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Checklist para la Reunión de Datos

¿Qué es?

Un Checklist para la Reunión de Datos ofrece un acercamiento para reunir datos para poder cumplir con una necesidad específica. Un Checklist para la Reunión de Datos es una herramienta que nos ayuda a determinar cómo estamos progresando en nuestro proceso de reunión de datos.

¿Cuándo se utiliza?

El Checklist se utiliza en cualquier momento que necesitemos asegurar que se han tomado todos los pasos o acciones necesarios para faciliar la reunión apropiada de datos.

¿Cómo se utiliza?

Revisar las 10 preguntas en el Checklist en equipo para determinar el nivel o la falta de progreso en cada una de las Areas de Reunión de Datos.

Consejos para la Construcción / Interpretación:

1. Tiempo – Reunir información sobre cuándo ocurre el problema (ej. hora del
día, semana, mes, turno, estación).

2. Ubicación – Reunir información sobre dónde ocurre el problema (ej. débitos,
crédito, dentro de un departamento, en un punto de procesamiento o de
ventas).

3. Tipo – Reunir información por características únicas (ej. ítems mal escrito,
direcciones incorrectas, número errado de cuenta, error en la suma).

4. Categoría – Reunir información por categoría (ej. producto o servicio
bancario).

Relación con otras Herramientas:

Un Checklist para la Reunión de Datos normalmente se relaciona con:

· Lluvia de Ideas
· Cuestionarios
· Checklist para la Definición de Problemas
· Multivotación
· Diagrama de Causa y Efecto
· Tablas de Control
· Gráfica Pareto
· Gráfica de Comportamiento (Run Chart)
· Histograma
· Hoja de Revisión

Información adicional con respecto a esta herramienta puede obtenerse
consultando el siguiente material de referencia:

Quality Improvement Tools, Juran Institute, 1989
Total Quality Tools , PQ Systems, Inc., 1996
Tool Navigator, Michalski, Walter J., 1997
Coach’s Guide To The Memory Jogger II, GOAL/QPC, 1995

Checklist para la Reunión de Datos

Notas
Checklist para la Reunión de Datos

1. Determinar el propósito de los datos que se están tratando de reunir.

· Determinar la causa principal de los problemas.
· Determinar la causa principal de los reclamos de los clientes.

2. Definir el tipo de datos necesarios.
· Datos que ayudarán a comprender las causas potenciales y las
categorías de los problemas.

3. Identificar dónde se deben reunir los datos.
· Sitios
· Depto de Servicio al Cliente

4. Identificar de quién deben reunirse los datos.
· Personal
· Representantes
· Clientes

5. Determinar si los datos están disponibles.
· En caso negativo, desarrollar un “baseline”.

6. Determinar los métodos/herramientas que se utilizarán para reunir los
datos.
· Hojas de Revisión (Check Sheets) utilizadas por los representantes de
área para reunir datos
· Focus Groups conformados por clientes internos o externos
· Cuestionario desarrollado para reunir información del cliente
· Reportes MIS basados en computadora

7. Determinar qué tántos datos se quieren reunir

· Identificar los datos que el equipo ya posee
· Determinar qué tantos datos el equipo cree que serán necesarios para
detectar patrones/ tendencias
· Determinar qué limitaciones de recursos existen ($, tiempo)

8. Decidir quién reune los datos.
· Miembros del equipo
· Personal designado de la línea u organización

9. Determinar el periodo de tiempo de estudio.
· Reunir información sobre cuándo ocurre el problema, hora del día,
semana, mes, turno, estación

10. Decidir cómo se van a analizar los datos.
· Gráfica de Comportamiento (Run Chart)
· Gráficas de Control
· Histogramas
· Diagramas de Distribución (Scatter Diagrams)
· Gráfica Pareto
· Diagrama de Causa y Efecto
· Digrama de Interrelaciones
· Hoja de Revisión

Fuente de los Datos

Selección de un Método para la Reunión de Datos

Un método “ideal” para la recolección de datos sería uno con poco tiempo para recolección, bajo costo y de alta confiabilidad y facilidad de acceso a los datos.
Cada miembro del equipo inicialmente califica cada una de las cuatro categorías. Una discusión en grupo sigue al inicio con los miembros del equipo con calificación alta y baja para dar información de porqué se calificaron de esa forma. Después de que la discusión para cada categoría ha concluido, el grupo tiene la oportunidad de volver a votar en base a la nueva información suministrada.

Como Reunir de Datos

1. Hacer buenas preguntas
Las buenas preguntas de información son enfocadas y
específicas. Indican con claridad los datos que deben ser
reunidos.
2. Definir el tipo de datos que se quieren reunir
3. Definir un punto de recolección comprensivo
4. Seleccionar recolectores imparciales
5. Comprender a los recolectores de datos y su medio
6. Designar un formato sencillo para la reunión de datos
7. Preparar las instrucciones para su uso
8. Probar los formatos y las instrucciones
9. Entrenar a los recolectores de datos
10. Auditar el proceso de recolección y validar los resultados

Hoja de Trabajo para la Reunión de Datos