1. Primer contacto con el Word
1.1. Barra de menús
1.2. Barras de herramientas
1.2.1. Mostrar y ocultar barras de herramientas

1.3. Regla
1.4. Barra de estado
1.5. Los caracteres invisibles
1.6. Modos de trabajo y de presentación del documento en la pantalla

1.6.1. Modo de presentación normal
1.6.2. Diseño de página
1.6.3. Esquema y Documento maestro
1.6.4. La Presentación preliminar

2. Administración de documentos
3. Escribir y editar

3.1. Desplazamiento del cursor por el documento
3.2. Seleccionar texto
3.3. Funciones de edición: cortar, copiar y pegar. Arrastres de texto
3.4. Deshacer
3.5. Sustitución y búsqueda de texto

4. Formatos

4.1. Formatos de página
4.1.1. Tamaño del papel
4.1.2. Márgenes
4.1.3. Diseño de página

4.2. Formatos de carácter
4.3. Formatos de párrafo

4.3.1. Sangrías
4.3.2. Alineaciones
4.3.3. Interlineado y separación entre párrafos
4.3.4. Tabuladores
4.3.5. Bordes y sombreado

4.4. Estilos

4.4.1. Creación de estilos nuevos
4.4.2. Modificar estilos ya existentes
4.4.3. El estilo normal y los estilos de título

4.5. Tablas

4.5.1. Alto y ancho de celdas
4.5.2. Formato de tabla

4.6. Encabezado y pie de página

4.6.1. Variación de los encabezados y pies de página

4.7. Secciones

5. Inserción de elementos

5.1. Notas: al pie y finales
5.2. Tablas de contenido
5.3. Gráficas, imágenes, ecuaciones, etc.

6. Corrección de ortografía
7. Impresión de un documento


 

1. Primer contacto con el Word
 

    Cuando se entra al procesador de textos Microsoft Word, aparece la pantalla de trabajo, en la cual hay gran cantidad de elementos comunes a cualquier otro programa (cuadro de cierre, barra de título, botones maximizar/minimizar, barras de desplazamiento...) y con otros nuevos.
     

     


    1.1. Barra de menús
     

        Los comandos de la barra de menús se refieren a las funciones del procesador de textos:

      Archivo: contiene aquellos comandos relacionados con la gestión de archivos, así como las opciones para preparar la página antes de imprimir y las opciones de impresión.

      Edición: contiene los comandos relativos a la edición de texto como pueden ser aquellos que permiten copiar o mover información, así como las de búsqueda y sustitución de palabras.

      Ver: contiene los comandos de visualización del documento, como son los modos de trabajo, las barras de herramientas y los encabezados y pies de página.

      Insertar: en este menú están los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos en un documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto.

      Formato: con él se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora en la presentación de la información, como pueden ser los cambios de formato de carácter, párrafo, o la creación de columnas o estilos.

      Herramientas: como su nombre indica, facilita el corrector ortográfico y los sinónimos, así como los comandos de combinar correspondencia para envíos masivos de información.

      Tabla: contiene todos los comandos para la creación y manejo de tablas.

      Ventana: muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas de documentos simultáneamente.

      ? da acceso al menú de ayuda que permite consultar de modos distintos cualquier duda que pueda surgir.



    1.2. Barras de herramientas


      Las barras de herramientas son un sistema cómodo y rápido para ejecutar directamente cualquier comando de los menús. Cuando se entra al procesador de textos aparecen visibles una serie de barras de herramientas, aunque se pueden visualizar otras, quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas barras de herramientas.


      1.2.1 Mostrar y ocultar barras de herramientas

      En el cuadro de diálogo Barras de herramientas del menú Ver aparece una lista de todas las barras de herramientas disponibles, las activas tienen una ü puesta en el cuadro de verificación de la izquierda. Desde aquí con el ratón podremos activar o desactivar las que interesen. Normalmente estarán activadas únicamente las barras de herramientas de Estándar y Formato.


    1.3. Regla


      En el modo de Presentación de Word aparece una regla horizontal. Si no está visible se debe activar desde la opción Regla del menú Ver.

      La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura. Mediante la regla es posible cambiar las sangrías y tabuladores desde el propio documento sin necesidad de entrar en los menús.



    1.4. Barra de estado


      La Barra de estado está situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra constantemente una serie de información muy útil: la página en la que está situado el cursor, la sección y el número de páginas del documento activo, la posición del cursor con respecto a la altura, la línea y la columna de la página, etc.



    1.5. Los caracteres invisibles


      Como se puede ver en las ilustraciones de muestra, cada palabra aparece separada por un espacio señalado mediante un punto, los párrafos acaban con un símbolo ¶, y los tabuladores con una flecha. Estos son marcas que luego no se imprimirán y que tienen como función indicar los espacios, saltos de párrafo, tabulaciones, etc., que se van insertando. Aunque estas marcas al principio pueden resultar incómodas son de una gran utilidad para llevar un correcto control del formato.

      Word no muestra por defecto estas marcas por lo que conviene activar su presentación al empezar a trabajar. Para ello se presiona el botón de la barra de herramientas Estándar. Se desactiva presionando el mismo botón.



    1.6. Modos de trabajo y de presentación del documento en la pantalla


      Word presenta cinco modos de trabajo y de presentación de los documentos: Normal, Esquema, Diseño de página, Documento maestro y Presentación preliminar. El paso de un modo a otro se realiza desde el menú Ver o desde la solapa de la parte inferior izquierda de la ventana, excepto para el caso de la Presentación preliminar que se activa desde el menú Archivo o desde el botón de la barra de herramientas Estándar.


      1.6.1. Modo de presentación normal


        El modo de presentación Normal muestra el documento como si fuera una cinta de papel continuo. No aparecen elementos como las notas al pie, pies de página o encabezados que, como se verá más adelante se muestran en ventanas independientes.
         


      1.6.2. Diseño de página


        Este modo presenta el documento ya encajado en páginas tal y como luego se imprimirá, con las notas, los encabezados, etc. Resulta más claro trabajar con él que con el modo Normal, pero tiene el inconveniente de que, al obligar al programa a paginar constantemente para poder mostrar la apariencia real de las páginas, es mucho más lento. Se suele utilizar para hacer correcciones en el formato del documento.
         


      1.6.3. Esquema y Documento maestro


        Estos dos modos de trabajo son bastante similares. El Esquema permite organizar el documento mediante títulos, subtítulos, secciones, etc. de un modo muy sencillo. El Documento maestro realiza la misma función pero con varios documentos a la vez y muestra la organización de un trabajo de gran tamaño.
         


      1.6.4. La Presentación preliminar

        La Presentación preliminar permite ver el documento tal y como se va a imprimir. A diferencia de Diseño de página muestra varias páginas del documento con lo que es posible tener una visión general de la apariencia del trabajo. Se suele emplear antes de imprimir para comprobar que todo va a salir correctamente. Por este motivo se verá más en detalle en la sección del manual dedicada la impresión.



2. Administración de documentos
 

Es conveniente guardar el documento nada más empezar a trabajar con cualquier programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar pérdidas de trabajo debidas a cortes de la energía eléctrica o a errores del programa o del sistema.

En el cuadro Nombre del archivo hay que escribir el nombre del documento, procurando que sea lo más descriptivo posible para facilitar su posterior localización.

En la parte superior de la ventana aparece el contenido de la carpeta o directorio en el que se está trabajando. Antes de guardar hay que localizar la unidad de disco y dentro de esta, la carpeta o directorio en el que se debe guardar.

Una vez puesto el nombre y localizado el directorio de destino hay que pulsar el botón Guardar.

La copia que se haga tiene que tener un nombre distinto o debe estar guardada en un directorio distinto, porque no es posible tener dos documentos con el mismo nombre en la misma carpeta o directorio.



3. Escribir y editar


    3.1. Desplazamiento del cursor por el documento

       

      Un documento puede tener una extensión que va desde una línea hasta varios cientos de páginas. Para moverse a través de los documentos, Word presenta una barra de desplazamiento vertical a la derecha de la ventana y otra de desplazamiento horizontal en la parte baja de la ventana. Para desplazarse arriba y abajo basta con presionar las flechas que aparece en los extremos o arrastrar el cuadro que se muestra en medio de las barras de desplazamiento. Cuando arrastre el cuadro de la barra de desplazamiento vertical Word indicará el número de las páginas por las que se va desplazando.

      Cuando se empieza a trabajar, Wordmuestra un línea vertical parpadeante en la parte superior del área de trabajo: es el llamado punto de inserción que va indicando el lugar en que se inserta lo que se va escribiendo. La línea horizontal que aparece al final del texto escrito es la guía de escritura que indica el límite inferior del documento.

      Para mover el punto de inserción para escribir en otro sitio basta con hacer clic con el ratón allí donde se quiera empezar a escribir. Cuando se desplaza el ratón en medio del texto, la flecha se transforma en un cursor con forma de I. También se pueden utilizar las teclas de cursor para desplazar el cursor por el texto.
       


    3.2. Seleccionar texto


Para aplicar cualquier modificación sobre un texto hay que indicar a Word sobre qué elemento se quiere que lo haga. Así, para poner una palabra en cursiva hay que mostrarle al programa sobre cuál de ellas se quiere aplicar ese formato. Esto se consigue seleccionando la palabra.

Cuando cualquier palabra o frase está seleccionada aparece resaltada con un cambio de fondo y color de texto: se pone en negativo

A partir de este momento, cualquier comando que se efectúe (borrar, aplicar cursiva, negrita, subrayar, etc.) se aplicará únicamente sobre el texto seleccionado.

De los distintos métodos que hay para seleccionar texto los más habituales son:




    3.3. Funciones de edición: cortar, copiar y pegar. Arrastres de texto


      Las funciones de edición aparecen en prácticamente todos los programas. Su utilidad es muy simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto, ahorrando así gran trabajo cuando se quiere repetir palabras frases, o desplazar trozos de texto de un lugar a otro.

      El primer paso para copiar o cortar un texto es seleccionarlo para indicarle al programa sobre que texto se quiere ejecutar la acción. Después se va al menú Edición yseaplica Copiar o Cortar según el caso. Por último se desplaza el cursor hasta donde se quiere pegar el texto cortado o copiado y se aplica Pegar del menú Edición.

      Una vez que un texto se ha copiado o cortado permanece en la memoria mientras no se copie o corte otra cosa. Así, si se necesita volver a pegar ese mismo texto no hace falta volver a copiar.

      Todo este proceso se puede hacer directamente desde la barra de herramientas Estándar usando el botón para cortar, para copiar y para pegar.

      Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el ratón: una vez se ha seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la palabra seleccionada y sin soltar el botón del ratón arrastrar hasta el lugar en que se quiere dejar el texto. Para duplicar la palabra hay que seguir el mismo procedimiento pero manteniendo la tecla Control (Ctrl) pulsada durante el proceso de arrastre.




    3.4. Deshacer


      Como la inmensa mayoría de los programas, Word tiene la opción de deshacer, pero con una gran diferencia: mientras otros sólo permiten deshacer la última instrucción hecha, el tratamiento de textos de Microsoft permite deshacer todas los pasos dados desde la última vez que se guardó.

      Para ello hay que aplicar la opción Deshacer… del menú Edición, o presionar el botón de la barra de herramientas Estándar.

      También es posible repetir la última instrucción hecha, y rehacer las instrucciones que se han deshecho mediante la opción Rehacer… del menú Edición o el botón de la barra de herramientas Estándar.

      Ambos botones presentan a su izquierda un menú con una lista de las acciones hechas o deshechas para facilitar el proceso.



    3.5. Sustitución y búsqueda de texto
     

Para sustituir un texto por otro, hay que elegir el comando Reemplazar del menú Edición. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En Buscar debe escribirse el texto que se quiere sustituir, y en Reemplazar, escribir el texto que debe reemplazar al anterior. Para sustituir cada vez que aparezca, se hace un clic directamente sobre Reemplazartodo. Para comprobar antes de sustituir, se hace clic en Reemplazar. En este caso, cada vez que Word localice el texto buscado lo dejará seleccionado en el documento y esperará órdenes sobre el cuadro de diálogo. La ventana de diálogo, al estar sobre el documento, puede tapar la localización del texto buscado. Puede moverse como cualquier ventana. Cuando haya localizado el texto en cuestión las posibilidades son Buscar siguiente,Reemplazar yCancelar.

El comando Buscar del menú Edición permite buscar un texto, formato, o carácter especial. No difiere de la primera parte del punto anterior.


4. Formatos

Word permite que el resultado final del trabajo sea idéntico al que saldría de una imprenta profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que se aplican en cualquier libro. Estas opciones se van aplicando conforme se va escribiendo, pero para una mayor claridad de la exposición se verán agrupadas en tres categorías: página, carácter y párrafo.

Las más habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las barras de herramientas sin necesidad de entrar en los menús, por ellos se verán primero cómo se aplican por este procedimiento, completando la explicación en algunos casos con la opciones de los menús.
 


    4.1. Formatos de página

    Dentro de esta categoría se agrupan instrucciones como el tamaño y orientación del papel, los márgenes, encabezados y pies de página, etc. La mayor parte de ellas se concentran en el cuadro de diálogo Preparar página al que se accede desde el menú Archivo.

    Este cuadro de diálogo presenta cuatro cartas, una para cada grupo de instrucciones: Márgenes, Tamaño del papel, Fuente del Papel y Diseño de página. Aunque presentan este orden se empezará por el que lógicamente parece el primer paso: la elección del papel.

    La carta Fuente del papel sirve para indicar de que bandeja de la impresora se quiere que se tome el papel. Como depende totalmente de la impresora que se tenga, las opciones variarán totalmente. Por este motivo no se estudiará.

    El cuadro de opción Aplicar a que aparece en la parte inferior de las cuatro cartas se puede utilizar cuando se está trabajando con secciones. Se verá su empleo cuando se llegue a la parte correspondiente a las secciones en la página 20.
     


      4.1.1. Tamaño del papel

      En esta carta se configura el tamaño y la orientación del papel. En el submenú Tamaño del papel aparecen los tamaños soportados por la impresora que se tenga seleccionada. En la versión castellana del programa suele estar puesto el Din A 4, tamaño normal de prácticamente todas las impresoras.

      En el caso de que se quiera utilizar un tamaño de papel no estándar u otro que no aparezca listado, es posible dar sus medidas en los cuadros Ancho y Alto.

      En la imagen Muestra aparecerá el tamaño y orientación que se haya seleccionado.


      4.1.2. Márgenes

      Los márgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo o derecho.

      El llamado margen de encuadernación es el espacio de la hoja que será ocupado por la encuadernación. No basta con hacer más grande el margen izquierdo porque, en el caso de que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernación irá en la parte izquierda de las páginas impares pero en la derecha de las pares.

      En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que activar el cuadro de Márgenes simétricos. Cuando se activa, los cuadros de margen Izquierdo y Derecho cambian de nombre a Interior y Exterior.
       



         

      4.1.3. Diseño de página

      La mayor parte de las opciones de esta última carta son aplicables a los encabezados y pies de página y a las secciones, por lo que se estudian junto con éstas en los apartados 4.6 del manual.


    4.2. Formatos de carácter

    Recuerde que para aplicar cualquier formato a un trozo de texto hay que seleccionarlo previamente.

    Las opciones de formato que se pueden aplicar a los caracteres son:

    Fuente: es el tipo o familia de letra que se aplica como pueden ser la Times, Arial, Courier, BooK Antiqua, Rokwell, etc. Se pueden aplicar desde el selector Fuentede la barra de herramientas Formato.

    Tamaño: se mide en puntos (pto. ), medida tipográfica que equivale a 0,35 mm. La letra de este manual es una Times New Roman 12 pto., para el texto normal y Timers New Roman 14 para los títulos. Se aplica desde el selector Tamaño de fuentede la barra de Formato.

    Estilo de fuente: se refiere a los modos de resaltar la letra: negrita , cursiva, subrayado, que se pueden aplicar al mismo tiempo: negrita cursiva subrayado.

    Efectos: se llaman efectos al superíndice, subíndice, Tachado, Versales, etc. que se aplican desde el cuadro Fuentes del menú Formato.

       



    4.3. Formatos de párrafo

    Un párrafo es, en principio, cada una de las divisiones del texto que comienza por una letra en mayúscula y termina con un punto y aparte. Word los presenta además delimitados por dos marcas ¶ (marcas de párrafo).

    Las instrucciones para párrafos están agrupadas en el cuadro Párrafo del menú Formato, aunque gran parte de ellas, las más habituales (sangrías, alineaciones, tabulaciones,…) se pueden aplicar desde la regla y la barra de herramientas Estándar.

    Para aplicar una instrucción de párrafo basta con tener el cursor en medio del que se quiera modificar, sin necesidad de seleccionarlo. En el caso de que se quiera aplicar el mismo formato a varios párrafos se tendrá que seleccionar al menos una parte de cada uno de ellos.
     


      4.3.1. Sangrías

      Una sangría es la separación que se puede dejar entre un párrafo y el margen. Si es sólo la primera línea la que se separa se le llama Sangría de primera línea; si lo hacen todas con respecto al margen izquierdo, sangría izquierda; si lo hacen por la derecha, Sangría derecha, y si se separan todas las líneas del párrafo menos la primera, Sangría francesa. Esta última se suele emplear en párrafos numerados como el que aparece en la ilustración de muestra.

      Los párrafos numerados o con una viñeta con sangría francesa se pueden hacer directamente con los botones de la barra de herramientas de formato.

      Los párrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos en la parte izquierda y uno en la derecha . Basta con arrastrarlos sobre la regla y colocarlos como se ve en esta ilustración:

        Sangría primera línea

         

        Sangría izquierda

         

        Sangría derecha

         

        Sangría francesa

             
             

      Esto mismo se puede hacer desde la opción Párrafo del menú Formato. En este caso hay que introducir los valores en el cuadro de opción correspondiente:


      4.3.2. Alineaciones

      Word admite todos los tipos de alineación: izquierda, derecha, centrada y justificada. La alineación por defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra basta con pulsar el botón correspondiente en la barra de herramientas de formato o elegirla del cuadro de diálogo Párrafo del menú Formato.


         

        Izquierda Centrada Derecha Justificada


      4.3.3. Interlineado y separación entre párrafos
       

Estas dos opciones se aplican desde el cuadro Párrafo el menú Formato.


4.3.4. Tabuladores

      Cuando se necesita dar al texto dos alineaciones distintas en la misma línea (como en un índice de un trabajo) o hacer un formato como el que aparece en la ilustración siguiente, se tiene que usar obligatoriamente los llamados altos de tabulación.

         

      Como se puede ver en el ejemplo hay cuatro tipos de altos de tabulación según el tipo de alineación que se quiera.

      La tecla de tabulación desplaza el cursor 1,5 cm por defecto. Si se quiere que se detenga en un punto concreto hay que poner en él una marca de tabulación. Para ello hay que seleccionar primero el tipo de marca de tabulación haciendo clic en el selector que aparece a la izquierda de la regla , y después volviendo hacer clic en el lugar de la regla en que se quiere situar. Ahora no hay más que ir pulsando la tecla de tabulación para que el cursor se detenga en los lugares marcados.

      Si se quiere mover uno de los altos de tabulación una vez hecha la tabla, hay que tener en cuenta que son independientes para cada párrafo, por lo que si se quiere que se mantengan las alineaciones hay que seleccionar todos los párrafos que compongan la tabla antes de hacerlo.

      Para hacer que el espacio entre dos tabulaciones quede relleno hay que entrar en el cuadro de diálogo Tabulaciones del menú Formato, seleccionar el alto de tabulación en Posición indicar que relleno debe tener, y pulsar el botón Fijar.

         



      4.3.5. Bordes y sombreado
       


Para aplicar un borde hay que seleccionar primero qué grosor se quiere que tenga la línea del borde, haciendo clic en la flecha del selector de grosor de líneas, y después seleccionar el tipo de borde: superior , inferior , izquierdo , derecho o por los cuatro lados . Se puede aplicar distintos tipos de línea a los distintos bordes que se pongan a un párrafo.

Si se está aplicando bordes a un grupo de párrafos o a las celdas de una tabla, también se puede poner bordes entre ellos con el botón .

Para eliminar los bordes aplicados a un párrafo hay que pulsar el botón .
 

Si se ponen sombreados más oscuros de un 50% de gris, es conveniente, para que se lea correctamente, poner la letra de color blanco y con negrita (ver la sección 4.2 del manual). En los pies de página de este manual se puede ver un ejemplo de párrafo con borde superior y sombreado de 60%.

     


    4.4. Estilos

    En cualquier tipo de trabajo constantemente se repiten formatos: por ejemplo los distintos tipos de títulos de un libro (como se puede ver en este manual) siempre tienen el mismo formato: negritas, tipo y tamaño de letra, separación entre párrafos, etc.

    Como la labor de ir repitiendo formatos resulta bastante tediosa, Word permite agrupar un conjunto de instrucciones de formato para poder aplicarlas todas de golpe: los llamados estilos. Dentro de un estilo se puede incluir sangría, interlineados, tipos y estilos de letra, tabulaciones, bordes, etc.

    Además, si se han utilizado estilos y posteriormente se quiere modificar un formato (por ejemplo quitar la negrita de los títulos) bastará con redefinir el estilo para que todos los párrafos que lo tienen aplicado cambien.

    El uso de estilos es una de las funciones de Word qué más trabajo ahorran y que más contribuyen a la calidad formal del trabajo. Por ejemplo, este manual está hecho íntegramente utilizando estilos.

    Es posible hacer estilos para párrafo (se aplican a la vez a todo el párrafo) y de palabra (se aplican sólo a una palabra o grupo de palabras) pero únicamente se verán los primeros por ser mucho mas útiles.
     


      4.4.1. Creación de estilos nuevos
       

Para definir un estilo hay que seguir los siguientes pasos:



      1. Aplicar sobre un párrafo los formatos de fuente y párrafo que queremos que posea el estilo. Hay algunos formatos de párrafo que tienen especial sentido aplicados en estilos:

lEl Espacio antes y después, del cuadro de diálogo Párrafo del menú Formato (ver sección 4.3.3) permite que determinados párrafos, por ejemplo los de título, se mantengan siempre un poco más separados del párrafo que les precede que del que les sigue. De esta forma, siempre se conseguirá la misma separación para todos los títulos.

l La opción Conservar con el siguiente de Párrafo, aplicada a los estilos de título impide que éstos se separen del párrafo que les sigue, de forma que luego no se pueda quedar un título sólo al final de una página, causando muy mal efecto.


2. Hacer doble clic en el selector de estilos  de la barra Formato, escribir un nombre para el nuevo estilo y pulsar la tecla enter.

Cuando más tarde queramos utilizar este estilo bastará con seleccionarlo para que se aplique al párrafo sobre el que tengamos el cursor.

       


      4.4.2. Modificar estilos ya existentes
       

Word tiene predefinidos gran cantidad de estilos para diversos usos: estilos de título, notas al pie, encabezados, etc. Muchas veces, especialmente con los modelos de título, resulta mucho mejor modificar los estilos del Word para que se adecúen al trabajo que crear otros nuevos. También puede ser necesario modificar los estilos que se hayan creado.

Para ello basta con seguir los siguientes pasos:
 

      1. Modificar un párrafo que ya tenga aplicado el estilo que se quiere cambiar, con los formatos que se quieran añadir o quitar.

      2. Ir al selector de estilos de la barra de formato y volver a aplicar el mismo estilo. Cuando Word detecte que hay variaciones en el formato del estilo presentará el siguiente cuadro de diálogo:


      3. Hacer clic sobre el botón aceptar.

Cuando en el estilo se hayan modificado únicamente formatos de fuente hay que seleccionar el párrafo entero para que Word detecte los cambios en el estilo y pregunte si se quiere modificar.
 


      4.4.3. El estilo normal y los estilos de título
       

Una solución posible es definir un estilo nuevo con el nombre Texto, por ejemplo, que sea igual que el normal y que además tenga sangría. Este será el estilo que utilicemos en los párrafos normales.


 

Para facilitar la escritura, Word hace que, tras escribir un título al presionar la tecla de retorno de carro para seguir escribiendo, pase a escribir en estilo normal. Si se está empleando otro estilo diferente para los párrafos normales, como el estilo Texto arriba sugerido, también se puede hacer que Word, tras un título pase a escribir en este estilo.

Para ello hay que entrar en el cuadro Estilo del menú Formato, seleccionar el estilo Título 1 y presionar el botón Modificar.

 

En el cuadro Estilo del párrafo siguiente hay que escoger de la lista el estilo al que se quiere pasar tras pulsar la tecla de retorno de carro.
 


    4.5. Tablas
     

Las tablas de Word tienen una función similar a las tabulaciones pero con muchas más opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante tablas se puede:

Para crear tablas hay que pulsar en el botón de la barra de herramientas Estándar y seleccionar el número de celdas que se quiere insertar.

También se puede insertar tablas desde la opción Insertar tabla del menú Tabla:


 


      4.5.1. Alto y ancho de celdas

      Para modificar el ancho y alto de las celtas hay que ir a la opción Alto y ancho de celda del menú Tabla.

         

        En el cuadro hay que dar la media que se quiere que tenga de alto cada fila. 

        La alineación se refiere a la que se quiere que tenga la tabla completa con respecto a la página.

        En el cuadro Ancho de columna hay que dar la medida que queramos que tenga cada columna. 

        La opción Autoajuste reduce o amplía el ancho de la columna a lo necesario para que se vea correctamente el texto que contiene.



      4.5.2. Formato de tabla
       

Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un párrafo normal, con la diferencia de que cada celda se comporta como un párrafo independiente. Esto permite que se pueda aplicar distintos estilos a cada celda, o incluso a cada párrafo dentro de la celda.

Los bordes se aplican de la misma forma que se explicó para los párrafos en la sección 4.3.5 del manual.



    4.6. Encabezado y pie de página


      El encabezado y el pie son dos partes de la página, por encima y por debajo de la caja de escritura respectivamente, en las que normalmente va escrito el título del libro, el nombre del autor, la numeración de las páginas o cualquier texto que se quiera aparezca repetido en la parte superior o inferior de todas las páginas.

      Para rellenar el contenido de encabezado o del pie hay que activar Encabezado y pie del menú Ver. Word nos presenta el encabezado en la presentación de página permitiendo escribir su contenido. Para ver el pie de la pagina hay que pulsar el botón de la barra de herramientas Encabezado y pie se habrá activado automáticamente.

      El encabezado y el pie poseen su propio estilo de párrafo (ver sección 4.4) que tiene ya un alto de tabulación en la mitad de la hoja y otro en la parte derecha para poder escribir, por ejemplo, un texto por un lado y la numeración por otro.

      Los botones permiten introducir la numeración de las páginas, la fecha y la hora. Introducir la numeración automática en el encabezado es el procedimiento más normal para numerar las hojas.



       

        4.6.1. Variación de los encabezados y pies de página

        Es muy habitual que un libro presente un encabezado distinto para las páginas pares y las impares: por ejemplo el nombre del autor en las pares y el título del libro en las impares. Además suele ser normal que la primera página de un capítulo no tenga encabezado.

        Con el procedimiento arriba explicado se puede únicamente poner un encabezado o pie igual para todas las páginas. Para variar los encabezados y pies se tiene que ir a la carta Diseño de página del cuadro Preparar página del menú Archivo. Se puede ir directamente a ella desde el botón de la barra de herramientas Encabezado y pie.


        En este cuadro hay que marcar las opciones Primera página diferente y Pares e impares diferentes. Ahora es posible escribir un encabezado distinto para las páginas pares y las impares y dejar el de la primera vacío. Para pasar de un encabezado a otro hay que usar los botones de la barra de herramientas encabezado y pie.




    4.7. Secciones
     

En principio un documento de Word tiene márgenes iguales para todas las páginas, la misma orientación, el mismo tipo de papel, los mismos encabezados (con las posibilidades ya mencionadas), etc., pero hay ocasiones en las que se pueden modificar estas características generales. Esto último es posible gracias a las secciones.

Las secciones son partes del documento que es posible tratar como si fueran documentos distintos. De esta manera es posible, por ejemplo, guardar en un solo documento una carta y su sobre, o pasar de escribir de una sola columna a columna periodística, hacer en el mismo documento los distintos capítulos de un libro con encabezados y pies diferentes para cada uno de ellos, etc.

Este último caso es el que más útil resulta y por ello se le va a dedicar una explicación mas detallada:
 




Word cortará ahora el documento en dos secciones idénticas, cada una con sus propios encabezados y pies.

Si se quiere insertar un índice de contenido o una portada como se ve en este manual habrá que hacer también cortes de sección de la misma forma.


5. Inserción de elementos


    5.1. Notas: al pie y finales


      Las notas son una forma de incluir aclaraciones a palabras o frases, citas bibliográficas, definiciones, etc. sin que estorben la lectura del texto principal. Se suelen señalar con un numero que acompaña a la palabra anotada, y se sitúan en la parte baja de la página en la que está la palabra anotada (notas al pie), o todas juntas al final del documento (notas al final), comenzando cada una con el mismo número que la marca que acompaña a la palabra anotada.

      Para insertar una nota hay que situar el cursor justo a la derecha (sin dejar espacio), de la palabra que se quiere anotar, y elegir la opción Nota al pie del menú Insertar.

      Aquí hay que indicar si se quiere insertar una nota al pie o al final (esta versión del Word permite llevar ambas series al mismo tiempo) y que tipo de numeración debe llevar. Conviene poner siempre la numeración automática de manera que si posteriormente se intercala una nota extra, las demás se renumeren automáticamente.

      En el botón Opciones se puede modificar el tipo de numeración, hacer que comience en cada página o en cada sección, transformar una nota al pie en final o viceversa,…

      Una vez insertada la nota se abrirá la ventana de notas (si se está trabajando en el modo Normal) o aparecerá la parte baja de la hoja (si estamos en el modo Diseño de página) para que se pueda escribir el texto de la nota.

      Word escribe las notas en el estilo Texto de nota al pie, idéntico al Normal pero con la letra dos puntos más pequeña, y que se activa en el momento en que se inserta una nota.

      Para cerrar la caja de notas hay que pulsar el botón Cerrar, y , si se quiere volver a ver, elegir la opción Notas al pie del menú Ver, o hacer doble clic sobre una marca de referencia.



       

    5.2. Tablas de contenido
     

Word denomina Tabla de contenido a lo que vulgarmente se conoce como índice de un libro: lista de los capítulos y secciones de un libro junto con las páginas en las que están situados.

Realizar a mano una tabla de contenido es un trabajo muy tedioso que únicamente es posible realizar cuando se ha terminado e impreso el libro, para evitar que una modificación posterior pueda variar la paginación del trabajo.

Word puede hacer la tabla de contenido de un trabajo de modo automático, y actualizarla si se producen modificaciones posteriores. Para ello es imprescindible utilizar los estilos de título como se explica en la sección 4.4.3 del manual (hay otros procedimientos para hacer una tabla de contenido, pero son mucho más complejos). La tabla de contenido de este manual es un ejemplo de tabla realizada de modo automático.

Si se han empleado los estilos de título basta con seguir estos pasos para hacer la tabla de contenido:

1. Situar el cursor en el punto en que se quiere insertar la tabla (preferentemente en una sección nueva).
2. Seleccionar la carta Tabla de contenido en el cuadro de diálogo Índice y tabla del menú Insertar.

 

3. Elegir un formato de la lista Estilo, indicar los niveles de título que debe mostrar la tabla de contenido y pulsar Aceptar.

Si se han hecho modificaciones posteriores en el documento, es necesario actualizar la tabla de contenido. Para hacerlo hay que seguir los pasos descritos para insertarla. Word detecta que ya hay una tabla y pregunta si se quiere reemplazar:

basta con contestar afirmativamente, y el programa la sustituye por otra totalmente actualizada.
 


    5.3. Gráficas, imágenes, ecuaciones, etc.
     

Es posible insertar en un documento de Word gráficas y tablas procedentes de Excel, imágenes, ecuaciones, etc.

El procedimiento estándar para insertar cualquier objeto es, teniendo los dos programas abiertos, copiar el objeto en el programa de origen y pegarlo en el documento de Word.

También se puede hacer a través de la opción insertar Objeto del menú Insertar.

En la lista Tipo de objeto aparecerán todos los programas que se tengan en el ordenador y que sean compatibles con el sistema de intercambio de datos de programas de Microsoft (OLE). Si algún programa no aparece en la lista habrá que utilizar procedimiento de copiar y pegar el objeto.

Una vez insertado el objeto, Word arrancará el programa al que pertenece para que sea posible editarlo. Cuando se haya acabado bastará con salir del programa para que el objeto quede incrustado en el documento de Word.

Algunos de los que aparecen en la lista son pequeños programas de ayuda que se instalan junto con el Word para realizar algunos formatos que el propio programa no puede realizar. Este es el caso del Editor de ecuaciones: que permite escribir las fórmulas y ecuaciones más complejas:



6. Corrección de ortografía
 

    Entre las herramientas de corrección que posee el Word una de las más útiles es la corrección de la ortografía.

    La versión 7 de este programa va subrayando en rojo las palabras que se escriben mal. Para corregirlas sobre la marcha hay que hacer clic sobre ellas con el botón derecho del ratón y elegir la palabra correcta del menú que muestra.

    En la versión 6 hay que elegir la opción Ortografía del menú Herramientas:

    El programa se irá deteniendo en todas las palabras que considere mal escritas. Entonces sugerirá la forma correcta en la lista Sugerencias: si una de las palabras que nos presenta es la correcta hay que seleccionarla y pulsar el botón Cambiar.

    Puede ser que Word subraye o se detenga en palabras que están correctamente escritas, porque no las tenga incluidas en su diccionario (es muy habitual que esto suceda con los nombres propios o vocabulario técnico). En estos casos se pueden incluir en el diccionario eligiendo al opción Agregar o ignorarlas con la opción Ignorar todas.


7. Impresión de un documento

Una vez se ha terminado un documento de Word lo normal es imprimirlo para presentarlo en papel. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

Comprobar en la Presentación preliminar que todo está correctamente: este modo de trabajo presenta las hojas tal y como luego saldrán impresas. Hacer esta comprobación ahorra gran cantidad de papel.

Para activar la presentación preliminar hay que pulsar el botón de la barra Estándar o elegir la opción Presentación preliminar del menú Archivo.

Mediante el botón se indica el número de páginas que deben aparecer a la vez en pantalla y conel nivel de zoom. Si se quiere ampliar la visión de una zona basta con hacer clic sobre ella; para reducir otra vez, se vuelve a hacer clic con el ratón. Para salir hay que pulsar el botón Cerrar.

Una vez que se ha comprobado que lo que se va a imprimir es correcto se elige al opción Imprimir del menú Archivo o se presiona el botón de la barra de herramientas Estándar.



Este cuadro variará según la impresora y el sistema operativo que se emplee, pero las opciones serán básicamente las mismas:
 

Impresora: permite seleccionar de la lista la impresora sobre la que se quiere imprimir. En MacOs la elección de impresora se hace mediante el Selector en el menú Apple.

Intervalo: aquí se debe indicar las páginas que se desean imprimir: todas, la página actual (sobre la que esté el cursor en el momento de imprimir) o un intervalo irregular de hojas (3,5 imprimirá la página 3 y la 5; 3–5, 9 imprimirá de la página 3 a la 5 y la página 9).

Copias: aquí hay que indicar el número de copias que se quiere imprimir de cada hoja.

 

Una vez seleccionadas las opciones que interesen hay que presionar el botón Aceptar.