocasiones
en las que se pueden modificar estas características generales. Esto último
es posible gracias a las secciones.
Las secciones son partes del documento que es posible tratar como si
fueran documentos distintos. De esta manera es posible, por ejemplo, guardar
en un solo documento una carta y su sobre, o pasar de escribir de una sola
columna a columna periodística, hacer en el mismo documento los distintos
capítulos de un libro con encabezados y pies diferentes para cada uno de
ellos, etc.
Este último caso es el que más útil resulta y por ello se le va a dedicar
una explicación mas detallada:
- El primer paso para poder realizar varios capítulos dentro de un mismo
documento es dar el formato de página que se quiere que tenga cada uno de
ellos. Si se quiere que cada capítulo tenga encabezados distintos en las
páginas pares e impares y poder dejar el de la primera página vacío, habrá
que seguir los pasos indicados en la sección 4.6.1 del manual. También hay
que determinar los márgenes (páginas paralelas, margen de encuadernación
etc.) como se explica en la sección 4.1.2.
- En la carta Diseño de página del cuadro
Preparar página en el menú
Formato hay que indicar Página impar en
la opción Comenzar sección, ya que todos los
capítulos comienzan siempre en página impar.
- Una vez hecho esto hay que ir al menú Insertar
y escoger la opción Salto y seleccionar la
casilla Página impar de
Salto de sección.
Word cortará ahora el documento en dos secciones idénticas, cada una con
sus propios encabezados y pies.
Si se quiere insertar un índice de contenido o una portada como se ve en
este manual habrá que hacer también cortes de sección de la misma forma.
5. Inserción de elementos
5.1. Notas: al pie y finales
Las notas son una forma de incluir aclaraciones a palabras o frases, citas
bibliográficas, definiciones, etc. sin que estorben la lectura del texto
principal. Se suelen señalar con un numero que acompaña a la palabra
anotada, y se sitúan en la parte baja de la página en la que está la
palabra anotada (notas al pie), o todas juntas al final del documento
(notas al final), comenzando cada una con el mismo número que la marca que
acompaña a la palabra anotada.
Para insertar una nota hay que situar el cursor justo a la derecha (sin
dejar espacio), de la palabra que se quiere anotar, y elegir la opción
Nota al pie del menú
Insertar.
Aquí hay que indicar si se quiere insertar una nota al pie o al final
(esta versión del Word permite llevar ambas series al mismo tiempo) y que
tipo de numeración debe llevar. Conviene poner siempre la numeración
automática de manera que si posteriormente se intercala una nota extra,
las demás se renumeren automáticamente.
En el botón Opciones se puede modificar el
tipo de numeración, hacer que comience en cada página o en cada sección,
transformar una nota al pie en final o viceversa,…
Una vez insertada la nota se abrirá la ventana de notas (si se está
trabajando en el modo Normal) o aparecerá la
parte baja de la hoja (si estamos en el modo Diseño
de página) para que se pueda escribir el texto de la nota.
Word escribe las notas en el estilo Texto de nota
al pie, idéntico al Normal pero con la
letra dos puntos más pequeña, y que se activa en el momento en que se
inserta una nota.
Para cerrar la caja de notas hay que pulsar el botón
Cerrar, y , si se quiere volver a ver, elegir
la opción Notas al pie del menú
Ver, o hacer doble clic sobre una marca de
referencia.
5.2. Tablas de contenido
Word denomina Tabla de contenido a lo que
vulgarmente se conoce como índice de un libro: lista de los capítulos y
secciones de un libro junto con las páginas en las que están situados.
Realizar a mano una tabla de contenido es un trabajo muy tedioso que
únicamente es posible realizar cuando se ha terminado e impreso el libro,
para evitar que una modificación posterior pueda variar la paginación del
trabajo.
Word puede hacer la tabla de contenido de un trabajo de modo automático,
y actualizarla si se producen modificaciones posteriores. Para ello es
imprescindible utilizar los estilos de título como se explica en la sección
4.4.3 del manual (hay otros procedimientos para hacer una tabla de
contenido, pero son mucho más complejos). La tabla de contenido de este
manual es un ejemplo de tabla realizada de modo automático.
Si se han empleado los estilos de título basta con seguir estos pasos
para hacer la tabla de contenido:
1. Situar el cursor en el punto en que se quiere insertar la tabla
(preferentemente en una sección nueva).
2. Seleccionar la carta Tabla de contenido en el
cuadro de diálogo Índice y tabla del menú
Insertar.
3. Elegir un formato de la lista Estilo,
indicar los niveles de título que debe mostrar la tabla de contenido y
pulsar Aceptar.
Si se han hecho modificaciones posteriores en el documento, es necesario
actualizar la tabla de contenido. Para hacerlo hay que seguir los pasos
descritos para insertarla. Word detecta que ya hay una tabla y pregunta si
se quiere reemplazar:
basta con contestar afirmativamente, y el programa la sustituye por otra
totalmente actualizada.
5.3. Gráficas, imágenes, ecuaciones, etc.
Es posible insertar en un documento de Word gráficas y tablas procedentes
de Excel, imágenes, ecuaciones, etc.
El procedimiento estándar para insertar cualquier objeto es, teniendo los
dos programas abiertos, copiar el objeto en el programa de origen y pegarlo
en el documento de Word.
También se puede hacer a través de la opción insertar
Objeto del menú Insertar.
En la lista Tipo de objeto aparecerán todos
los programas que se tengan en el ordenador y que sean compatibles con el
sistema de intercambio de datos de programas de Microsoft (OLE). Si algún
programa no aparece en la lista habrá que utilizar procedimiento de copiar y
pegar el objeto.
Una vez insertado el objeto, Word arrancará el programa al que pertenece
para que sea posible editarlo. Cuando se haya acabado bastará con salir del
programa para que el objeto quede incrustado en el documento de Word.
Algunos de los que aparecen en la lista son pequeños programas de ayuda
que se instalan junto con el Word para realizar algunos formatos que el
propio programa no puede realizar. Este es el caso del
Editor de ecuaciones: que permite escribir las fórmulas y ecuaciones
más complejas:
6. Corrección de ortografía
Entre las herramientas de corrección que posee el Word una de las más
útiles es la corrección de la ortografía.
La versión 7 de este programa va subrayando en rojo las palabras que se
escriben mal. Para corregirlas sobre la marcha hay que hacer clic sobre
ellas con el botón derecho del ratón y elegir la palabra correcta del menú
que muestra.
En la versión 6 hay que elegir la opción Ortografía
del menú Herramientas:
El programa se irá deteniendo en todas las palabras que considere mal
escritas. Entonces sugerirá la forma correcta en la lista
Sugerencias: si una de las palabras que nos
presenta es la correcta hay que seleccionarla y pulsar el botón
Cambiar.
Puede ser que Word subraye o se detenga en palabras que están
correctamente escritas, porque no las tenga incluidas en su diccionario (es
muy habitual que esto suceda con los nombres propios o vocabulario técnico).
En estos casos se pueden incluir en el diccionario eligiendo al opción
Agregar o ignorarlas con la opción
Ignorar todas.
7. Impresión de un documento
Una vez se ha terminado un documento de Word lo normal es imprimirlo para
presentarlo en papel. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:
Comprobar en la Presentación preliminar que
todo está correctamente: este modo de trabajo presenta las hojas tal y como
luego saldrán impresas. Hacer esta comprobación ahorra gran cantidad de papel.
Para activar la presentación preliminar hay que pulsar el botón de la barra
Estándar o elegir la opción
Presentación preliminar del menú Archivo.
Mediante el botón 
se
indica el número de páginas que deben aparecer a la vez en pantalla y con
el
nivel de zoom. Si se quiere ampliar la visión de una zona basta con hacer clic
sobre ella; para reducir otra vez, se vuelve a hacer clic con el ratón. Para
salir hay que pulsar el botón Cerrar.
Una vez que se ha comprobado que lo que se va a imprimir es correcto se
elige al opción Imprimir del menú
Archivo o se presiona el botón 
de
la barra de herramientas Estándar.
Este cuadro variará según la impresora y el sistema operativo que se emplee,
pero las opciones serán básicamente las mismas:
Impresora: permite seleccionar de la lista
la impresora sobre la que se quiere imprimir. En MacOs la elección de
impresora se hace mediante el Selector en el
menú Apple.
Intervalo: aquí se debe indicar las páginas
que se desean imprimir: todas, la página actual (sobre la que esté el
cursor en el momento de imprimir) o un intervalo irregular de hojas (3,5
imprimirá la página 3 y la 5; 3–5, 9 imprimirá
de la página 3 a la 5 y la página 9).
Copias: aquí hay que indicar el número de
copias que se quiere imprimir de cada hoja.
Una vez seleccionadas las opciones que interesen hay que presionar el botón
Aceptar.
