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Checklist para Definición de Problemas

¿Qué es?

La definición de un problema es considerada universalmente como el paso inicial de cualquier actividad para solucionar problemas o mejorar continuamente. Si un problema puede definirse claramente y con suficientes detalles, las causas y las soluciones empiezan a ser evidentes. Un checklist puede ser una herramienta útil para ayudar a definir un problema y organizar las ideas.

¿Cuándo se utiliza?

Cada vez que un equipo inicia un esfuerzo de resolución de problemas. Esta herramienta puede utilizarse durante las fases de definición, medición y análisis del ciclo para mejorar el proceso.

¿Cómo se utiliza?

El Checklist para la Definición de Problemas se utiliza para identificar información específica que se requiere para completar la descripción de un problema.

1. El equipo debe completar el Checklist para la Definición de Problemas.

2. Una vez que el equipo tenga suficiente información, se deben responder
las preguntas en la Hoja para la Definición de Problemas.

3. Redactar y acordar una descripción efectiva del problema. Una descripción efectiva del problema es:

· Específica: que explique exactamente qué está mal y distinga la deficiencia de otros problemas en la organización.

· Observable: que describa la evidencia visible del problema.

· Medible: que indique el alcance del problema en términos cuantificables.

· Manejable: que significa que:

a. Se puede resolver dentro de la esfera de influencia del equipo.

b. Se puede resolver en un plazo de tiempo razonable.

Checklist para Definición de Problemas

    NO EFECTUADO EN PROGRESO EFECTUADO
HEMOS DETERMINADO:
1. Quién se afecta?
2. Cuál es el problema específico?      
3. Cuándo ocurre?
4. Dónde ocurre?
5. Con qué frecuencia ocurre?
6. Cuál es la magnitud del impacto? *      
* Por ejemplo: impacto monetario, tiempo de los ciclo /cycle time, defectos, etc.
Notas:

 

Hoja para Descripción de Problemas

Preguntas a formular: Respuestas y datos:
1. ¿Quién se afecta?  
   
2. ¿Cuál es el problema específico?  
   
3. ¿Cuándo ocurre?  
   
4. ¿Dónde ocurre?  
   
5. ¿Con qué frecuencia ocurre?  
   
6. ¿Cuál es la magnitud del impacto?*  
* Por ejemplo: impacto monetario, tiempo de los ciclos, defectos, etc.

 

Consejos para la Construcción / Interpretación:

El objetivo(s) del equipo debe basarse en lo que la organización quiere cumplir (ej. el aspecto del problema que es más importante para la organización).

Relación con otras Herramientas:

Un Checklist para la Definición de Problemas generalmente está relacionado
con:

· Cuadrícula de Selección
· Checklist para la Reunión de Datos
· Análisis de Costo/ Beneficio

Información adicional con respecto a esta herramienta puede obtenerse consultando el siguiente material de investigación:

Quality Improvement Pocket Guide, Juran Institute, 1993

The Memory Jogger II, GOAL/QPC, 1994

 

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